Beheers de "brandkraan", of Hoe niet te verdrinken in de stroom van informatie en taken

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Mitch Kapor, oprichter van Lotus Corporation, zei ooit dat het verkrijgen van informatie van internet hetzelfde is als drinken uit een brandkraan. Matthew Lowry, een expert in online communicatie, ging verder met dit onderwerp en noemde de continue stroom van informatie die 24 uur per dag, 7 dagen per week naar de pc en telefoon gaat en nooit eindigt, "brandslang". Hoe je niet verdrinkt in de stroom en je tijd rationeel gebruikt - lees in een aangepaste vertaling opgesteld door Lifehacker.

Met hydrant is uw takenlijst nooit leeg. Omdat de "hydrant" niet alleen informatie is, het is een fabriek van nieuwe taken. Sommige items op de takenlijst zijn expliciet, zoals e-mails van je baas of klanten die aandacht nodig hebben. Maar veel zijn niet duidelijk uitgedrukt.

Dit is een artikel dat de moeite waard is om te lezen en over na te denken. Een bericht om op te reageren. Deel wat je leuk vindt met vrienden en collega's.

Het maakt niet uit hoeveel uur per dag u bezig bent met een klein bedrijf. Het belangrijkste is dat ze het einde en de rand niet zien. Dit is de "hydrant".

En dit begrip is veel breder dan alleen een takenlijst. En helaas, er zitten nog steeds 24 uur in een dag.

Leeuwerik

Als je net als ik bent, vordert al het creatieve en uitdagende werk vroeg in de ochtend goed. Er zijn veel redenen - psychologische en fysiologische - waarom dit zo is. Maar de "hydrant" is diep onverschillig voor je innerlijke ritmes. Want terwijl je slaapt, blijft de hoeveelheid informatie toenemen.

Na het ontbijt open je je inbox, en de stroom van de "hydrant" verbrijzelt het scherm, dat onder de druk stond van brieven in de post, accounts in Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello en dergelijke. Je agenda bevat afspraken, verzoeken en instructies van je baas, partners, klanten, onderaannemers, collega's. En wat gisteren niet op de takenlijst stond, brandt vandaag en vereist onmiddellijke uitvoering.

De Hydrant wacht niet op je. Het vraagt luid uw tijd en aandacht.

Plots is het 11 uur en heb je het beste deel van je dag al verloren.

Hoe te reageren op deze gang van zaken? Meestal worden twee opties geboden: gedrag veranderen of technologie gebruiken. Maar waarom zou u technologie niet gebruiken om de basis te leggen voor gedragsverandering?

Hoe ga je effectief om met informatie, taken en ideeën? Je moet begrijpen dat de informatiestroom continu is, en in het algemeen zijn het meerdere stromen: informatie komt van e-mails, sociale netwerken en media, websites, kranten, tijdens vergaderingen, van vrienden en zelfs van je hoofd. Het is onmogelijk om alles te dekken.

Moet u berichten verwerken, beslissen wat u ermee doet: reageren, gebruiken, delen, opslaan voor later gebruik of verwijderen? Wanneer moet je het doen? En hoe vind je de tijd om dit allemaal aan te pakken?

Helaas werkt de multitasking-modus, wanneer je alles tegelijk probeert te doen, niet. Je hebt geen controle over je schema, het is moeilijk voor je om vrije tijd te vinden, af te leiden van de post en je meer dan 5 minuten ergens op te concentreren. Als dat zo is, bekijk dan mijn methode om tijd te organiseren om de hele dag het meest productief te zijn - dit is misschien de juiste keuze.

Drie technieken en aanvullende tools

Dagelijks ritueel. Op dit moment zijn we bezig met organiseren en plannen, waarbij we ons concentreren op belangrijke en kleine taken.

Leren - Wachten - Voorraadinformatie - Distributie. Wij brengen de stroom van de "hydrant" over naar het materiaal waarmee u aan de slag kunt. We vormen een takenlijst, een persoonlijke bibliotheek met nuttige bronnen, een stabiele feed met informatie van sociale netwerken en de media.

Dingen gedaan krijgen tot het einde. We beheren de lijst met taken en onze eigen tijd.

Werk volgens je innerlijke ritmes

Alleen u kunt uw eigen reeks productiviteitsverbeteringen bedenken - het enige dat ik kan doen, is mijn eigen verbeteringen delen.

Ik wijs de beste tijd toe om de belangrijkste taken op te lossen

's Ochtends, wanneer mijn hersenen op hun best zijn, trek ik 2-3 uur uit om aan de belangrijkste taak te werken, en ik word door niets anders afgeleid. Onderzoek toont aan dat werknemers die afgeleid zijn - of door zichzelf worden afgeleid - minstens eens per 3 minuten, minimaal 20 minuten nodig hebben om weer aan het werk te gaan.

Het is de moeite waard om de dag met een moeilijke taak te beginnen, ook al ligt het in de aard van de mens om met iets gemakkelijkers te beginnen. Gedurende de dag zullen er zeker onvoorziene omstandigheden ontstaan, extra vergaderingen - en de taken van het hoogste belang zullen niet worden voltooid.

