50 gouden tips om de productiviteit te verbeteren

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Leer uw tijd te beheren, efficiënt te werken en goed te rusten.

Planning

1. Stel doelen correct in

Om een doel te bereiken, moet je het eerst goed formuleren. Gebruik een SMART-systeem: doelen moeten specifiek en meetbaar, realistisch en haalbaar, betekenisvol voor u zijn en duidelijke deadlines hebben.

2. Focus op het proces

Stel doelen op basis van proces, niet op resultaat. "Danser worden" is een mislukte taakinstelling. Het is moeilijk om het te benaderen, omdat het niet duidelijk is waar te beginnen. Stel jezelf het doel om 'zich in te schrijven voor een dans en drie keer per week naar de les te gaan', het zal effectiever zijn. Je zult tenminste begrijpen of je bereid bent om jarenlang te trainen omwille van je dromen of niet.

3. Gebruik de GTD-techniek

GTD (Getting Things Done) is een systeem voor het productieve werk van businesscoach David Allen. Het belangrijkste doel is om alle beschikbare cases af te ronden en tegelijkertijd de hersenen te ontlasten van eindeloze planning. De essentie van de techniek is om absoluut alle taken op te schrijven met behulp van verschillende lijsten en deze constant bij te werken. Dus zelfs de kleinste en schijnbaar onbelangrijke taken zullen je hoofd niet doen schrikken en je niet afleiden van je werk. En de voortgang van hun implementatie zal altijd voor uw ogen te zien zijn.

4. Begrijp het verschil tussen druk en efficiënt zijn

Je bent misschien constant bezig, maar dat betekent niet dat je productief bent. Overweeg hoe nuttig uw acties zijn, hoe ze betrekking hebben op uw werk en of er taken in uw plan zijn die u niet dichter bij uw doel brengen. Als die er zijn, sluit ze dan uit.

5. Gebruik agenda's in plaats van takenlijsten

Door dingen in uw agenda te plannen, kunt u de intentie om iets te doen onderscheiden van de verplichting om op een bepaald moment met een specifieke taak te beginnen. Het maakt het gemakkelijker om dingen een week en een maand te verspreiden en snel vrije tijd te vinden om iets in je schema te veranderen.

6. Vergeet multitasken

U kunt meerdere dingen tegelijk doen, maar het is onwaarschijnlijk dat u goede resultaten behaalt. Talloze onderzoeken hebben aangetoond dat multitasking de werkefficiëntie vermindert. Je krijgt alleen een gevoel van voldoening, dat niet lang duurt en wordt vervangen door een burn-out. Maak er een gewoonte van om taken achter elkaar uit te voeren, en uw efficiëntie zal alleen maar toenemen.

7. Prioriteren

De matrix van de 34e president van de Verenigde Staten, Dwight D. Eisenhower, zal helpen om taken correct toe te wijzen op basis van hun prioriteit. Alle taken hoeven alleen maar in vier groepen te worden verdeeld:

1. Belangrijk en dringend.
2. Belangrijk en niet urgent.
3. Onbelangrijk en dringend.
4. Onbelangrijk en niet urgent.

Zo ziet u direct wat er moet worden aangepakt, wat u aan anderen moet overbrengen en wat helemaal niet hoeft.

8. Beperk de lijst met belangrijke verantwoordelijkheden tot drie

Probeer uw dagschema niet te vullen met alleen moeilijke taken - het is niet ver van uitputting of professionele burn-out. En het is niet nodig om over productiviteit te praten. Neem niet meer dan drie essentiële taken per dag op zich, wissel af met simpele taken en zoek tijd om te rusten.

9. Stel jezelf deadlines

Als je gewend bent om belangrijke dingen uit te stellen voor later, en dan alles gehaast doet, bedenk dan je eigen persoonlijke deadlines. Je baas vraagt je bijvoorbeeld om op vrijdag twee grote rapporten in te leveren - stel er zelf een op woensdag in.

