35 Google Drive-functies die het de beste cloudopslag maken

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Qua aantal coole chips kan geen enkele concurrent deze cloud evenaren.

Gegevens toevoegen

1. Documenten scannen

Met de mobiele applicatie "Google Drive" voor Android kunt u eenvoudig documenten, visitekaartjes, bonnen en andere stukjes papier scannen. Het wordt allemaal omgezet in leesbare pdf's en geüpload naar de cloud.

Klik op de plusknop in de client en selecteer de optie "Scannen", richt vervolgens de camera op de tekst. De app snijdt automatisch lege randen bij en maakt de achtergrond lichter. Indien nodig kunt u op de knop "Bijsnijden" klikken en het gewenste stuk tekst handmatig specificeren.

De functie werkt niet op iOS.

2. Webclipper

Google Drive heeft een officiële extensie waarmee u webpagina's, bestanden en afbeeldingen rechtstreeks naar uw opslag kunt verzenden.

U hoeft alleen maar met de rechtermuisknop op de afbeelding te klikken en "Afbeelding opslaan in Google Drive" te selecteren. Of open een PDF-document van internet in een browser en klik op het extensiepictogram. Alles gaat naar de cloud.

De extensie slaat webpagina's op als een screenshot, HTML, MHT, of converteert ze naar het volledige Google Docs-formaat.

3. Bestanden slepen en neerzetten

Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar plotseling weet iemand het niet. Als u de Google Drive-client niet op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt u uw opslag in een browser openen en daar bestanden toevoegen door simpelweg te slepen en neer te zetten.

4. Applicatie "Opstarten en synchroniseren"

Installeer de applicatie van Google "Startup and Sync", en u kunt bestanden en mappen van "Google Drive" op uw computer opslaan. Het werkingsprincipe is hetzelfde als dat van andere cloudopslagclients. U kunt met de gegevens werken wanneer u maar wilt, alle wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd.

Helaas heeft Google geen Linux-versie van de client uitgebracht. Maar de ingebouwde bestandsbeheerder Nautilus kan zelf verbinding maken met Google Drive. Klik op "Systeeminstellingen" → "Netwerkaccounts" → "Google-account", voer daar uw gebruikersnaam en wachtwoord in en er verschijnt een map met de inhoud van "Google Drive" in de zijbalk van Nautilus.

5. Autosync voor Google Drive-app

"Opstarten en synchroniseren" op Windows en macOS werkt prima. Maar Google Drive-clients op Android en iOS vallen een beetje tegen. Ze weten niet hoe ze uw mappen moeten synchroniseren, behalve dat ze geselecteerde bestanden afzonderlijk moeten downloaden. Dit betekent dat ze weinig zonder internet kunnen.

Maar de alternatieve client Autosync voor Google Drive werkt precies volgens het principe van "opstarten en synchroniseren". Al uw gegevens of alleen geselecteerde mappen kunnen in het telefoongeheugen worden opgeslagen en wijzigingen daarin worden op de achtergrond in de cloud gesynchroniseerd. Helaas is de app alleen voor Android.

6. Snelle aanmaak van bestanden

Bewaar de volgende links in de bladwijzerbalk van uw browser. Eén klik en er wordt een nieuw document voor u geopend.

• - nieuw document.
• - nieuwe tafel.
• - nieuwe presentatie.
• - nieuwe website.
• - een nieuw enquêteformulier.

Bestanden ordenen

7. Versiebeheer

Google Drive slaat alle wijzigingen die u aanbrengt in uw documenten, pdf's, afbeeldingen, archieven of audiobestanden op als versies. Als je het ineens verprutst, kun je terugrollen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het bestand en selecteer "Versiebeheer".

Standaard slaat Google Drive slechts 100 versies op en alle oudere versies worden na 30 dagen verwijderd om ruimte te besparen. U kunt de gewenste versie selecteren, op het weglatingsteken klikken en op "Nooit verwijderen" klikken - en deze wordt voor altijd bewaard.

8. Pas de mapkleur aan

Een zeer handige functie waarmee u gemakkelijker door uw documenten kunt navigeren. Klik met de rechtermuisknop op de map in de Drive-webinterface, selecteer vervolgens Kleur wijzigen en wijs de gewenste toe.

