Leo Babauta: mijn 10 e-mailgewoonten

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

© foto

E-mail kan een geweldig werkinstrument zijn, of het kan een vervelende bron van uitstelgedrag worden, en het is maar net hoe je het zelf gebruikt. Er was een tijd dat ik het volledige faillissement van mijn e-mail aanvroeg, en nu controleer ik het elke dag 2-3 keer per dag, maar het gaat snel en efficiënt.

Ik heb verschillende gewoonten ontwikkeld die me helpen om zeer effectief met mijn post te werken en me beter te kunnen concentreren op ander belangrijk werk. En om eerlijk te zijn, mijn inbox is eindelijk leeg en het voelt geweldig. In dit artikel geef ik 10 van mijn gewoontes. Het betekent helemaal niet dat je ze blindelings moet volgen, ik wil alleen mijn pad tonen, en op basis daarvan mag je je eigen pad effenen. Dus, hier zijn de gewoonten die voor mij werken:

Kijk minder vaak in de post

Ik houd mijn mailbox niet de hele dag open. En ik kijk er zelden naar. Ik kwam tot de conclusie dat als 20-30 brieven zich ophopen in mijn inbox, de wereld niet zal instorten, terwijl het voor mij gemakkelijk zal zijn om precies dit bedrag snel te verwerken. Aandacht! Ik zeg verwerken, niet lezen. Ik open mijn inbox om berichten in andere mappen te verspreiden, niet om ze te lezen en ze daar achter te laten.

Verspreiden in mappen

Ik open mijn mail en begin snelle beslissingen te nemen: verwijder of archiveer, lees en beantwoord onmiddellijk (als het minder dan 2 minuten duurt) of archiveer, stuur snel een antwoord en archiveer, voeg toe aan mijn takenlijst om dit later te doen (markeren met een asterisk en vervolgens archiveren). Er mag in ieder geval NIETS in de inbox achterblijven.

Voeg alles meteen toe aan de kalender

Als ik een brief krijg met een datum die ik moet onthouden, schrijf ik die meteen in de kalender. Een face-to-face meeting of een Skype-gesprek, een training of iets dat ik pas na een week moet onthouden - alles wordt meteen naar de kalender gestuurd. Dit is mijn beste gewoonte, het is tot automatisme gebracht en dankzij dit vergeet ik zelden iets.

Gebruik sneltoetsen"

Ik gebruik Gmail, dat een verscheidenheid aan sneltoetsen biedt voor mijn e-mail. In feite kostte het me maar een paar minuten om ze te leren, en dan onthoudt het spiergeheugen de toetsen.

Dit zijn de sneltoetsen die ik gebruik:

"Gi" - terug naar inbox;

"E" - archief;

"#" - verwijderen;

"C" - maak een nieuw bericht;

"R" - antwoord;

"F" - vooruit;

"A" - beantwoord iedereen;

"Gs" - ga naar gemarkeerd;

"Tab + Return" - wanneer ik een bericht maak, verzend het dan onmiddellijk en archiveer.

Ik gebruik de instelling ook wanneer ik, na het verwijderen of archiveren van een bericht, automatisch naar het volgende ga zonder terug te gaan naar de inbox, hierdoor kun je snel door de berichten bladeren.

Schrijf korte brieven

Mijn antwoord op een brief is meestal 1-3 zinnen. Zelden schrijf ik brieven die langer zijn dan 5 zinnen. En daar moet een goede reden voor zijn. Als ik echt veel moet schrijven, doe ik het liever in Google Docs en deel ik het met de juiste persoon. Een korte brief betekent een snelle reactie van de ontvanger, want een persoon hoeft niet door de jungle van uw welsprekendheid te waden om belangrijke informatie vast te leggen en te verwerken.

Snel taken toevoegen aan een takenlijst

Sommige mensen gebruiken inbox als een takenlijst, maar het is hier niet erg geschikt voor, en dit is waarom:

1. De uit te voeren taken worden vermengd met andere letters, en dan is het moeilijk om ze uit de menigte te halen.

2. Het verhaal in de brief bevat niet altijd een concrete actiegids, maar aan de hand van de brief kun je jezelf een taak stellen. Als je bijna klaar bent, moet je de brief opnieuw lezen om te onthouden welke specifieke taak je jezelf hebt gesteld na het lezen.

3. Elke keer dat je in je mail kijkt om een andere taak op te vangen, kom je nieuwe berichten tegen die je aandacht trekken en afleiden van de hoofdtaken, waardoor je werkritme wordt verstoord.

Een eenvoudige en handige takenlijst is een gewoon tekstdocument waar u met slechts een paar klikken taken uit e-mails kunt toevoegen. En tijdens het werk zal zo'n blad een effectiever hulpmiddel zijn, omdat je niet de hele tijd in de inbox hoeft te kijken.

Bewaar alleen ongelezen berichten in inbox

Dit is een truc voor gevorderde gebruikers. Ik heb mijn Gmail-inbox zodanig gehackt dat deze geen gelezen berichten meer kan opslaan. Dit betekent dat als ik de brief open en hem niet in een andere map laat vallen, hij gewoon zal verdwijnen. Dit motiveert mij om direct een besluit te nemen over wat ik met deze brief ga doen, anders raak ik hem gewoon kwijt. Dankzij deze specifieke instelling stapelen open berichten zich niet op in mijn inbox, die geleidelijk aan afval wordt.

Opzij leggen om te lezen

Vaak sturen ze me links naar artikelen. Ik stuur ze meteen naar Instapaper om ze later te lezen. Daarom probeer ik minder tijd aan de post te besteden, omdat ik daarnaast nog zoveel interessante dingen te lezen heb.

Genadeloos filteren

Als er een brief in mijn inbox verschijnt die ik niet graag zou willen zien, handel ik die direct af. Ik ben niet lui om me af te melden van de mailinglijst of een filter op deze afzender te installeren. En dit vermindert de stroom van inkomende e-mails aanzienlijk. Ik ben meedogenloos over de brieven die mijn inbox verstoppen, en deze regel is zelfs van toepassing op mensen die me te veel lastig vallen.

Sluit post aan het einde van de verwerking van brieven

Gedemonteerde berichten - sluit de mail en open hem pas enkele uren als er weer voldoende brieven zijn.

Het is een goede zaak om een aantal goede e-mailgewoonten aan te leren. U zult meteen merken hoeveel rustiger u bent geworden om belangrijkere taken uit te voeren, waarbij u de opdringerige e-mailcontrole om de 10 minuten wegwerkt. Je hoofd is vrij voor nieuwe gedachten zodra je inbox vrij is van onnodige e-mails. Veel geluk!