5 alternatieven voor de klassieke takenlijst

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Een to-do lijst bijhouden, maar toch niets doen? Dan is dit artikel iets voor jou! Het toont u vijf alternatieve manieren om uw takenlijsten bij te houden.

Een takenlijst is een noodzakelijk onderdeel van effectief werk. In theorie. In de praktijk leiden to-do lijstjes vaak niet tot productiviteit. Waarom? Er zijn veel redenen.

Soms leunen we achterover en aarzelen we om eenvoudige taken uit te voeren, soms stellen we het uit en stellen we het oplossen van moeilijke taken uit tot later. Een to-do-lijst moet motiveren, maar integendeel, het maakt ons vaak ontmoedigd. Zeker als je aan het eind van de dag ziet dat het grootste deel van het geplande niet is gedaan.

Wanneer dit alles over elkaar heen wordt gelegd, blijkt het maken van de lijsten langer te duren dan het uitvoeren van de taken die erin staan vermeld. In een artikel over het lijstsysteem van Benjamin Franklin hebben we het gehad over enkele van de geheimen van het maken van effectieve takenlijsten (dingen voor elkaar krijgen, prioriteiten stellen, takenlijsten aanpassen aan veranderende omstandigheden, enz.). In dit artikel laat Lifehacker je kennismaken met vijf nieuwe en originele manieren om lijsten bij te houden.

1–3–5

Wat is een normale to-do-lijst? Dat klopt, dit is een genummerde lijst met taken voor de dag (of maand/jaar, als we het hebben over langetermijnplanning). Vergeet het.

Probeer je to-do lijst op te bouwen volgens het 1-3-5 principe.

Hoe het werkt?

Noteer één hoofdtaak, drie middelgrote en belangrijke taken en vijf kleine, die bij gebrek aan tijd kunnen worden uitgesteld tot morgen. Doe dit’s avonds zodat je’s ochtends een duidelijk beeld hebt van wat er vandaag op je agenda staat.

Als uw werkterrein zo dynamisch is dat u de (on)opkomst van nieuwe urgente gevallen niet kunt voorspellen, laat dan een paar drie- of vijftallen vrij. Hierdoor kunt u uw takenlijst zo flexibel mogelijk maken.

Houd er rekening mee dat u bij het maken van een takenlijst volgens het 1-3-5-principe niet altijd alle items eruit kunt schrappen. Zo kunnen omstandigheden veranderen en wordt de hoofdtaak van de huidige dag onmogelijk. Maar je kunt een set van drie taken van gemiddeld belang maken of vijf - klein.

Het grote voordeel van deze aanpak is dat er geen prioriteiten hoeven te worden gesteld. Je geeft a priori aan wat jij denkt dat relevant is voor de volgende dag.

Bullet Journal

Wat is het grootste probleem met papieren planning? Als je een taak eenmaal uit de lijst hebt geschrapt, vergeet je hem en raad je nooit meer wanneer de details van de implementatie (telefoonnummers, datums, notities, enz.) opnieuw nodig zijn. Elektronische planners hebben dit probleem gedeeltelijk opgelost - de meeste bieden u de mogelijkheid om taken uit het verleden te koppelen, te groeperen, enz. Maar hoe zit het met degenen die de voorkeur geven aan een prettig geritsel van papier boven een touchscreen? Een webdesigner heeft een systeem bedacht dat de papieren planning stroomlijnt. Haar naam is Bullet Journal.

Hoe het werkt?

Lifehacker heeft in een van zijn eerdere publicaties al gesproken over het systeem van snelle notities dat door Carroll is uitgevonden. Laten we de basisprincipes in herinnering brengen.

Nummer eerst de pagina's van je dagboek. Maak op de eerste pagina een inhoudsopgave - het zal u helpen de informatie te vinden die u nodig hebt. Maak vervolgens een kalender voor de maand: dagen en dagen van de week, maar integendeel - taken en evenementen die zeker niet zullen veranderen. Maak op een andere pagina een takenlijst voor die 30 dagen. In dit geval is het belangrijk om notities (checkboxen, cirkels, enz.) te gebruiken om de informatie visueel gemakkelijker te lezen. Zo maak je een to-do lijst voor zowel de dag als de week. Het belangrijkste is om niet te vergeten paginanummers in de inhoudsopgave op te nemen.

