Hoe voor te bereiden op optredens

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Anna Karaulova, Development Director van het Internet Advertising Agency, onthult de geheimen van het voorbereiden van optredens voor het publiek. Dit is een gedetailleerde instructie over hoe u een succesvolle presentatie kunt maken voor degenen die van nature het talent van de spreker hebben onthouden.

Soms lijkt het alsof er mensen zijn die het talent van een goede spreker hebben. Talent is moeilijk te leren, maar technologie is heel goed mogelijk. Het voorbereiden van een succesvolle toespraak is een technologisch proces dat tijd en moeite kost. Ik wil je vertellen hoe ik me voorbereid op mijn optredens.

De voorbereiding op een optreden bestaat uit verschillende onderdelen:

1. Het idee uitwerken.
2. Presentatie creatie.
3. Loop de presentatie door.
4. Uitvoering.
5. Inhoud promotie.

Laten we het hebben over wat elk omvat.

Het idee uitwerken

De methode om het concept prestatie te ontwikkelen wordt beschreven in boeken, en tal van trainers geven er lessen over. Zelf gebruik ik de materialen, maar hij is niet de enige van wie je dit kunt leren.

Ik gebruik Mindmap om het concept te creëren. Hierdoor leg je in één oogopslag de hele presentatie vast. Mindmaps zijn gemakkelijk en leuk om mee te werken.

Terwijl het ontwikkelen van een mindmap iets nieuws voor mij was, besteedde ik een tot anderhalve werkdag aan het maken van een document. Nu kan ik in 4-6 uur een inhoudsoverzicht maken.

Presentatie maken

De visuele presentatie van de presentatie is onderdeel van de presentatie. Het is belangrijk dat het het verhaal ondersteunt, helpt en niet tegenspreekt of afleidt.

Een goede presentatie heeft naar mijn mening verschillende parameters:

1. Uniforme stijl van illustraties (illustraties die vergelijkbaar zijn in betekenis, of in ontwerp, of beter - in beide parameters).
2. Uniforme lettertypen (één lettertype voor koppen, subkoppen, hoofdtekst, bijschriften en notities).
3. Identieke visuele elementen: pijlen, grafieken, diagrammen, frames, tabellen, enzovoort.
4. Zelfde animatie-effecten.
5. Het meegeleverde logo van het bureau, evenals het logo of de naam van het evenement waarop het rapport wordt voorgelezen.

De keuze van de visuele inhoud en de selectie van illustraties is wat de meeste tijd wordt besteed aan de opmaak van presentaties.

Dit is een echt creatief proces en het brengt enorm veel plezier.

Een paar woorden over. Ik kende dit formaat al heel lang en droomde ervan om het te leren gebruiken. Het bleek dat het niet de goden zijn die de potten branden: er is op YouTube, dat in detail vertelt over alle fijne kneepjes van het werken met de editor. De regels voor het samenstellen van een document in Prezi zijn dezelfde als in PowerPoint. Nadat u alle oefeningen achter elkaar hebt gedaan, kunt u leren hoe u het programma kunt gebruiken.

Prezi is geschikt voor de lay-out van complexe presentaties: levendige beelden helpen luisteraars om de inhoud van de toespraak beter waar te nemen en te onthouden.

Het zaaien van content na het evenement is een belangrijk onderdeel van marketing. Het is noodzakelijk om direct een presentatie voor te bereiden voor een correcte weergave in Slideshare. Het volstaat om enkele eenvoudige regels te volgen:

1. Schrijf de titel en teksten in speciale modules van de diasjabloon (kan worden gecontroleerd in de weergavemodus "Structuur").
2. Voeg grafieken en tabellen toe aan de presentatie in de vorm van afbeeldingen (Slideshare verandert PowerPoint-diagrammen en tabellen in lange reeksen getallen).
3. Gebruik vooraf geïnstalleerde lettertypen. Als u niet-standaard lettertypen gebruikt, moet u uw presentatie alleen naar PDF uploaden. In dit geval kunt u animatie verliezen.

De timing van de presentatie-indeling is ongeveer twee keer zo lang als de timing van het bedenken van een mentale kaart: één tot anderhalve dag, als ik niet wordt afgeleid (8-12 uur). De presentatie moet minimaal een week voor het evenement klaar zijn, anders is er geen tijd meer voor andere podia. Daarom negeer ik optredens die op het laatste moment worden bevestigd.

