Etiquette voor externe medewerkers: hoe u zich voorbereidt op een online vergadering

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Tips van een bedrijfspsycholoog die handig zijn voor wie op afstand werkt.

In de eerste maanden van de pandemie, toen medewerkers massaal begonnen te telewerken, waren er veel grappige verhalen. Naakte echtgenoten kwamen per ongeluk in beeld, terwijl de kinderen hun moeder, samen met andere leden van de raad van bestuur, verheugd op de hoogte brachten dat ze naar het toilet gingen. En het verschijnen van de officier van justitie in de vorm van een kitten op de rechtszitting in het algemeen verheerlijkte zowel de advocaat als het filter in Zoom.

Hoewel het leuk kan zijn om in het nieuws te komen, was het onwaarschijnlijk dat de advocaat het leuk zou vinden. Om te voorkomen dat je een YouT ube-held wordt, kun je het beste de etiquette voor onlinevergaderingen oefenen. Het is grotendeels spontaan ontstaan, mensen hebben er de afgelopen anderhalf jaar met vallen en opstaan naar 'betrapt' door constant videoconferenties te houden.

Laten we de basisprincipes analyseren die geen kwaad kunnen om te onthouden.

Gebruik je echte naam en foto

Hoewel je jezelf soms wilt omschrijven als een "Dappere Viking", is het beter om dat niet te doen. Mysterieus blijven en de naam niet invoeren is ook niet de moeite waard, evenals gewoon "ik" aangeven. Helaas stellen niet alle collega's en opdrachtgevers het op prijs. Daarom is het beter om je echte naam en achternaam te gebruiken - zodat de gesprekspartners meteen begrijpen wie je bent.

Het tweede vereiste element is een avatar. Als je niet de mogelijkheid hebt om een video toe te voegen, zal de foto er beter uitzien dan je initialen of een zwart blokje met een voor- en achternaam. Ook hier is het belangrijk om het niet te overdrijven - het is beter om je echte foto zonder franje te plaatsen. Dat wil zeggen, foto's van het strand of van de club zullen niet werken, dus u zult uw collega's alleen maar in verwarring brengen. Je kunt jezelf ook beter niet in volle groei zetten, je gezicht is genoeg: op kleine schermen is het moeilijk te zien wie er naast de Scheve Toren van Pisa staat.

Zorg voor je uiterlijk

Het moet passend zijn, wat betekent dat er geen extremen zijn. Als je je te informeel kleedt, wordt het onbeleefd, je geeft de voorkeur aan een smoking boven een badjas - het zal ook misplaatst zijn.

Het vinden van een balans is moeilijker dan op het eerste gezicht lijkt. Op kantoren dragen veel mensen bijvoorbeeld een wit overhemd en een zwarte jas, maar voor een videogesprek lijkt deze stijl misschien te hard en weerzinwekkend. De meeste van uw collega's zullen waarschijnlijk geen tweedelig pak dragen voor een Zoom-vergadering.

Het is belangrijk dat de kleding comfortabel zit, maar draag geen duidelijk gedragen kleding: bevlekte T-shirts of gescheurde T-shirts. Je maakt je collega's liever aan het lachen dan beledigen, maar bazen en klanten kunnen beledigd zijn.

Trouwens, verkleden in "uniform" is niet alleen voor het videogesprek. Dit helpt je om je voor te bereiden als het moeilijk is om thuis betrokken te raken bij werkprocessen.

En ja, het is beter om je broek aan te trekken - je weet maar nooit, plotseling moet je opstaan of iets doen. Zo ben je klaar voor elke wending.

Bereid de achtergrond voor

Probeer een plek te kiezen met de minste "visuele ruis" en zorg ervoor dat er geen onnodige voorwerpen in het frame vallen. Een onopgemaakt bed, sokken verspreid over de vloer zijn duidelijk niet wat collega's moeten zien.

Iets solide en solide is het beste. Bijvoorbeeld een muur met behang in pastelkleuren. Deze kleuren zijn niet storend en dienen daarom als een goede optie. Het is ook handig om de combinatie van achtergrond en kleding te onthouden. Ik zit dus vaak tegen een muur met een gezellig baksteenpatroon dat in bijna elke kledingkast past.

En als u besluit een virtuele achtergrond te gebruiken, zorg er dan voor dat deze correct werkt en uw gezicht niet overlapt.

Geef technische punten

Voor videogesprekken is het beter om laptops of computers met een videocamera te gebruiken. Als er niets geschikts is, kun je met een telefoon doen, maar je moet hem op een statief bevestigen: het beeld trilt in je handen. En je moet zeker niet heen en weer gaan met je mobiel.

Vergeet ook niet een koptelefoon aan te sluiten - de speakerphone geeft een sterke echo die iedereen stoort. Als je draadloos gebruikt, zorg er dan voor dat ze voldoende zijn opgeladen.

Demp uw microfoon tijdens een conferentie wanneer u niet aan het woord bent om anderen niet te storen of in gênante situaties te krijgen. Of erger. Een medewerker wist dus niet hoe ze de microfoon moest uitschakelen, die werd gebruikt door haar kat, die actief in de buurt aan het miauwen was. Wat er gebeurde, amuseerde collega's enorm, maar niet de baas. Hij besloot dat ze hem uitlachten, en toen was niemand bijzonder blij.

En voeg bij het optreden ook video toe. In dit geval mag de camera niet met iets worden gelijmd of bevlekt - het is beter om dit voor de vergadering te controleren. Etiquette gezien kun je in drie gevallen zonder camera:

1. De oproep is niet gepland, er moet dringend iets worden besproken.
2. Een van de deelnemers is aan het werk op een locatie waar videocommunicatie ongepast is.
3. Door de video verslechtert de verbinding en loopt alles vast.

Ga je een videogesprek voeren in de messenger, check dan eerst bij je collega of hij akkoord gaat met deze indeling. Wanneer de camera alleen voor een van de gesprekspartners wordt ingeschakeld, is er een gevoel van ongelijke communicatie.

Toon respect voor uw gesprekspartners

Zorg ervoor dat je vooraf bent ingelogd op je profiel op het online platform, zodat je op tijd kunt deelnemen aan de bijeenkomst. Het is beter om 2-3 minuten voor het begin van de vergadering deel te nemen aan de uitzendingen om tijd te hebben om problemen op te lossen als ze plotseling optreden.

Zorg er ook voor dat u zich in een rustige kamer bevindt en niet buiten wanneer u belt. Als je thuis bent, spreek dan met je familie af dat je pas op je kamer komt als de online vergadering voorbij is. Ook is het belangrijk dat je niet wordt afgeleid door koeriers en andere zaken.

Houd de vergadering bij, ook als u thuis even wilt ontspannen. Anders kom je in een lastige situatie terecht, zoals het Estse parlementslid Tarmo Kruuzimäe. Hij kleedde zich uit, ging naar bed, zette de muziek aan en begon te vapen. En toen was het zijn beurt om vragen te stellen. Hij begreep dit trouwens ook niet. Maar collega-parlementsleden waardeerden Tarmo's vermogen om te rusten, en journalisten repliceerden wat er gebeurde.

Hoewel de tips eenvoudig lijken, laten de videobeelden hierboven zien dat ze niet gemakkelijk te volgen zijn. Bereid uw techniek van tevoren voor, wees zakelijk en onthoud dat de vergadering doorgaat, zelfs als u persoonlijk uitgepraat bent.