10. Besteed een uur per dag aan niet-dringende zaken

Verzanden in de routine van dagelijkse urgente taken en het eindeloos uitstellen van andere belangrijke en niet-urgente taken is heel eenvoudig. Maar zo kun je ze nooit benaderen. Verwacht niet dat je op een dag een meer vrije dag zult hebben. Als je een boek uit wilt lezen, neem er dan elke dag de tijd voor. Als je ervan droomt een beroemde artiest te worden, oefen dan dagelijks met tekenen.

Motivatie

11. Wees niet bang om fouten te maken

De angst om iets niet zo vaak te doen, zorgt ervoor dat je stilstaat en helemaal niets doet. Leer fouten te zien als een stimulans voor ontwikkeling. Als je faalt, bedenk dan waarom je hebt gefaald en dicht de kloof in je kennis en vaardigheden. Na verloop van tijd zul je zelfs dankbaar worden voor je fouten.

12. Vraag om kritiek op je

Beoordeel jezelf niet streng - nodig iemand uit om je werk objectief te evalueren. Vraag je baas om feedback. Voor een oprecht verlangen om je fouten te zien en de prestaties te verbeteren, zul je niet worden berispt. Welnu, lof zal je helpen geïnspireerd te raken en vooruit te blijven gaan.

13. Verbeter je vaardigheden

Het is onmogelijk om lange tijd productief te blijven zonder constant leren en zelfstudie. Vroeg of laat ga je je vervelen of bereik je het plafond in je beroep. Streef er daarom naar om steeds nieuwe dingen te leren: neem ongebruikelijke taken op zich en geef interessante projecten niet op.

14. Vermijd zeurpieten, pessimisten en alarmisten

Mensen hebben de neiging om verslaafd te raken aan de emoties van anderen. Als iemand in je omgeving constant herhaalt hoe erg alles is, zal op een dag een depressie over je heen rollen. De paniek van een collega, wiens deadlines elke week branden, zal zeker op je overslaan. Ga daarom weg, stop met communiceren en verbreek de relatie - laat je humeur niet bederven.

15. Omring jezelf met slimme mensen

Sociale kring beïnvloedt onze ontwikkeling. Omring jezelf met mentoren en gewoon interessante mensen - laat ze je constant motiveren en inspireren, en je dwingen om naar hun niveau te streven. Ga naar gespecialiseerde seminars, conferenties, sluit je aan bij professionele gemeenschappen en maak nieuwe kennissen.

16. Volg de successen van anderen niet

Te veel obsessie met de prestaties van anderen hindert ons alleen maar. Stop met jaloers te zijn op een vriend die je eigen bedrijf heeft geopend, of een klasgenoot die met succes verdient aan haar hobby. Maak je los van het bespioneren van het leven van anderen en ga verder met het bereiken van je doel.

17. Vraag hulp

Verwacht niet dat je een grote klus alleen zult klaren. Als je hulp nodig hebt, vraag erom. Een moeilijke taak op zich nemen en deze zelf uitvoeren is geen reden voor trots, maar eerder voor domheid. Begrijp dat u voor een resultaat werkt en verwaarloos daarom de ervaring en het advies van anderen niet.

18. Creëer je eigen productiviteitsmethode

Volg niet blindelings alle timemanagementtechnieken, ontspanningstips en tijdbesparende tips. Analyseer wat je echt helpt en gooi weg wat je niet goed doet. Uw doel is om effectief te zijn, niet om het record te breken voor de meest gebruikte productiviteitstools.

Concentratie

19. Bevrijd je hersenen van alledaagse problemen

Stel een capsulegarderobe samen zodat je 's ochtends niet hoeft na te denken over wat je naar kantoor moet dragen. Stel een schema op voor schoonmaak en huishoudelijke taken. Ga in het weekend boodschappen doen en stel een weekmenu samen. Wanneer alle huishoudelijke taken zijn geregeld en gepland, bent u gefocust op uw werk.