Loop

Een doorloop van een presentatie is een generale repetitie voor een presentatie. Het doel van de run is om zoveel mogelijk fouten te vinden in de presentatie, toespraak en antwoorden van de spreker. Naast mij doen het hoofd van de marketingafdeling, een van de managing partners van het bureau en een van de specialisten mee aan de run. Het is mijn taak om het rapport te lezen. Het is de taak van de luisteraars om hem te bekritiseren en zoveel mogelijk lastige vragen te stellen.

Een standaardrapportage van 15-20 minuten duurt precies een uur. Als resultaat van de run krijg ik een lijst met tekortkomingen. Het team is het eens over de noodzaak van een tweede run op basis van de resultaten van de eerste beoordeling: als er veel reacties zijn, wordt een tweede bijeenkomst gepland. En zo verder tot het team tevreden is met de kwaliteit van het materiaal. Nadat ik aanpassingen heb gemaakt, sla ik de voltooide presentatie op in een niet-aanpasbaar formaat (voor PowerPoint is dit PPSX) en stuur het bestand naar de organisatoren.

Het kost me twee tot vier uur om een presentatie te repareren.

Uitvoering

De kunst van het spreken in het openbaar kan en moet worden geleerd. Cursussen acteren en spreken in het openbaar, boeken … Als je geen tijd of geld hebt voor voltijds onderwijs, kun je gratis en semi-gratis inhoud gebruiken (YouTube heeft uitstekende video's van de Voice School, Netology en andere online onderwijscentra - over training en het houden van speeches).

Ik geef de voorkeur aan een informele manier van communiceren met het publiek. Ik weet dat het me soms niet lukt.

Een voorstelling duurt drie tot acht uur. Ik probeer minimaal een half uur voor de "uitzending" op de site te zijn. Ik neem zeker een USB-stick mee met twee presentatieformaten: bewerkbaar en niet-bewerkbaar. Bewerkbaar kan handig zijn als u dringend iets in de presentatie moet corrigeren.

Voordat u gaat optreden, moet u:

1. Wen aan het publiek: om te begrijpen waar ik op het podium sta, hoeveel bewegingsruimte ik heb, of er vreemde voorwerpen op de podiumvloer liggen, bijvoorbeeld draden waar ik over zou kunnen struikelen.
2. Controleer hoe de presentatie is geopend.
3. Controleer de helderheid van de projector (soms moet u de kleur van sommige visuele elementen wijzigen zodat alles correct wordt weergegeven).

Hiermee wordt de voorstelling zelf afgesloten. De volgende fasen hebben betrekking op contentpromotie.

Inhoudspromotie

i-Media ondersteunt zijn luidsprekers. Het bureau heeft een bewezen schema voor het publiceren van inhoud na evenementen:

• We plaatsen presentaties op corporate Slideshare.
• Berichten worden gepubliceerd op de Facebook-pagina van het bureau (1700 abonnees) en in het perscentrum van de site.
• We kopen verkeer van Facebook. Alle berichten met presentaties worden gepromoot.

Ik heb onlangs mijn persoonlijke Facebook-profiel omgevormd tot een bedrijfspagina. Dit gaf toegang tot professionele publicatie-, promotie- en analysetools. Nu heeft mijn pagina 2.700 abonnees. De lay-out van inhoud daarin is vergelijkbaar met die van het bureau: Slideshare - Facebook - promoposts. Doordat de presentaties het logo of de naam van het evenement bevatten, weten alle lezers voor wie het materiaal is gemaakt.

Het schrijven van artikelen, het proeflezen van teksten, het coördineren van video's, het plaatsen van en reageren op reacties kost tijd. Alle marketingondersteuning is meestal een andere helft van mijn werkdag (vier uur).

En dat is niet alles…

Op basis van de rapporten worden vaak artikelen geschreven en gepubliceerd. Maar dat is een heel ander verhaal.

Het bovenstaande schema van voorbereiding op uitvoeringen vereist bepaalde middelen:

• Idee-ontwikkeling: 4-6 uur.
• Lay-out van de presentatie: 8-12 uur.
• Looptijd: 1 uur.
• Correctie van de presentatie: 2-4 uur.
• Spraak: 3-8 uur.
• Marktwerking: 4 uur.

Voorbereiding van één presentatie kost me meestal 22 tot 36 uur, 4-5 werkdagen. Ik lees dergelijke rapporten niet meer dan een of twee keer per kwartaal, anders is er geen tijd meer om te werken. Het resultaat is echter de moeite waard.