Ik geef pauzes aan

Hoe het ook zij, meestal neemt de concentratie na 60-90 minuten af, dus verdeel ik de ochtendperiode van het werk in twee delen, waarbij ik een korte pauze neem, waarin ik de werkplek moet verlaten.

Wetenschappers beweren dat een zittende levensstijl leidt tot hartproblemen, een slechte houding en sommige vormen van kanker.

Zelfs als je maar 30 minuten op één plek zit, vertraagt je stofwisseling met 90%.

S avonds

Het energieniveau daalt dramatisch na de lunch, daarom geven veel mensen er de voorkeur aan om in deze tijd wat te slapen. Na de lunch probeer ik:

• mensen ontmoeten: ik weet zeker dat ik mijn werk op zo'n moment nauwelijks goed kan doen en communicatie geeft een extra boost van energie;
• kleine, eenvoudige en organisatorische taken aan te pakken.

Ochtend- en avondritueel

U moet beslissen wat u precies gaat doen tijdens deze uren. Dit betekent dat je e-mail moet openen, sommige berichten moet vertalen in een lijst met taken en er tijd voor moet vinden tussen andere projecten.

Het probleem is dat de berichten die je mail overspoelen echte vampiers zijn die zich met je tijd voeden. Het uit elkaar halen kost meer tijd en moeite dan je denkt. En het ergste is dat, hoe vervelend het ook is, een deel van je altijd je inbox wil controleren.

De oplossing is dat degenen die binnenkomen als gevaarlijke dieren moeten worden behandeld, die meestal in een kooi moeten worden gehouden, maar toch, van tijd tot tijd, zodat ze niet alleen kunnen ontsnappen.

Twee keer per dag behandel ik binnenkomend werk - tijdens de ochtend- en avondrituelen. Ik raakte zo gewend aan een dergelijke volgorde dat het werken met inkomend voor de geest dezelfde automatische taak werd als voor het lichaam de behoefte aan eten en drinken.

Tussen deze twee perioden maak ik me geen zorgen of er iets in de post is aangekomen en of ik iets belangrijks ben vergeten - ik vertrouw op mijn systeem. Daarom ga ik na het sluiten van de brievenbus met een fris hoofd aan het werk.

En aangezien het ochtendritueel meestal van korte duur is (de meeste organisatorische zaken worden overgelaten aan het avondritueel), besteed ik meer aandacht aan de Belangrijkste Taak.

Takenlijst

Om je dag te organiseren en de stroom van inbox te stoppen die alle sappen uit je leven zuigt, moet je technieken en hulpmiddelen gebruiken.

Een van deze effectieve technieken is "Leren - Wachtrijen - Informatievoorraad - Distributie", wat een lukrake stroom vertaalt in:

• gebruiksvriendelijke lijst met taken,
• een persoonlijke bibliotheek met nuttige materialen die worden bewaard om er later mee te werken,
• een verzameling materialen om te delen met collega's.

Idealiter zou dit moeten gebeuren tijdens de ochtend- en avondrituelen. Laten we dit proces eens nader bekijken.

Studie van inkomende

Je inbox is alles, van e-mails en Twitter-berichten tot je opnames.

Onthoud allereerst dat inkomende oproepen geen onmiddellijke reactie vereisen. We hebben allemaal geleerd om snel te reageren op e-mails, maar dit klopt niet: iedereen die dit verwacht, legt extra verplichtingen op je.

Ten tweede is het absoluut ineffectief om elke e-mail te openen en te beantwoorden. Je zult productiever zijn als je één ding doet. Bekijk bijvoorbeeld gewoon je inbox. Onze hersenen zijn niet erg goed in het koppelen van meerdere taken aan elkaar. Wanneer mensen denken dat ze gemakkelijk kunnen multitasken, schakelen ze eigenlijk gewoon snel van de ene taak naar de andere. Maar dit heeft een negatief effect op de waarneming en concentratie.

Dus als je je inbox opent, kijk er dan gewoon naar. Dit is het klassieke "Get it done"-model met één taak:

• als je je inbox in minder dan twee minuten kunt bekijken, doe dat dan;
• als je dat niet kunt, voeg het dan toe aan de lijst met taken waar je later op terug moet komen;
• je kunt het bestand gewoon negeren.

Zelfs als je je inbox in de wachtrij opent direct nadat je je berichten hebt bekeken, heb je nog tijd om het opnieuw op te bouwen.

Bekijk je inbox 's ochtends alleen als het echt nodig is.

Als je 's ochtends naar berichten kijkt, stel jezelf dan de vraag: zijn ze dringend? Echte urgente berichten zijn uw grootste vijand, omdat ze kostbare tijd in beslag nemen die u aan de belangrijkste taak zou willen besteden.

Anders hoeft u alleen het item "Berichten 's avonds controleren" in de lijst met taken op te nemen.