Anti-to-do

De takenlijst moet een motivator zijn waar je vrolijk van wordt: "Ik heb nog zoveel dingen te doen, en hoe leuk is het om weer een rage door te strepen!". Maar in feite vallen velen, die aan het eind van de dag hun to-do-lijst openen, in wanhoop: “Ik ben een lui persoon! 6 taken op 10!" Onvervulde taken trekken de ziel als een steen naar de bodem.

Maar er is een uitweg - houd parallel aan de takenlijst een anti-to-do-tape.

Hoe het werkt?

Volgens Marc Andreessen, mede-oprichter van Netscape, is anti-to-do een proces waarbij je niet opschrijft wat je moet doen, maar wat je al hebt gedaan, je prestaties.

Elke keer dat je iets nuttigs doet gedurende de dag, schrijf je het op je anti-to-do lijst aan de andere kant van de kaart. Elke keer dat je je prestatie opschrijft, ontvang je een dosis endorfine, zoals de muis die op de knop in de kooi drukt en er een stukje voedsel voor krijgt. En aan het eind van de dag, voordat je een nieuwe kaart voor morgen voorbereidt, kijk eens naar de kaart van vandaag, naar je anti-to-do lijst, en verheug je over hoeveel dingen je die dag daadwerkelijk hebt gedaan. Scheur vervolgens de kaart en gooi deze weg. Weer een dag is niet verloren.

Zo kun je jezelf nog meer motiveren om deze to-do lijst in te vullen.

Trouwens, de iDoneThis-app werkt op een vergelijkbare manier. Het helpt ook om te begrijpen waar u uw tijd aan besteedt en welke nuttige dingen u in een dag, week, maand hebt gedaan.

Het zen-systeem van productiviteit

GTD is een geweldige manier om persoonlijke prestaties te verbeteren. De methode van David Allen is echter niet voor iedereen geschikt. Dus een andere beroemde productiviteitsgoeroe, Leo Babauta, besloot dit systeem te vereenvoudigen en kwam met Zen to Done (ZTD).

Hoe het werkt?

Bij ZTD draait alles om eenvoud en focus op doen en doen in het hier en nu. Babauta identificeerde vijf grote GTD-problemen en stelde oplossingen voor. Voor takenlijsten betekent dit het volgende:

1. Maak eenvoudige actuele lijsten. Noteer bijvoorbeeld op een kaart met de naam 'Job' alleen taken die verband houden met uw professionele activiteit.

2. Houd de lijst up-to-date. Neem altijd een gadget of notitieboekje mee, waar je ineens ideeën of taken op kunt schrijven.

3. Wees relevant. Noem alleen de taken die echt belangrijk zijn voor de takenlijst.

Stoplijsten

Op het eerste gezicht is de term "stop-do-lijst" volledig in tegenspraak met de to-do-planning. Maar alleen in het begin.

Hoe het werkt?

In de stop-do-lijst schrijft u ook uw zaken op, maar niet die u moet en moet doen, maar die u kwijt wilt. U wilt bijvoorbeeld stoppen met roken, stoppen met het gebruik van sociale netwerken en 's avonds geen snoep meer eten. Dit zijn de punten van je stop-doe-blad. In feite is dit een van de manieren om chronofagen te bestrijden.

Chris Guillebeau schrijft in zijn boek The Art of Non-Conformity:

De beste manier om te stoppen met het verspillen van tijd aan onzin, is door een stoplijst te maken. Een stoplijst is een lijst met dingen die je niet meer wilt doen. Het is zelfs beter dan een takenlijst, omdat het je laat begrijpen wat je naar beneden trekt.

Chris maakt zelf jaarlijks stoplijsten op de nieuwjaarsvakantie. Hierdoor kan hij beoordelen hoeveel vooruitgang hij de afgelopen 12 maanden heeft geboekt.

Om ervoor te zorgen dat de stop-doing-sheet werkt, is het belangrijk om te onthouden over timing. Tel hoe lang de gewoonte waar je van af wilt aan het opeten is. Stel jezelf dan een tijdslimiet (niet meer dan 20 minuten per dag op YouTube) en verlaag deze geleidelijk.

Samenvatting

Dus, als klassieke takenplanning niet voor u werkt, probeer dan een van de bovenstaande alternatieven. Combineer ze beter: maak geen lange lijsten, maar korte met één hoofd- en meerdere neventaken; handige en begrijpelijke gegevens bijhouden; motiveer jezelf met een lijst van je prestaties en neem de tijd om een lijst te maken met gewoonten die je moet doorbreken.

Als u uw eigen benaderingen heeft voor het maken van takenlijsten, deel deze dan in de opmerkingen.