20. Vind je piekactiviteit

Iemand adviseert om complexe taken aan het begin van de werkdag uit te voeren en kleine taken voor de avond te laten. Maar deze methode is niet geschikt voor uilen of mensen die moeten versnellen. Bepaal daarom de perioden waarin u het meest efficiënt kunt werken en plan in die tijd tijdrovende taken in. Om ze te identificeren, volstaat het om gedurende enkele weken het niveau van uw concentratie gedurende de dag te noteren. Of gebruik een speciale productiviteitscalculator.

21. Stel dingen die je nerveus maken niet uit

Of je je nu zorgen maakt over een belangrijk telefoontje of bang bent om iets met je baas te verduidelijken - wacht niet te lang. Los angstaanjagende taken meteen op, zelfs als de gedachte eraan je ongerust maakt. Omdat het deze gedachten zijn die de aandacht afleiden van het werk en de concentratie verminderen. Hoe sneller je het doet, hoe sneller je tot rust komt.

22. Maak aantekeningen met de hand

Interessante ideeën die per ongeluk het hoofd bezoeken, worden meestal onmiddellijk vergeten. Soms verdwalen we in gedachten bij het openen van de opname-app op onze smartphone. En soms worden we afgeleid door iets anders: berichten, nieuws en sociale netwerken. Schrijf het daarom op papier - handgeschreven notities zorgen er ook voor dat je informatie beter onthoudt. Koop een klein ruw schetsboekje waarop je snel een paar woorden kunt opschrijven, of een blok stickers en houd ze bij de hand.

23. Herinneringen instellen

De behoefte om op een bepaald moment iets te doen, creëert een innerlijke angst die afleidt van het hoofdwerk. Bovendien is de onbewuste angst om bepaalde zaken te vergeten misschien niet eens voelbaar. Stel daarom geluidsherinneringen in voor dingen die aan een specifieke tijd zijn gebonden. Dit zal u bevrijden van constante blikken op de klok en onnodige nervositeit.

24. Houd je werkplek netjes

Leg elke dag, als u klaar bent met werken, orde op zaken op tafel: sorteer de notities, leg de documenten klaar, was de beker. Trouwens, de desktop op de computer telt ook. Sluit alle onnodige tabbladen, verwijder tijdelijke bestanden.

25. Pas op voor verlichting

Wetenschappers hebben bewezen dat verlichting een diepgaand effect heeft op onze productiviteit. Het licht op kantoor moet zo dicht mogelijk bij natuurlijk daglicht zijn, niet warm of te koud. De optimale waarde is 4.500-5.000 K. Aan het einde van de werkdag kun je overschakelen naar warm licht om te ontspannen en je voor te bereiden op rust.

Taken uitvoeren

26. Ren sprints

Je hebt waarschijnlijk wel eens gehoord van de Pomodoro-techniek - het organiseren van werk in segmenten van 25 minuten met pauzes van 5 minuten. Dit tijdsbestek past misschien niet bij je, maar het belangrijkste is in zijn essentie. Wijs voor jezelf korte perioden van volledige concentratie aan - van 20 minuten tot een uur - waarin je je door niets laat afleiden en neem tussendoor pauzes.

Gebruik apps:

27. Haast je niet om nieuwe opdrachten uit te voeren

Laat uw bedrijf niet onafgemaakt door een plotselinge taak of iemands verzoek. Natuurlijk is het belangrijk om prioriteiten te stellen: als een nieuwe taak belangrijker is en zo snel mogelijk gedaan moet worden, neem dan afleiding en offer de actualiteit op. Zo niet, uitstellen. Ook als ze je heel veel vragen.

28. Visualiseer

Visualisatie helpt u tijd te besparen, informatie beter te onthouden, een nieuw onderwerp te begrijpen en een weloverwogen beslissing te nemen. Gebruik verschillende technieken: label taken per categorie, teken grafieken, tabellen en mindmaps.

29. Laat taken onvoltooid

Neem de tijd om grote en complexe taken in één keer uit te voeren. Vertrouw op het Zeigarnik-effect. De essentie is dat de hersenen de onvoltooide acties beter onthouden en er onbewust over blijven nadenken. Als je doodsbang bent voor een moeilijke taak, begin er dan aan en stel hem uit - terwijl je andere dingen doet, kunnen er veel interessante ideeën in je opkomen.

