De Ivy Lee-methode: een takenlijst maken om de productiviteit te verhogen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

In de vorige eeuw had Ivy Lee een reputatie als productiviteitsexpert. De door hem ontwikkelde methode voor het plannen van taken heeft zich in de praktijk goed bewezen en heeft de auteur een forfaitair bedrag opgeleverd.

In 1918 was Charles Michael Schwab een van de rijkste mannen ter wereld geworden. Hij stond aan het hoofd van Bethlehem Steel, toen de grootste scheepsbouw en het op één na grootste staalbedrijf in de Verenigde Staten. De beroemde uitvinder Thomas Edison noemde hem ooit 'de meester-zakenman'. Schwab heeft er altijd naar gestreefd zijn concurrenten voor te zijn.

Op een dag in dat jaar wendde een zakenman zich tot consultant Ivy Ledbetter Lee om de efficiëntie van zijn team te verbeteren en de beste manier te vinden om zaken te doen. Lee was zelf een succesvolle ondernemer en PR-pionier.

Schwab bracht een consultant naar zijn kantoor en vroeg wat de werkresultaten zou helpen verbeteren. Als reactie vroeg Lee toestemming om 15 minuten met elk van de managers van Schwab te spreken. En als het op betalen aankwam, weigerde de gast het geld meteen aan te nemen: "Over drie maanden mag je me een cheque sturen voor elk bedrag dat je verdient."

Ivy Lee's benadering van casemanagement

Tijdens gesprekken van 15 minuten met managers deelde de consultant de eenvoudigste manier om de productiviteit te maximaliseren:

1. Schrijf aan het einde van elke werkdag de zes belangrijkste dingen op die je de volgende dag moet doen. Overschrijd dit bedrag niet.
2. Rangschik je aantekeningen in volgorde van belangrijkheid.
3. Concentreer je aan het begin van elke werkdag op het eerste item op de lijst. Maak af waar je aan begonnen bent, en ga dan pas verder met het volgende item.
4. Doe hetzelfde voor de resterende takenlijst. Verplaats aan het eind van de dag uw onvoltooide taken naar een nieuwe zes-to-do-lijst voor de volgende dag.
5. Herhaal dit proces dagelijks.

De strategie leek heel eenvoudig, maar Schwab en zijn team besloten het eens te proberen. Drie maanden later was de zakenman zo onder de indruk van het resultaat dat hij Ivy Lee terug naar kantoor riep en hem een cheque uitschreef van $ 25.000. Het moderne equivalent van dit bedrag is $ 400.000.

Waarom zo'n eenvoudige methode werkt

Het vereenvoudigt casemanagement zoveel mogelijk

Critici noemen dergelijke strategieën te oppervlakkig en houden geen rekening met alle subtiliteiten van het leven. Wat als er iets ongepland gebeurt? Is het niet beter om gebruik te maken van hightech tools? Maar de complexiteit van de beslissingen is precies wat de workflow vaak bemoeilijkt. Verrassingen zijn natuurlijk onvermijdelijk. Negeer ze indien mogelijk, en zo niet, pak ze aan en keer zo snel mogelijk terug naar uw prioriteitenlijst. Gebruik eenvoudige regels om complexe problemen op te lossen.

Hij laat je de juiste beslissingen nemen

Er zit nauwelijks magie in het getal 6. Je kunt je net zo goed elke dag op vijf taken concentreren. Iedereen moet de grens van zijn mogelijkheden bepalen en er rekening mee houden. Wanneer een persoon wordt overspoeld met veel ideeën, kan hij het beste het belangrijkste kiezen en al het andere opzij zetten. Zelfbeheersing kan nuttig zijn. Als je je niet op één ding concentreert, word je door alles tegelijk afgeleid.

Hij helpt op weg

Het grootste obstakel voor je doel is het begin. Het kan moeilijk voor je zijn om weg te komen van de bank. Maar als je begint met hardlopen, zal het veel gemakkelijker zijn om de training af te maken. Lee's methode dwingt je om je te identificeren met taken de avond voordat ze zijn voltooid, wat helpt om jezelf van tevoren voor te bereiden op het begin van de werkdag. Het resultaat van het werk hangt af van het vermogen om te starten.

Hij leert je consequent te zijn

De moderne samenleving houdt van multitasking. In tegenstelling tot wat vaak wordt beweerd, betekent drukker worden niet dat je beter wordt. Omgekeerd verhogen minder prioriteiten de productiviteit. Als je de experts op welk gebied dan ook volgt: atleten, artiesten, wetenschappers, opvoeders of managers, zul je hun gemeenschappelijke kenmerk zien: focus op het belangrijke. Dit is gemakkelijk uit te leggen. Je kunt niet in één ding slagen als je constant wordt afgeleid door 10 andere dingen. Meesterschap vereist consistentie en concentratie op de essentie.

Om productief te zijn, hoeft u dus alleen de dingen te doen die echt belangrijk zijn en in de juiste volgorde.