In de rij staan

Plaats niet-urgente taken die meer dan 2 minuten duren om te voltooien in een van de twee secties van de wachtrij:

1. Dingen om te lezen: online bronnen om te lezen en over na te denken kunnen worden toegevoegd. U kunt later en vanaf elk apparaat terugkeren naar deze materialen.
2. Wat moet er gebeuren: inkomende berichten worden met behulp van de help direct doorgestuurd naar de takenlijst.

Natuurlijk kun je ook handmatig een lijst met taken maken, maar ik vind applicaties handiger.

Materiaal lezen en verspreiden in een persoonlijke bibliotheek

Tijdens het avondritueel ga ik terug naar de takenlijst en controleer de materialen in de wachtrij om te lezen. Omdat ik Pocket gebruik, kan ik ze bekijken terwijl ik in de metro reis, terwijl ik wacht op een vergadering of op een ander vrij moment. Daarom ga ik meestal snel met deze lijst om.

Als het materiaal echt de moeite waard is, voeg het dan toe aan - mijn online bibliotheek met nuttig materiaal. Het kan worden getagd, zodat notities de volgende dag, een maand of zelfs een jaar later gemakkelijk te vinden zijn. En speciale dank aan Diiogo voor de kans.

De l8r-tag (dat wil zeggen, later - uit het Engels. "Later") plaatst de resource in een andere wachtrij, die ik aanroep tijdens de nachtelijke controle van de lijst met taken.

Bovendien slaat Diigo automatisch een kopie op van elke tekst die ik aan het notitievak toevoeg. Ik kan deze notitie bewerken, opmerkingen invoegen, ideeën die van pas komen als ik materiaal met iemand wil delen.

Deel dit

Met sommige tags in Diigo kunt u uw asset overal publiceren. Waarvoor dankzij de magie:

• met de Like-tag wordt het materiaal naar mijn Tumblr gestuurd als een geciteerd bericht,
• als je de titeltag van de Tweet selecteert en de berichtlink naar Twitter wordt verzonden,
• u kunt tags voor andere accounts aanpassen: LinkedIn, Facebook …

Dankzij deze methode wordt de volledige stroom van de "hydrant" naar de takenlijst en persoonlijke bibliotheek gestuurd en kunnen de geselecteerde bronnen op hun beurt worden gedeeld. En dit alles zonder de aandacht te verliezen.

Avondritueel

Omdat ik me 's ochtends op mijn creatieve werk wil concentreren, is het avondritueel de hoeksteen van de planning voor de dag.

Hoe ik het avondritueel begin

Op tijd na de lunch:

• Ik heb mijn belangrijkste taak in de ochtend al voltooid;
• ongelezen berichten verzameld in mijn inbox, die ik ontving toen ik bezig was met de belangrijkste taak;
• de wachtrij in de takenlijst bevat de taken die ik daar 's ochtends zet, en de standaardtaken die ik elke dag tijdens het avondritueel doe.

Huidige dagelijkse taken

Zoals eerder vermeld, omvat het avondritueel taken zoals:

1. Weergave. Dit is een volledige inspectie van alles: ik behandel al het mogelijke, zelfs met die materialen die meer dan 2 minuten nodig hebben om mee te werken.
2. Lezen, verspreiden, delen. Werken met alle coole dingen die ik de afgelopen 24 uur heb toegevoegd.
3. Bewaak de takenlijst. Ik open mijn beurt van taken en, op basis van de voortgang die is geboekt bij het werken aan de Belangrijkste Taak, ik:

• Ik beslis wat ik vanavond ga doen en wat ik uitstel tot morgen,
• bepaal welke taak de belangrijkste taak van morgenochtend wordt en bepaal hoeveel tijd daaraan moet worden besteed,
• Ik neem tijd voor rust op in het schema (of stel het uit naar later of ergens).

Er zijn nog een paar lopende dingen te doen, zoals het beantwoorden van e-mails die gisteren zijn ontvangen, of het bijhouden van de financiën, en andere. Sommigen van hen verschijnen alleen op een speciale dag. Ik check bijvoorbeeld de eerder genoemde Diigo elke woensdag en zaterdag.

Wekelijkse controle

Elke maandag moet je het item "Maak een lijst met doelen voor de week" opnemen in de lijst met taken. Daarom houd ik doordeweeks elke avond deze doelen voor ogen: het komt van pas als ik moet beslissen wat ik vandaag ga doen en wat ik voor later ga doen.

Elke vrijdagavond herbekijk ik deze doelen mentaal en evalueer ik ze kritisch.

En pas dan komt de rusttijd

Omdat het 's avonds gemakkelijker is om mijn schema te beheren en moeilijker om aan moeilijke taken te werken, zal ik overdag waarschijnlijk bezig zijn met het bekijken en toevoegen van taken en materialen aan de wachtrij. Toch blijft je inbox minimaal een halve dag dicht.

Mijn dag eindigt met de taak "Studie - Wachtrijen - Informatievoorraad - Distributie", zodat ik een nieuwe dag kan beginnen zonder een hoop onafgemaakte zaken.