2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06
Het probleem van het steeds toenemende aantal ongelezen berichten in de inbox verontrust een groot aantal gebruikers. Om dit op te lossen zijn er tientallen extensies gemaakt en zijn er veel artikelen geschreven over de methodologie van het gebruik van Gmail. Het is echter helemaal niet nodig om iets nieuws uit te vinden als er bewezen werkinstrumenten zijn. In dit artikel laat ik je zien hoe je omgaat met e-mailverkeer via het Gmail-snelkoppelingssysteem.
Gmail-labels zijn aangepaste labels die u kunt gebruiken om e-mails te categoriseren. Tegelijkertijd kan een brief, in tegenstelling tot mappen, meerdere labels hebben, dat wil zeggen dat een brief tegelijkertijd in verschillende categorieën kan zijn.
Een van de redenen voor de geleidelijke overloop van de inbox is dat veel gebruikers deze gebruiken om alle e-mail op te slaan die in hun inbox valt. Tegelijkertijd begint het ontleden van e-mail met de nieuwste letters, zodat de berichten die onder in uw mailbox liggen misschien nooit in uw ogen komen.
Het systeem van labels dat ik gebruik, stelt me in staat om brieven te verwerken niet volgens hun aankomsttijd, maar volgens hun belangrijkheid. U kunt alle e-mails gemakkelijk sorteren in categorieën van beoogde acties en uw tijd besteden aan echt belangrijke dingen, en niet aan reclame-troep. Hiervoor hoeft u slechts vijf nieuwe labels aan te maken.
- "!Dringend!". Brieven die dringend actie vereisen vallen in deze categorie. Dit label vereist in de eerste plaats aandacht, aangezien de e-mails die ermee gemarkeerd zijn onmiddellijk verwerkt moeten worden.
- "Gepland." Markeer met dit label die brieven die u in de nabije toekomst moeten handelen en een specifieke datum hebben. Bijvoorbeeld een herinnering om binnenkort te betalen voor hosting of een melding van een toekomstige vergadering.
- "Te beantwoorden". Deze categorie verzamelt alle e-mails waarop u wilt antwoorden, maar er is geen tijdslimiet voor uw antwoord. Uiteraard wordt deze mail verwerkt naarmate er meer tijd vrijkomt.
- "Aan het wachten". Soms zijn er situaties waarin een bedrijf of project dat u in uw e-mailcorrespondentie hebt besproken, zoals ze zeggen, vastloopt. Dat wil zeggen, u hebt alles aan uw kant gedaan wat van u afhangt, en nu wacht u gewoon op een reactie of de volgende bestelling. Brieven die op dit moment geen actieve deelname van u vereisen, maar toch belangrijk zijn, markeren we met dit label.
- "Gemaakt". Dit is een label voor voltooide zaken en opgeloste problemen. In principe zou het mogelijk zijn om dergelijke correspondentie direct te archiveren, maar het is nog steeds beter om deze tijdelijk in een aparte papa te plaatsen. Dit stelt u in staat om aan het einde van de werkweek uw gevoel van eigenwaarde uit te leven en zal ook dienen als materiaal voor het analyseren van uw productiviteit.
Het eerste parseren van correspondentie in Gmail komt dus neer op een snelle blik op de koppen of inhoud en het categoriseren van alle e-mails. Het kost je een orde van grootte minder tijd dan de opeenvolgende verwerking van elke brief, dus je inbox zal al snel helemaal leeg zijn.
Zodra dit gebeurt, kunt u navigeren naar de "! Urgent!" en pak die letters aan die er echt toe doen. Wanneer we deze prioriteitscategorie hebben behandeld, gaan we naar de categorie van eerder geplande taken en voeren we de taken uit die op het punt staan te verlopen. Als je daarna nog tijd over hebt, open dan de map met secundaire letters in afwachting van een reactie. Dit proces vereist in de regel niet veel inspanning en speciale aandacht, daarom kan het aan het einde van de werkdag worden uitgevoerd. Welnu, de letters met het label "Klaar" zijn één keer per week te bewonderen bij het samenvatten van de resultaten.
Zo kunt u met behulp van deze eenvoudige stappen altijd voldoende aandacht besteden aan belangrijke zaken en deze niet verspillen aan lege correspondentie. Je mailbox zal altijd leeg zijn en je raakt nooit meer een enkele brief kwijt in de chaos en verwarring van duizenden onzichtbare brieven.
Gebruik je Gmail-tags om je e-mail te sorteren?
Aanbevolen:
Hoe je angst voor het onbekende kunt overwinnen en snel je doelen kunt bereiken
Om de kracht te hebben om het doel te bereiken, moet je eerst begrijpen wat je wilt bereiken. Kijk in dit artikel voor tips om te bereiken wat je wilt en niet bang te zijn
Hoe u zich snel kunt aanpassen en fouten kunt voorkomen als u een nieuwe medewerker op afstand bent
Wij vertellen u wat u moet doen om de aanpassing op afstand als een klok te laten verlopen. Voel je vrij om vragen te stellen en haast je niet om memes naar werkchats te sturen
Hoe u uw computer kunt opschonen van advertenties, rommel kunt verwijderen en Windows kunt versnellen
De lifehacker ontdekte waarom de pc zich heel vreemd begint te gedragen en hoe hij de computer moet opschonen zodat deze niet langzamer wordt. De methoden zijn eenvoudig, zelfs een kind kan het aan
Hoe snel, eenvoudig en voor altijd van kakkerlakken af te komen
'S Avonds ging je naar de keuken om een hapje te eten, maar in plaats van een cake vond je alleen kruimels en besnorde zwaluwen? Lifehacker vertelt je hoe je van kakkerlakken afkomt
Hoe u snel en eenvoudig een kwaliteitswebsite maakt met Blocs
Wil je leren hoe je zelf websites kunt maken? Maar niet degene die volgens hetzelfde soort sjablonen aan elkaar zijn geplakt die al saai zijn geworden, maar nieuwe, mooie, eenvoudige en lichte? Er zijn nogal wat ontwerpers, maar helaas lijken ze allemaal op elkaar als twee tweelingbroers.