9. Bladwijzers

Een handige manier om snel toegang te krijgen tot uw meest gebruikte bestanden, is door ze te bookmarken. Klik met de rechtermuisknop op het gewenste bestand en klik op "Toevoegen aan gemarkeerd". De functie is ook aanwezig in de mobiele client. Om er te komen, klikt u op het weglatingsteken naast het gewenste bestand. Nu staan de gemarkeerde bestanden in het zijmenu met een asterisk.

10. Reageren op mappen en bestanden

Selecteer een bestand of map op Google Drive en klik op de potloodknop aan de rechterkant. U kunt een gedetailleerde beschrijving van de daar opgeslagen gegevens toevoegen. Het is echter onmogelijk om opmerkingen vanaf mobiele apparaten te bekijken en te bewerken.

11. Bestanden op het startscherm

In Windows of macOS is het heel eenvoudig om een snelkoppeling naar een document of afbeelding uit de Google-opslag op het bureaublad te plaatsen als u de Startup and Sync-client hebt geïnstalleerd. Selecteer het gewenste bestand in uw Google Drive-map, klik met de rechtermuisknop, maak een snelkoppeling in Windows of een alias in macOS en u bent klaar. Dit is een vrij voor de hand liggende actie.

Maar op dezelfde manier kunt u koppelingen maken naar bestanden op mobiele apparaten. Zoek het gewenste bestand of de gewenste map in de Google Drive-app, tik op het weglatingsteken en selecteer Toevoegen aan startscherm. Nu heb je de gegevens die je nodig hebt altijd binnen handbereik.

Werken met bestanden

12. PDF-bewerking

Heeft u een pdf op Google Drive die bewerkt moet worden, maar de tekst wordt er niet uit gekopieerd? U hoeft niets met de hand over te typen. Klik met de rechtermuisknop op de PDF en selecteer Openen met → Google Docs.

Het proces kan iets langer duren dan normaal, maar uiteindelijk ziet u een document met bewerkbare tekst. Dit werkt met zowel gescande PDF's als PDF's die zijn gemaakt met een smartphone of tabletcamera.

13. Kopieer tekst van afbeeldingen

Dezelfde truc werkt ook met afbeeldingen. Maak een foto van de tekst met de camera van je smartphone of tablet, stuur de foto naar Google Drive. Klik vervolgens op uw computer, in uw browser, met de rechtermuisknop op het bestand en selecteer "Openen met" → "Google Docs". De tekst van de afbeelding wordt omgezet in een document.

14. PDF-opmaak en handtekening

Als u tekst in een pdf-document wilt markeren, annoteren, annoteren, annoteren of elektronisch ondertekenen, installeer dan de DocHub Google Drive-app. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de PDF in de Google Drive-webclient en selecteer Openen met → DocHub.

15. Documenten converteren

Google Drive kan automatisch alle bestanden die u ernaar uploadt, zoals DOCX, converteren naar Google Docs. Dit is handig omdat ze geen opslagruimte in beslag nemen.

Klik op het tandwielpictogram in "Google Drive", ga vervolgens naar instellingen en activeer de optie "Geuploade bestanden converteren naar Google Docs".

Maar houd er rekening mee: als u Microsoft Office-documenten of spreadsheets met complexe opmaak wilt opslaan, kunt u ze beter niet converteren in Google Docs.

16. Office-documenten bewerken

Als u Microsoft Office-documenten wilt bewerken zonder ze naar Google-indeling te converteren, installeer dan de speciale extensie. Het is vooral handig als u geen Office-suite op uw computer hebt. Gewijzigde bestanden worden correct opgeslagen in de formaten DOCX, XLSX en PPTX.

17. Bestanden converteren

De CloudConvert-app kan documenten, afbeeldingen, audio- en video-opnamen en e-books converteren.

Installeer het, selecteer het gewenste bestand op Google Drive en klik op Openen met → CloudConvert. Geef de indeling op, klik op Conversie starten. Wacht even en klik op Toon bestand - het geconverteerde bestand staat in uw opslag.

18. Bestandsversleuteling

Als u bijzonder waardevolle gegevens op Google Drive opslaat en deze extra bescherming wilt bieden, installeer dan de gratis add-on Secure File Encryption. Het versleutelt bestanden met behulp van het AES-256-algoritme.