30. Begin klein

Als je niet aan een taak kunt beginnen, trek er dan slechts 10 minuten voor uit. De kans is groot dat je betrokken raakt en blijft werken. Nou, zo niet, begin dan in ieder geval. En controleer tegelijkertijd de effectiviteit van het vorige punt.

Tijd besparen

31. Ontdek waar u uw tijd doorbrengt

Probeer een experiment: probeer een week lang alles op te schrijven, zelfs de kleinste gevallen en de hoeveelheid tijd die aan elk ervan is besteed. Analyseer ten slotte de resulterende lijst.

32. Oproepen weigeren

Probeer minder aan de telefoon te praten. Bellen kost meer tijd dan het schrijven en lezen van een bericht. Bovendien komt niet iedereen in gedachten om voor hem te waarschuwen, waardoor je ineens en op het verkeerde moment afgeleid kunt worden van je werk. Als je nog steeds een belangrijk telefoontje moet plegen, plan het dan in en voeg het toe aan je takenlijst, zodat je duidelijk tijd kunt vrijmaken voor andere taken.

33. Schakel waarschuwingen uit

Schakel meldingen uit voor apps, messengers, sociale netwerken en e-mail. Ze nemen niet veel tijd in beslag, maar ze zijn erg afleidend en kunnen je meeslepen op een reis op internet. Als je de verleiding niet kunt weerstaan om je berichten te controleren, laat dan alleen meldingen over van belangrijke contacten.

34. Check 's middags je e-mail

Elimineer de e-mailcontrole in de ochtend om niet afgeleid te worden van reeds geplande taken en om je niet aan te passen aan de dagelijkse routine van iemand anders. Als je gewend bent om meteen te antwoorden en het sms'en niet kan weerstaan, kan het gesprek de hele dag aanslepen. Houd uw browsertabblad niet open, maar gebruik sjablonen om snel op berichten te reageren.

35. Ruim je inbox op

Streef ernaar dat alleen belangrijke berichten tussen ongelezen berichten staan. Verwijder onnodige spam direct en creëer een aparte mailbox voor persoonlijke mail en interessante abonnementen. Je hoeft dus niet lang in de post te zoeken en te zoeken tussen alle brieven die echt nodig zijn.

36. Leer blind typen

Als u op een computer werkt, bespaart u met blind typen een aanzienlijke tijdsbesparing. De vaardigheid kan worden geleerd met behulp van online services,,. Het belangrijkste is om elke dag tijd aan deze activiteit te besteden.

37. Gebruik sneltoetsen

Sneltoetsen zijn ontworpen om snel te werken. Onthoud hun combinaties, ze vereenvoudigen het gebruik van een computer en individuele programma's aanzienlijk.

38. Sla bestanden direct op in de gewenste map

Wanneer u een document downloadt of aanmaakt, geeft u het meteen een naam en stuurt u het naar de gewenste map. Je hebt misschien geen tijd, maar uiteindelijk is het veel sneller en gemakkelijker dan het controleren en sorteren van alle downloads op je computer of het verzamelen van bestanden in de cloudopslag.

39. Verzin geen excuses

Verspil er gewoon je tijd niet aan. Excuses maken is onproductief, onprofessioneel en vervelend. Het is beter om uw fout resoluut toe te geven en onmiddellijk te beginnen deze te corrigeren.

Recreatie

40. Ga op een informatief dieet

Enorme informatiestromen belasten het zenuwstelsel en belemmeren de ontspanning. Volgens de statistieken brengt elke persoon ongeveer 2, 7 uur per dag alleen op tv door. Voeg daarbij het internet en sociale netwerken. Nieuwssites, kanalen en communities strijden meedogenloos om onze aandacht, vaak over hetzelfde. Daarom is het niet nodig om tijd te besteden aan het bekijken ervan - u zult nog steeds belangrijk nieuws te weten komen.

