Medewerkers op zakenreis sturen zonder papierwerk: persoonlijke ervaring

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Wij vertellen u over de belangrijkste problemen bij zakelijk reizen en leggen uit hoe u deze kunt oplossen.

Probleem # 1. Traag goedkeuringssysteem

Elke reis is een hoop correspondentie waarin ik als tussenpersoon optreed. Het kost veel tijd om berichten te verzenden, bovendien is er een kans om in de war te raken en fouten te maken, vooral als er meerdere mensen vliegen.

Ik heb een keer een medewerker verkeerd begrepen en een ticket voor de verkeerde vlucht afgesproken. Het was niet-restitueerbaar, dus het bedrijf moest geld uitgeven aan een tweede ticket, met de juiste datum, en ongeveer 10 duizend roebel verliezen.

Hoe het probleem op te lossen?

Kort: automatiseer het proces.

Diensten voor het online boeken van reizen kunnen deze taak aan - ik heb het getest. Het kan worden gebruikt om zakenreizen te plannen, vlieg- en treinkaartjes te kopen en hotels te boeken. U hoeft niet te betalen voor het aansluiten en gebruiken van de dienst.

De service kan niet alleen worden gebruikt door de hoofd- en kantoormanager, maar ook door alle medewerkers van het bedrijf. Er is geen limiet op het aantal gebruikers, dus ik heb onmiddellijk de gegevens van alle jongens die op zakenreis gaan geüpload naar het profiel van Lifehacker op OneTwoTrip for Business. U kunt het handmatig toevoegen of vanuit XLS- en CSV-bestanden. Om dit te doen, is er in het gedeelte "Werknemers" een knop "Importeren".

Bij het toevoegen van een gebruiker kunt u direct de gegevens van Russische en buitenlandse paspoorten invoeren, zodat u deze niet iedere keer opnieuw hoeft in te vullen.

Voor elke medewerker kunt u een reislimiet instellen en toegangsrechten beperken. Stel bijvoorbeeld een limiet in voor één bestelling en selecteer een hotel tot drie sterren. Wanneer een medewerker vertrekt, wordt zijn profiel geblokkeerd. Hij zal zijn persoonlijke account niet kunnen invoeren, maar de hele geschiedenis en rapportage over hem blijft behouden.

Dit vereenvoudigde mijn werk enorm: een medewerker kan met zijn wachtwoord inloggen op zijn persoonlijke account, de gewenste vlucht en hotel selecteren en boeken zonder te betalen. Om akkoord te gaan met tickets, hoef je geen screenshots naar Telegram te sturen: de directeur, als beheerder, ziet de reserveringen en bestellingen van alle medewerkers in het gedeelte "Bestellingen".

Probleem #2. Hoge kosten

We proberen reizen van tevoren te plannen om tickets goedkoper te kunnen kopen. Toegegeven, dit lukt niet altijd.

Hoe het probleem op te lossen?

Kort: bespaar op tickets en hotels door ze te kopen via de online reisservice.

OneTwoTrip for Business garandeert dat vliegtickets hetzelfde of goedkoper zijn dan voor particulieren.

Besparingen worden gerealiseerd door een hoge omzet en directe contracten met luchtvaartmaatschappijen en hotels.

De site biedt ongeveer 2 miljoen accommodatiemogelijkheden voor verschillende budgetten: hotels, appartementen, hostels. Meer dan 1.000 van de meest populaire hebben hun eigen relatie met OneTwoTrip for Business. Staat het object dat de klant nodig heeft niet in het systeem, dan kan de dienst er op verzoek een contract mee afsluiten.

Als de plannen worden bevestigd en de reis wordt goedgekeurd, kunnen tickets in twee klikken worden gekocht. Zo niet, annuleer dan gewoon uw reservering. Alle loyaliteitskaarten van luchtvaartmaatschappijen zijn geldig, dus u kunt mijlen blijven verzamelen. De dienst regelt acties met banken: het kan bijvoorbeeld cashback teruggeven met bonussen voor aankopen met een corporate card.