Klik op Nieuw → Meer → Veilige bestandscodering. Bedenk vervolgens een wachtwoord en sleep het bestand naar het browservenster. In de toekomst zal het niet mogelijk zijn om het te downloaden of te bekijken zonder een wachtwoord in te voeren.

Slim zoeken

19. Tekst zoeken

Zoeken is een van de grootste troeven van Disc. Typ gewoon een trefwoord of zin in de zoekbalk en Google vindt alle documenten die het bevatten. En als u op de pijl aan de rechterkant van de regel klikt, worden extra zoekopties geopend.

20. Zoeken op tekst in afbeeldingen

Als je het je herinnert, viel Evernote ooit op door zijn vermogen om tekst in afbeeldingen te vinden. Welnu, Google Drive kan dat ook. Voer een woord of zin in en u vindt niet alleen documenten, maar zelfs gescande PDF's of foto's met de opgegeven tekst.

21. Zoeken op bestandstype

Voer het bestandstype in, bijvoorbeeld

typ: afbeelding

,

type: document

of extensies:

JPEG

,

tekst

,

DOCX

… Als Google extra bestanden in de SERP toont, kunt u deze ook uitsluiten. Kies

-jpg

en je ziet geen afbeeldingen in de zoekresultaten.

22. Zoeken op afbeeldingen

Google Drive kan de inhoud van uw foto's doorzoeken. Als je bijvoorbeeld al je zonsondergangfoto's wilt zien, typ je

type: afbeelding Zonsondergang

… Deze functie werkt echter niet erg nauwkeurig.

23. Zoeken op persoon

Als je Google Drive veel gebruikt met je collega's, krijg je veel verschillende documenten die met je worden gedeeld. Het komt voor dat u zich de auteur van het bestand herinnert, maar de naam niet. Voer de naam of het e-mailadres van de persoon in het zoekvak in en alle documenten die hij met u heeft gedeeld, worden gevonden.

24. Zoek op "Google Drive" via Gmail

Nog een kleinigheidje. Als u een zoekopdracht in Gmail typt, bevatten de resultaten ook bestanden uit Google Drive.

Bestand upload

25. Mogelijkheid om bestanden en mappen te delen

Klik met de rechtermuisknop op een Google Drive-bestand en klik op Delen. Kopieer vervolgens de link naar het bestand en stuur het naar iedereen, of voer de e-mailadressen in van de mensen met wie je het wilt delen.

U kunt beperkingen instellen zodat gebruikers het bestand alleen kunnen bekijken, becommentariëren of bewerken. Het algoritme werkt ook voor mappen.

Op dezelfde manier kunt u bestanden en mappen rechtstreeks vanuit Explorer, Finder of via mobiele Google Drive-clients delen.

26. Verzenden via Gmail

Schrijft u een brief en wilt u er een document of afbeelding uit uw repository aan toevoegen? U hoeft niet over te schakelen naar een ander tabblad en Google Drive te openen. Klik op het pictogram onderaan het opstelvenster en selecteer het gewenste bestand in de Gmail-interface.

Zo kun je grote bijlagen meesturen. Gmail staat standaard geen bijlagen toe die groter zijn dan 25 MB. Maar bijlagen van Google Drive kunnen tot 10 GB groot zijn.

Diversen

27. Voorwaardelijk eindeloze opslag

Onder bepaalde voorwaarden kun je praktisch geen ruimte verspillen op Google Drive en daar zoveel bestanden opslaan als je wilt.

Upload daar eerst geen documenten in Microsoft Office-formaten, maar converteer ze naar Google Docs. Ze nemen geen ruimte in beslag.

Ten tweede, sla uw foto's op in Google Foto's. Foto's tot 16 megapixels krimpen natuurlijk. Maar toch blijft de kwaliteit acceptabel en wordt er geen rekening gehouden met de opslagruimte. U kunt fotocompressie inschakelen op. U kunt ook de clientinstellingen "Opstarten en synchroniseren" openen, op "Foto's en video's downloaden in originele kwaliteit" klikken en de optie "Hoge kwaliteit" selecteren.

28. Locatiebeheer

Heb je bijna geen 15 GB gratis meer en wil je niet overstappen naar een betaald abonnement? Selecteer 'Opslag' aan de linkerkant en sorteer uw bestanden op grootte. Je kunt de meest omvangrijke vinden en ze verwijderen of ergens anders naartoe verplaatsen.