41. Neem lange pauzes

Als je een moeilijke taak hebt die veel concentratie vereist, ontkoppel dan minstens een half uur van het werk. Sta op van uw bureau en neem deel aan fysieke activiteit.

42. Luister naar muziek

Onderzoek toont aan dat muziek de productiviteit, creativiteit en stemming in het algemeen verhoogt. Als je het moeilijk vindt om je met haar te concentreren, luister dan tussendoor naar je favoriete artiesten.

43. Ga vaker naar buiten

Bij voorkeur direct tijdens de werkdag. Vervuilde lucht op kantoor vermindert de productiviteit, leidt tot hoofdpijn en stress. Wetenschappers hebben zelfs de term Sick Building Syndrome bedacht, een aandoening waarbij mensen pijnlijke symptomen ervaren door slechte ventilatie, verlichting en verwarming in gebouwen. En hoewel uw kantoor misschien wel gezond is, zal uw lichaam toch meer van de frisse lucht houden.

44. Plan je avond en weekend van tevoren

Bepaal van tevoren hoe u uw vakantie gaat doorbrengen en probeer deze te vullen met uw favoriete dingen. Doelloos op de bank liggen leidt alleen maar tot nog meer vermoeidheid, en in afwachting van een interessant weekend en beter werken.

45. Denk een dag in de week helemaal niet aan werk

Beloof jezelf om je werk op de vrije dag niet aan te raken of er helemaal niet aan te denken. Ook als u een belangrijke vergadering of onafgemaakte zaken heeft. Onthoud dat je ook een ander leven hebt - wijd er deze dag volledig aan.

46. Neem vrije tijd

Ga je regelmatig naar je werk, neem je niet wekelijks vrij voor familieaangelegenheden en neem je zelden ziekteverlof, neem dan zo maar een dag vrij. Breng een extra dag thuis door na het afronden van een groot project of voor een presentatie. Sta jezelf toe om opnieuw op te starten zonder te wachten op het weekend.

Gezondheid

47. Leef volgens een schema

Neem de dagelijkse routine niet als een strikt kader waarin je zelf moet rijden. Stel gewoon een tijd in om naar bed te gaan, wakker te worden en te eten. En probeer het elke dag te volgen. U zult zich altijd actief voelen, geen last hebben van slaperigheid en plotselinge hongeraanvallen die de concentratie verstoren.

48. Gebruik geen alcohol als een manier om te ontspannen

Vermijd drinken voor het slapengaan, zelfs als u het moeilijk vindt om te ontspannen na een dag hard werken. Alcohol kan je echt helpen in slaap te vallen, maar na een paar uur begint het negatief te werken - en dit gaat gepaard met veelvuldig wakker worden in de ochtend, slaperigheid overdag en concentratieverlies.

49. Eet vaker

Een stevige lunch overbelast het lichaam: het steekt al zijn kracht in het verteren van voedsel, waardoor het moeilijk wordt om je te concentreren op het voltooien van taken. Als u zich slaperig voelt na het avondeten, verdeel dan uw gebruikelijke portie over twee maaltijden.

Gebruik in plaats van zware maaltijden voedingsmiddelen die de focus en concentratie in uw dieet verbeteren: groenten, kruiden, vette vis, noten en pure chocolade. En leun niet op koffie - in grote hoeveelheden stimuleert het niet, maar geeft het eerder het tegenovergestelde effect.

50. Ga sporten

Lichaamsbeweging verbetert niet alleen de gezondheid, maar verbetert ook de aandacht, concentratie en hersensnelheid. Ze verhogen ook het zelfrespect en maken ze beter bestand tegen stressvolle situaties. Dit is een enorm pluspunt voor de productiviteit, dus doe op zijn minst wat lichaamsbeweging.

Lees ook? ?

• 80 levenshacks voor productiviteit
• Wat is het verschil tussen productiviteit en efficiëntie, en wat is belangrijker?
• Ontspan en neem een pauze van het werk om productiever te zijn.
• Wat zijn de werkelijke kosten van productiviteit?