Hoe u het GTD-systeem beter kunt gebruiken?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Schrijver en blogger Leo Babauta legt uit hoe je kunt blijven plannen en alles kunt verwijderen dat je ervan weerhoudt om productief te zijn.

Waarom is dit systeem nodig?

Getting Things Done (GTD) is een bekend systeem van David Allen om dingen voor elkaar te krijgen. Bij gebruik wordt absoluut alle binnenkomende informatie geregistreerd en onderverdeeld in lijsten. Het doel is om dingen voor elkaar te krijgen door meer tijd te besteden aan wat er echt toe doet.

Met het GTD-systeem kunt u zeer grote successen behalen. Hier zijn er slechts een paar:

• Je voert veel taken uit.
• Je krijgt meer vertrouwen in jezelf.
• Je stelt minder uit en bent minder afgeleid.
• Ze vertrouwen je meer: anderen weten dat je altijd alles tot een goed einde brengt.
• Je wordt vaker uitgenodigd om te komen werken omdat er behoefte is aan een gedegen bedrijfsvoering.
• Je verandert ten goede - je realiseert je wat echt belangrijk voor je is, je wordt nieuwsgierig, je begint te leren, bouwt sterke relaties op met mensen en raakt oude perceptiepatronen kwijt die je belemmeren.
• Je verdient meer.
• Je bent in staat om een succesvolle startup te creëren of een geweldig bedrijf op te bouwen.
• U kunt uw ideeën delen - in een boek, blog of lezing.

Maar om van al deze voordelen te profiteren, moet u weten hoe u het systeem effectief kunt gebruiken en weten wat dit verhindert. Leo Babauta, schrijver en auteur van het populaire blog Zen Habits, legt uit wat je hiervoor moet doen.

Hoe het GTD-systeem efficiënter te gebruiken?

Ontdek wat je ervan weerhoudt om productief te zijn

De gewoonte van uitstellen. Je aarzelt om de taak te benaderen vanwege de complexiteit: je hebt het gevoel dat je het niet aankunt, of je hebt het helemaal niet begrepen. Dit is uitstelgedrag.

De gewoonte van afleiding. Het is je wel gelukt om aan de slag te gaan, maar je schakelt meteen over naar een andere taak. Al die twijfels en onzekerheden brengen je ertoe om het uit te stellen ten gunste van een gemakkelijkere oefening of gewoon om de tijd te doden. Dit constant schakelen leidt tot concentratieverlies. Tegelijkertijd lijkt het alsof je eindeloos bezig zult zijn.

Perfectionisme. Je kunt lange tijd niet aan de slag, want daar is het nu niet het juiste moment voor. Of je stelt het voltooien ervan uit omdat het niet perfect was.

Je wilt bijvoorbeeld een blog beginnen, maar je doet het niet, want totdat je het perfecte platform en thema ervoor hebt gevonden, heb je niet genoeg vrije tijd en heb je nog steeds geen lijst met geweldige ideeën. Of je hebt een artikel geschreven en publiceert het niet omdat het materiaal nog moet worden afgerond - sterker nog, je durft het gewoon niet.

Omgeving. Mensen frustreren je plannen, doen niets op tijd, maken alles ingewikkeld, verpesten het, klagen en ergeren. En, afhankelijk van andere mensen, is het soms moeilijk om je doelen te bereiken. Vaker wel dan niet, is dit slechts een excuus voor jezelf.

afleidingen. Dit zijn mensen, eventuele gebeurtenissen, problemen. Ze interfereren met je werk. Iets wat je kunt controleren, iets wat je niet kunt.

Vermoeidheid. Je bent moe, hongerig, uitgeput, verward of verveeld. Dit soort problemen staat de concentratie en het voor elkaar krijgen van dingen in de weg.

In dit geval hoef je alleen maar op te laden: een dutje doen, een wandeling maken, mediteren.

Of neem taken op je die niet veel energie vergen: je post sorteren, de administratieve rompslomp doen. Als vermoeidheid al lange tijd wordt waargenomen, herzie dan uw dieet en slaap.

Angsten, twijfels, gevoelens van hulpeloosheid en twijfel aan jezelf. Ze vormen de kern van de meeste van de hierboven genoemde obstakels.

Bepaal wat u mist om efficiënter te werken

De geselecteerde punten zullen de oplossing zijn voor de bovengenoemde problemen.

Mogelijkheid om prioriteiten te stellen. U kunt succes behalen als u het grootste deel van uw tijd aan belangrijke taken besteedt. Wanneer je bezig bent met niet-essentiële activiteiten of constant wisselt tussen activiteiten, ben je minder effectief. U moet één belangrijk probleem kiezen en u er alleen op concentreren.

Gaandeweg leer je te identificeren welke taken en projecten voor jou van grote waarde zijn. Is het belangrijker om op berichten te reageren dan om een artikel te schrijven? Wat is gunstiger voor je carrière, geluk, gezondheid?

Mogelijkheid om correct te starten met ondernemen. Het is de neiging tot uitstelgedrag dat een van de meest voorkomende en pijnlijke problemen is die het bereiken van een doel in de weg staan. Daarom is het belangrijkste bij het voltooien van taken om te beginnen.

Focus op de eerste, kleinste stap. Zo klein mogelijk. Creëer een omgeving die het gemakkelijker maakt om aan de slag te gaan. Toen Leo bijvoorbeeld zelf de gewoonte van hardlopen wilde ontwikkelen, concentreerde hij zich alleen op het aantrekken van zijn sneakers en het uitgaan.

