13 dingen in zakelijke correspondentie die alleen maar irritant zijn

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Als je de ander niet kwaad wilt maken, doe dit dan niet.

1. Gebrek aan begroeting

Je schrijft een zakelijke brief niet voor je plezier, je hebt iets nodig van de geadresseerde. Daarom is het correct om het te beginnen met een beleefde daad - een groet. Het zonder doen is als het openen van de deur naar het kantoor van iemand anders met je voet.

Hoe niet?

Het is beter zo

2. De uitdrukking "Goedendag"

Als u geen zakelijke brief uit de jaren 2000 schrijft, kies dan voor modernere bewoordingen. Het maakt niet uit dat je niet precies kunt voorspellen wanneer de ander het bericht zal lezen. De optie "goedemiddag" is het meest neutraal, maar je kunt ook de periode gebruiken waarin je de brief verstuurt. En laat de "goede tijd van de dag" over aan halfdode forums uit het verleden.

Hoe niet?

Het is beter zo

3. Omgaan met fouten

Het is verbazingwekkend hoeveel fouten er gemaakt kunnen worden in zo'n kort stukje tekst. Ten eerste hebben velen de door komma's gescheiden regel letterlijk genomen. Zo ontstaan meesterwerken als "Dear Anton Mikhailovich". Een appèl is niet alleen een naam, maar ook woorden die ervan afhangen.

Controleer ten tweede goed de naam van de geadresseerde. Bel Alekseev Alexandras, Marin Marias niet en ontcijfer de initialen.

Hoe niet?

Het is beter zo

4. Afkortingen en monosyllabische antwoorden

Zakelijk schrijven vereist dat je in volledige zinnen communiceert. Deze aanpak heeft een praktisch voordeel: de gesprekspartner hoeft niet te raden wat je bedoelt, omdat je alle nuances onthult en niet de kans geeft om woorden verkeerd te interpreteren. En je "OK" kan van alles betekenen. Bovendien besparen bezuinigingen niet veel tijd.

Hoe niet?

Het is beter zo

5. Humor en metaforen

Een zakelijke brief mag geen ruimte laten voor interpretatie. Alle woorden worden gebruikt in hun directe betekenis en impliceren geen verschillende interpretaties. Wacht anders een extra correspondentieronde af, waarin u weet wie wat in gedachten had. En het kan veel tijd kosten.

Hoe niet?

Het is beter zo

6. Uitroeptekens

Uitroeptekens worden niet vaak gebruikt in literaire teksten, omdat ze bedoeld zijn om sterke gevoelens uit te drukken. Een zakelijke brief is geen platform om je uit te drukken, ook niet als je de gesprekspartner echt wilt laten weten wat je ervan vindt.

Je bedoelt misschien niets bijzonders, maar voor de gesprekspartner zal het uitroepteken een signaal zijn dat hij waarschijnlijk iets verkeerd doet. Houd dus zowel je zintuigen als de Shift + 1 toetscombinatie onder controle. Een uitroep is alleen gepast in omloop.

Hoe niet?

Het is beter zo

7. Een overvloed aan bureaucraten

De wens om je formeler uit te drukken genereert vaak monsterlijke constructies waarvan het uiterst moeilijk is om de betekenis te onderscheiden. Gebruik niet te veel complexe zinnen en schrijf gemakkelijker.

Hoe niet?

Het is beter zo

8. Caps Lock

Het is niet de moeite waard om regels in hoofdletters te markeren. Op internet staat het nog steeds symbool voor schreeuwen. Niemand wordt graag uitgescholden. Om de boodschap duidelijk te maken, maak het gewoon duidelijk.

Hoe niet?

Het is beter zo

9. Zin "Bij voorbaat dank"

Dank je, dat kun je natuurlijk niet in je zak steken, maar vroege dankbaarheid plaatst de gesprekspartner in een lastige positie. Een welgemanierd persoon zal zich verplicht voelen om aan uw verzoek te voldoen, zelfs als hij begrijpt dat hij het niet moet doen. En je wordt herinnerd voor het gooien van problemen.

Als de gesprekspartner nog moet worden aangespoord, is het beter om te beschrijven hoe het voor hem nuttig is om op uw verzoek te reageren.

Hoe niet?

Het is beter zo

10. Vreemde onderwerpregel of helemaal geen onderwerp

Het is onveilig om onbegrijpelijke brieven te openen, dus een bericht zonder onderwerp loopt het risico in de spam te belanden. Natuurlijk zal een persoon erg boos zijn als hij ontdekt dat er onder de woorden "Zina, rubber" een belangrijk document verborgen was voor de manager van de bandenfabriek, Zinaida.

Hoe niet?

Het is beter zo

11. Bekendheid

U mag niet afwijken van uw zakelijke stijl, ook niet als de geadresseerde uw beste vriend is. Ten eerste moet hij misschien een brief doorsturen naar zijn baas of aannemers. Ten tweede kan de brief per ongeluk in derde handen vallen en hem compromitteren, en tegelijkertijd ook jou.

Ten derde moet u onderscheid maken tussen persoonlijk en werk. Bedrijfsbelangen vallen niet altijd samen met persoonlijke belangen. Het loont de moeite om jezelf speelruimte te geven om vriendschappelijke betrekkingen te onderhouden zonder concessies te doen in de onderhandelingen.

Hoe niet?

Het is beter zo

12. Gebrek aan correspondentiegeschiedenis

Als je actief met iemand aan het chatten bent, weet de geadresseerde waar het gesprek over gaat en kan hij gemakkelijk terugkeren naar het begin van de dialoog door aan het muiswiel te draaien. Maar als je af en toe brieven per e-mail uitwisselt, kan de gesprekspartner vergeten wie je bent en wat je van hem nodig hebt.

Maak het de persoon gemakkelijk om het te doen: Herinner de persoon in één alinea aan waar hij het over heeft.

Hoe niet?

Het is beter zo

13. Ongepaste behandeling van berichtenthreads

Met e-mailservices en agenten kunt u met berichtenthreads werken. Het is echt een handig hulpmiddel als het op de juiste manier wordt gebruikt. Maar niet iedereen slaagt.

Wellicht bent u al het slachtoffer geworden van een massamailing, waarvan de deelnemers niet direct op de auteur reageren, maar op iedereen. Met als resultaat dat een oninteressant gesprek je inbox vult en je straffen verzint voor wie de juiste knop niet kan vinden. Tegelijkertijd komt informatie die niet bedoeld is voor nieuwsgierige blikken vaak terecht in het algemene informatieveld.

De medaille heeft ook een keerzijde: wanneer in een belangrijk gesprek een van de deelnemers niet aan iedereen antwoord geeft, maar aan één persoon. En de ontvanger moet veel tijd besteden aan het verzenden van brieven in plaats van zijn werk te doen.