Probleem # 3. Lange ticketing en facturering

Als de tickets en het hotel zijn overeengekomen met de manager, neem ik contact op met de luchtvaartmaatschappij en het hotel om een factuur voor de betaling te ontvangen. Elke organisatie heeft zijn eigen betalingsregels voor rechtspersonen: ergens moet je een e-mail schrijven, ergens moet je een Excel-bestand met bedrijfsgegevens invullen, ergens - een formulier op de website. Het gebeurde dat ik herhaaldelijk de hotline moest bellen om documenten te krijgen. Het kost veel tijd en de uitgifte van tickets duurt soms meerdere dagen. Sommige bedrijven verstrekken helemaal geen facturen aan rechtspersonen. In dergelijke gevallen moet u de aankoop opgeven en een andere vlucht of hotel zoeken.

Hoe het probleem op te lossen?

Kort:betaal voor tickets en het hotel met één factuur op de website van de dienst voor het organiseren van zakenreizen.

Op OneTwoTrip for Business kunnen ik en andere medewerkers die over de juiste toegang beschikken net zo gemakkelijk als individuen tickets en hotels boeken en betalen. Het hele proces duurt 2-3 minuten: je vult je persoonlijke account in, vult de datum en bestemming in en selecteert de gewenste vlucht. U hoeft geen paspoortgegevens en bonuskaartnummer in te voeren, deze worden automatisch geladen wanneer u een medewerker uit de lijst selecteert.

Daarnaast kun je een complex reisschema maken of je reis flexibeler inrichten. Vlieg bijvoorbeeld een dag met verschillende airlines: 's ochtends van Ulyanovsk naar Moskou met Aeroflot, en 's avonds terug op Pobeda. Dit is toegestaan omdat de online service tickets van verschillende luchtvaartmaatschappijen in één bestelling kan "lijmen". Organiseert u uw reis zelf, dan kost het in dit geval meer tijd: correspondentie met twee luchtvaartmaatschappijen, twee facturen voor betaling, twee keer zoveel afsluitdocumenten.

U kunt de tickets en het hotel op twee manieren betalen: met borg en met een zakelijke bankpas. Ik gebruik een aanbetaling - je moet het van tevoren aanvullen voor elk bedrag door te factureren vanuit het gedeelte "Account". De aankoop vindt direct plaats, en niet alleen tijdens de openingstijden van de bank.

Voor elk probleem kunt u contact opnemen met het servicesupportteam. Ze werkt de klok rond en zal helpen, zelfs als er overmacht is in de avond of in het weekend.

Probleem nr. 4. Documenten sluiten

De zakenreis eindigt niet bij de aankoop van tickets en hotelreserveringen. Er is veel meer inspanning nodig om de slotdocumenten op te stellen. Ze moeten apart worden aangevraagd bij de luchtvaartmaatschappij en het hotel, die ze uitsluitend op papier toesturen. Zendingen komen vaak niet per post aan en gaan verloren. Dit komt tijdens de rapportageperiode aan het licht, dus u moet dringend op zoek naar de contactpersoon van iemand die de sluitingsdocumenten kan dupliceren.

Hoe het probleem op te lossen?

Kort:toevertrouwen de vorming van afsluitende documenten OneTwoTrip for Business.

In OneTwoTrip for Business met facturen en rapporten is alles veel eenvoudiger. Elke maand ontvangen we een akte voor alle diensten en een factuur voor hotels met btw, elk kwartaal - een akte van verzoening. Alle facturen en rapporten worden opgeslagen in de sectie "Documenten". U kunt configureren welke van de medewerkers toegang tot hen heeft - secretaresse, accountant, manager. Documenten hebben geen beperking op de opslagperiode in uw persoonlijke account en zijn op elk moment beschikbaar.

Wat is de bottom line?

Het organiseren van zakenreizen door bespaart geld en tijd. Met de service kunt u:

• lange correspondentie met luchtvaartmaatschappijen en hotels weigeren;
• coördineer reizen rechtstreeks met het hoofd;
• boek de meest voordelige vlucht- en accommodatiemogelijkheden;
• kaartjes uitgeven en het hotel in 2-3 minuten op één plek;
• tickets betalen zonder op de factuur te wachten;
• vereenvoudigen de voorbereiding en opslag van afsluitdocumenten.