6 trucs die de productiviteit beter verbeteren dan een takenlijst

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Een persoonlijke missie, een uurtje concentratie en een aandachtsaudit helpen je daarbij.

Een takenlijst is een goede manier om de zaken op schema te houden en ze niet te vergeten. Hij kan echter zelf een afleiding worden, omdat je het eindeloos kunt aanvullen met kleine details en nooit bij wat echt belangrijk is.

"Als je alleen op een takenlijst leeft, heb je alleen te maken met crises en doe je niet wat het belangrijkst voor je is", zegt Stephen Covey, auteur van het beroemde boek The Seven Habits of Highly Effective People. Het is niet nodig om de lijst volledig te verwijderen - het is beter om deze correct te combineren met een van de volgende technieken (of allemaal).

1. Persoonlijke missie

Persoonlijke missie is uw langetermijndoel. Het is een charter dat je in het leven zult kunnen navigeren. Neem uw waarden en ambities op in de missie. "Het hoeft niet lang of doordacht te zijn", zegt Covey. "Het zijn maar een paar zinnen die je essentie en je waarden weerspiegelen." Je missie kan bijvoorbeeld zijn om andere mensen te helpen of om een bepaald doel op een bepaald gebied te bereiken.

Wanneer u een beslissing moet nemen, zal uw persoonlijke missie uw gids zijn. Het kan ook worden gebruikt in de planning. Probeer je tijd niet een dag vooruit te plannen, maar een week. Kies uw prioriteiten voor deze periode op basis van uw persoonlijke missie. Dan zullen uw dagelijkse activiteiten u dichter bij belangrijke doelen brengen.

2. Audit van aandacht

Het nadeel van een takenlijst is dat het totaal verschillende taken op een hoop gooit. Het lijkt ons dat we zonder problemen van de ene naar de andere volgorde kunnen gaan, maar volgens de auteur van het boek "Attention Management" Maura Thomas (Maura Thomas) is onze aandacht niet zo geregeld.

Ze adviseert om alle taken in twee categorieën te verdelen: lage en hoge aandacht. En doe ze de hele dag door, afhankelijk van hoeveel energie je hebt. De eerste categorie kan bijvoorbeeld het ontleden van e-mail zijn en de tweede kan het schrijven van een artikel of het maken van een budgetprognose zijn. Door je aan te passen aan je niveaus van focus en energie, krijg je meer gedaan in minder tijd.

3. Een vriend om aan te rapporteren

Dit geeft je motivatie om te voltooien wat je vandaag hebt gepland. Als je geen vriend hebt om je te helpen, stelt Hillary Rettig, businesscoach en productiviteitsschrijver, Focusmate voor. Het zal een partner voor je selecteren om mee samen te werken, zodat je zeker niet wordt afgeleid.

"Focusmate helpt bij het oplossen van een van de grootste problemen (en paradoxen) van productiviteit", zegt Rettig. "Veel taken vereisen eenzaamheid om te concentreren en na te denken, maar tegelijkertijd zijn we ongelooflijk sociale wezens en kunnen we niet goed tegen eenzaamheid." Het programma automatiseert het zoekproces en geeft je toegang tot een wereldwijde gemeenschap van mensen die ook goed werk willen leveren.

4. Avondvragen

Jones Loflin, consultant en schrijver van timemanagement, adviseert jezelf gemotiveerd te houden door jezelf te evalueren. Bedenk aan het eind van elke dag een paar vragen om te beantwoorden, zodat u zich kunt concentreren op wat er gedaan moet worden. En evalueer dan hoe goed je het hebt gedaan. Een van de vragen van Loughlin is bijvoorbeeld: "Heb ik geprobeerd minstens 15 minuten te besteden aan het opbouwen van een relatie met iemand?"

"Ik heb vragen over drie belangrijke levensgebieden: werk, zelfontwikkeling en relaties", zegt Jones. - Ik verander ze als dat nodig is. Ik hou van allerlei competities en wil 's avonds de hoogste score halen, dus mijn vragen spelen de hele dag door in mijn hoofd."

Maak een lijst van uw vragen op basis van welke gebieden van uw leven u wilt verbeteren. Bijvoorbeeld: "Heb ik vandaag aandacht besteed aan mijn dierbaren?", "Heb ik minstens een uur besteed aan het vooruitgaan op het pad naar mijn droom?", "Heb ik iets gedaan om mijn gezondheid te verbeteren?".

5. Een uurtje concentratie

Voeg ten minste één zo'n uur per dag toe aan uw agenda en concentreer u gedurende deze tijd op het werk dat er het meest toe doet. Geen afleiding of entertainment. Stel een timer in zodat je weet wanneer de tijd om is en ga aan de slag.

Een uur is vaak genoeg om al heel wat gedaan te krijgen. En deze tijd plannen zonder afleiding is gemakkelijker dan de hele dag proberen met maximale productiviteit te werken. Als je kunt, reserveer dan twee of drie uur totale concentratie.

6. Duidelijke doelen

Productief zijn betekent dat u het grootste deel van uw tijd besteedt aan dingen die verband houden met uw belangrijkste doelen. Bedrijfsstrategieadviseur Hamish Mackenzie raadt aan om niet meer dan drie belangrijke jaarlijkse doelen te stellen. Verdeel ze elk in drie driemaandelijkse en drie maandelijkse subdoelen, en vervolgens in stappen die niet meer dan twee uur in beslag nemen.

"Geef aan het begin van elke week prioriteit aan deze stappen per dag - maar niet meer dan drie per dag", zegt Mackenzie. - Bereid elke avond alle materialen voor die je nodig hebt om aan een belangrijke taak voor de volgende dag te werken. Doe deze belangrijkste taak elke ochtend voordat je iets anders op je neemt.”