Nog een punt. Dropbox-gebruikers weten dat verwijderde bestanden in gratis accounts permanent worden gewist en na een maand niet kunnen worden hersteld. Google beperkt de tijd waarin bestanden kunnen worden hersteld niet. Het slaat verwijderde gegevens op in de "Prullenbak" en ze blijven ruimte innemen.

Dus als je niet genoeg opslagruimte hebt, kijk dan eerst in de "Prullenbak" en verwijder daar al het overbodige. U kunt op Ctrl + A drukken, vervolgens met de rechtermuisknop klikken en "Voor altijd verwijderen" kiezen als u alles in bulk wilt wissen.

29. Offline werken

Soms moet je werken waar geen internet is. Google Drive kan dat ook. Er zijn meerdere opties.

Als je de Startup & Sync-client voor Windows en macOS gebruikt, hoef je je helemaal geen zorgen te maken over het verbinden. De client slaat uw bestanden op een lokale schijf op. Alle wijzigingen die u aanbrengt, worden gesynchroniseerd met de repository zodra internet beschikbaar is.

Werk je liever met Google Drive in je browser? Open en schakel de optie "Offline toegang" in. U wordt gevraagd om de extensie "Google Docs Offline" te installeren, doe het. Nu kunt u documenten, spreadsheets en presentaties bewerken zonder internettoegang. Toegegeven, dit werkt alleen in Chrome.

Selecteer in de mobiele Google Drive-client het gewenste bestand, klik op het weglatingsteken ernaast en activeer vervolgens de optie Offline toegang uitschakelen. Dit bestand staat nu altijd in het menu, in de sectie "Offline toegang".

30. Selectieve synchronisatie

Mogelijk hebt u niet alle bestanden en mappen in Google Drive op een van uw computers nodig. Om degene te selecteren die u nodig heeft, gaat u naar de clientinstellingen "Opstarten en synchroniseren" en opent u het gedeelte "Google Drive". Selecteer de optie "Alleen deze mappen synchroniseren" en specificeer wat u wilt synchroniseren en wat niet.

31. Android-back-up

Google Drive heeft een ingebouwde tool voor het maken van back-ups van berichten, contacten, agenda's, e-mail, instellingen en app-gegevens. Dit is handig als u uw smartphone herstelt na een systeemreset of als u gegevens naar een ander Android-apparaat wilt overbrengen.

Ga naar de instellingen van de "Google Drive"-app op Android en open "Back-up en reset" en klik vervolgens op de knop "Start kopiëren".

32. Automatisch downloaden van foto's en video's

Op mobiele apparaten kunnen foto's automatisch worden geüpload naar dimensieloze opslag via de Google Foto's-app. Maar exact dezelfde functie is beschikbaar op Windows- en macOS-computers. Ga hiervoor naar de clientinstellingen "Opstarten en synchroniseren" en schakel de optie "Recent toegevoegde foto's en video's uploaden naar Google Foto's" in.

Extra functies

33. Mobiele applicaties

Google Drive kan nog nuttiger worden gemaakt door verschillende mobiele applicaties te gebruiken die ermee samenwerken. Veel tekstverwerkers kunnen uw documenten en notities niet opslaan in het apparaatgeheugen, maar in Google Drive. Bijvoorbeeld WPS Office en Jotterpad. En bestandsbeheerders, bijvoorbeeld MiXplorer, kunnen werken met de inhoud van de opslag.

MiXplorer downloaden →

34. Apps voor "Google Drive"

Verschillende andere handige tools zijn te vinden onder de Google Drive-apps. Er zijn tekst- en afbeeldingseditors, PDF-programma's, het maken van aantekeningen en andere gadgets.

35. IFTTT

Vergeet tot slot IFTTT niet. De dienst bevat verschillende kant-en-klare recepten waarmee u bijvoorbeeld foto's van Instagram, artikelen uit Pocket of YouTube-video's op Google Drive kunt opslaan, een dagboek kunt bijhouden of kopieën kunt maken van bestanden. En als u wilt, kunt u uw eigen recepten maken, uitsluitend beperkt door uw verbeeldingskracht.