Lifehack om snel een afspraak te maken - open toegang tot je agenda

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

In dit artikel deel ik een merkwaardige Google Agenda-functie die uw interacties met partners drastisch kan vereenvoudigen.

Hoe lang doe je erover om een afspraak te maken met een vriend of collega?

In een ideale wereld zijn een paar zinnen voldoende: "Donderdag om vier uur?" - "Ja!".

In werkelijkheid, hoe actiever je je ontwikkelt, hoe meer contacten en hoe moeilijker het is om een ontmoeting te regelen of zelfs maar te bellen in Skype. U heeft zaken, uw partner heeft zaken. Het eindeloze "mailtennis" van goedkeuringen begint.

Of u bent directeur van een groot bedrijf. Uw planning moet worden gezien door alle werknemers, sommige partners, evenals familie en vrienden. En ook dit schema verandert voortdurend.

Wat te doen?

Ze komen ons te hulp…

Kaizen en Kanban

We staan dus voor twee elkaar uitsluitende taken:

• beheer steeds meer geplande contacten;
• besteed er zo min mogelijk middelen aan.

Dit doet je niet denken aan het klassieke probleem van de Kaizen-filosofie: hoe kun je kosten verlagen en tegelijkertijd de kwaliteit verbeteren?

Laten we daarom, om het probleem op te lossen, een van de Kaizen-tools gebruiken - kanban.

Kanban werd ooit een geavanceerde methode om de productie te organiseren, toen in plaats van onderdelen langs de transportband te "duwen" (de materialen brachten, gelost en vervolgens zelf uitzoeken), er werd getrokken (elke volgende sectie geeft aan de vorige aan hoe veel materiaal dat hij nu nodig heeft).

Dezelfde "pull" kan worden gebruikt in uw persoonlijke tijdbeheer.

Directe toegang tot uw agenda

Waarom niet aan alle partners geven? Zo'n functie zit bijvoorbeeld in Google Agenda.

1. Evenement organiseren? U hoeft niemand op de hoogte te stellen. Wie wil kan alles zelf zien en zelfs zijn deelname bevestigen.
2. Of u kunt zelfs individuele (belangrijkste) partners toestaan om evenementen in uw agenda te maken. En je bevestigt het al. Extreem? Nou ja, misschien.:) Maar er is zo'n mogelijkheid!
3. Het evenement bevat informatie over tijd, plaats en werving van deelnemers. Dit bespaart tijd op onnodige vragen.
4. Noch een dagboek, noch speciale programma's zijn nodig. Een gewone browser of zelfs een smartphone is voldoende.
5. Na het gesprek kunt u hiervan een kort protocol maken en daar opnemen in de agenda.
6. En vooral vind ik deze functie leuk om kalenders van verschillende mensen over elkaar heen te leggen:

Kijk hoe goed alle vensters zichtbaar zijn waarin je een gezamenlijke vergadering kunt schuiven!

En het allerbelangrijkste, al die eindeloze vragen "Wat doe je in …?", "Kun je in …?" zal in het verleden blijven.

Hoe zit het met de privacy?

Om het intact te houden, kun je afsluiten waar je precies mee bezig bent.

Het was:

Werd:

Daarnaast kun je verschillende kalenders maken voor werk en privé. En geef bijvoorbeeld alleen toegang aan de werknemer.

Totaal

De effectiviteit van zelfs een eenvoudig hulpmiddel als een kalender hangt af van hoe u het gebruikt.

Het delen van uw agenda kan niet alleen uw persoonlijke productiviteit verhogen, maar ook de productiviteit van kleine teams.

P. S. Ik schreef dit artikel samen met mijn vriend Vlad Epanchintsev. Dankzij hem!

Schrijf in de reacties

Hoe regel je afspraken? Gebruik je Google Agenda?