Sprint werk. Deze aanpak helpt je om te gaan met multitasking en afleiding. Deze techniek wordt ook wel Pomodoro genoemd. Het is gebaseerd op de verdeling van het werk in korte intervallen van 15-25 minuten (sprints), waarin u zich op slechts één taak hoeft te concentreren, zonder door iets anders te worden afgeleid.

Hierna volgt een korte pauze, waarna je aan een nieuwe sprint begint. Als je deze methode nog nooit hebt gebruikt, kun je een paar van dergelijke werksegmenten per dag rangschikken en na een week beginnen met het geleidelijk verhogen van hun aantal.

Beheer takenlijst. Helpt zich te concentreren en om te gaan met alles wat gepland is. Maar probeer het niet te ingewikkeld te maken. Zoek een eenvoudig plannerprogramma, schrijf alles op wat u in de nabije toekomst moet doen en kies elke dag op welke taken u zich vandaag gaat concentreren.

Plan drie belangrijke en drie kleine taken voor die dag - dit aantal kan veranderen afhankelijk van de lengte van uw werkdag, de complexiteit van de taken en de snelheid van voltooiing.

Mogelijkheid om fouten te accepteren. Perfectionisme staat in de weg om dingen gedaan te krijgen. Maak je daarom niet zozeer zorgen over de perfectie van je werk als wel over de voltooiing ervan. Houd je aan de "slechte eerste versie"-regel van schrijfster Ann Lamotte.

Ze is ervan overtuigd dat de enige manier om goed te beginnen schrijven (en het überhaupt te gaan doen) is door een zwak en nutteloos ontwerp te schetsen. Na een tijdje keer je terug naar het resultaat en polijst je het.

Werken in een modus van onzekerheid. Angsten en moeilijkheden zullen je vaak achtervolgen. Daarom is het heel nuttig om te leren werken in een staat van deze onzekerheid: om jezelf in controle te houden, je niet te verschuilen voor taken en innerlijke ervaringen, en niet te klagen.

Om dit te doen, elke keer dat je zoiets achter je opmerkt, leg je alles opzij en probeer je je toestand te voelen. Accepteer het. Besteed aandacht aan je fysieke sensaties. Zorg ervoor dat onzekerheid en ongemak oké zijn. Leer de momenten te waarderen zoals ze zijn.

Mogelijkheid om het grote geheel te zien. Het is één ding om volledig gefocust te zijn op een enkele taak, en heel iets anders om de situatie als geheel te kunnen bekijken. Een algemene analyse van de situatie moet 's ochtends en' s avonds worden uitgevoerd, evenals een paar keer gedurende de dag - voor het geval u het actieplan moet aanpassen.

We zijn allemaal wel eens afgeleid, onderbroken en geconfronteerd met onvoorziene moeilijkheden. Om productief te blijven, moet je leren om de focus te veranderen wanneer dat nodig is.

Vermogen om verantwoordelijk te zijn. Allereerst betekent het dat je andere mensen niet de schuld geeft van alle moeilijkheden die je tegenkomt op weg naar het bereiken van je doel. Neem de volledige verantwoordelijkheid voor uw deel van het werk.

Wees een leider - toon initiatief, volg het succes van het hele team, zelfs als je er een eenvoudige ondergeschikte in bent.

Open communicatie. Zodat iedereen duidelijk zijn verantwoordelijkheden en grenzen begrijpt, evenals de gevolgen van niet-naleving. Zo ontstaat een structuur waarin alle betrokkenen makkelijker en efficiënter kunnen werken. Probeer mensen oprecht en positief te behandelen, ondanks al hun gebreken.

Mogelijkheid om te plannen. De overvloed aan taken in het dagboek draagt op geen enkele manier bij aan het behalen van het doel. In plaats daarvan kunt u het beste een minimale lijst maken door eenvoudige vragen te beantwoorden. Hoe de dag te beginnen om belangrijke taken te voltooien? Hoe sprint je zodat niemand je afleidt? Waar moet je verantwoordelijkheid voor nemen? Wanneer is het de moeite waard om je post op te halen? Hoe laat moet ik vergaderingen plannen? Hoe beoordeelt u uw dag?

De antwoorden helpen je bij het plannen van je dag. Streef er niet naar om perfect te zijn. Door te analyseren wat er gebeurt, zult u na verloop van tijd de beste optie vinden.

Waar te beginnen met verbeteren?

Maak een eenvoudig plan. Het is helemaal niet nodig om te proberen alle ontbrekende vaardigheden in één keer onder de knie te krijgen. Om te beginnen kun je je het beste concentreren op de eerste vier die je dagelijks gaat oefenen:

• Prioriteiten stellen en taken voor de dag definiëren.
• Sprint werk.
• Meditatie - wanneer je angst, onzekerheid of onzekerheid voelt.
• Analyse aan het einde van de dag en herziening van het plan.

Noteer wat je gaat doen en hoe. Laat het resulterende plan zien aan iemand die je kent en rapporteer een week lang elke dag aan hem. Beloof elke week uw successen, uitdagingen en hoe u zich voorbereidt op de start van een nieuwe periode van zeven dagen te delen.

Neem elke avond 10 minuten de tijd om te bekijken hoe uw dag is verlopen en of u alle punten van uw plan hebt voltooid. Schrijf op wat er is gebeurd, wat voorkwam, hoe je de voorwaartse beweging kunt versnellen.

Na verloop van tijd zullen sprints, meditatie en andere vaardigheden gemakkelijker voor je worden. Begin dan met het leren van nieuwe en effectieve benaderingen terwijl u uw systeem geleidelijk verbetert. Het belangrijkste is om te onthouden om te oefenen.