Hoe productiever te zijn: tips van de maker van de Asana-service

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

De geweldige Quora-service blijft ons verrassen met geweldige antwoorden op prangende vragen. Deze keer willen we je vertellen wat Justin Rosenstein, een uitstekende programmeur en internetondernemer, die zijn best heeft gedaan om beroemde projecten als Gmail, Facebook en Asana te maken, vertelde in reactie op de uitnodiging om zijn geheimen van productiviteit te delen.

Tijdens zijn ambtstermijn als programmeur en projectmanager heeft Justin uit de eerste hand geleerd hoe belangrijk de juiste organisatie is, en hij heeft veel energie gestoken in deze kwestie. Als gevolg daarvan realiseerde hij zich dat de effectiviteit van elke activiteit afhankelijk is van veel parameters en optimalisatie in drie richtingen tegelijk vereist: het ordenen van je omgeving, je geest en het eigenlijke werkproces.

Optimalisatie van de omgeving

Vermijd afleiding

Laten we meteen beginnen: multitasken schaadt je productiviteit!

Ja, je gevoelens kunnen je bedriegen, en je kunt je een productiviteitsgenie voelen terwijl je aan meerdere taken tegelijk werkt. Maar in werkelijkheid is dit niet het geval, en talrijke wetenschappelijke studies bewijzen dit. Het herhaalde constante schakelen tussen taken vertraagt je echt!

Daarom is focus het eerste en belangrijkste.

• Schakel 'Niet storen' in op uw mobiele telefoon.
• Sluit alle browservensters en -tabbladen die geen verband houden met de huidige taak.
• Als u een brief moet sturen, ga dan niet verder om ongelezen correspondentie te bekijken.
• Schakel nieuwe e-mailmeldingen uit op uw computer.
• Log uit bij alle chats.

Zoek naar de staat van de stroom

Als je constant afgeleid bent en je hele dag bestaat uit een wirwar van vergaderingen, telefoontjes en gesprekken met collega's, dan is het erg moeilijk om die speciale toestand genaamd flow te vinden. Het is in deze staat dat de beste prestaties worden bereikt en oplossingen voor zelfs de meest complexe problemen komen.

• Reserveer speciale tijden voor vergaderingen en conferenties. Laat al uw collega's weten dat u het beste alleen op dit moment contact met u kunt opnemen.
• Vraag indien mogelijk uw bedrijfsleiding om één dag per week vrij te maken waarop er niet wordt vergaderd.
• Houd uw prestaties bij op verschillende tijdstippen van de dag. Probeer de taken te verdelen in overeenstemming met de gemaakte observaties.

Meester werkinstrumenten

Als uw hoofdwerk is verbonden met de computer, verspilt u elke keer dat u naar de muis reikt een paar seconden en verlaat u de stroomstatus. Leer en gebruik de meest essentiële sneltoetsen die u niet alleen tijd besparen, maar ook afleiding verminderen.

• Sneltoetsen zijn niet alleen in elk programma aanwezig, maar ook in de meeste webapplicaties. Velen van hen zijn identiek, dus als je eenmaal één sneltoets hebt geleerd, kun je deze altijd gebruiken.
• Gebruik een programma om snel vensters op uw bureaublad te ordenen.

De geest optimaliseren

Alles wat je moet weten over goede motivatie en betrokkenheid vind je in de boeken van een Amerikaanse journalist en schrijver. Van hen leer je dat je eigenlijk niet met tijd of taken moet omgaan, maar met je energie.

Neem regelmatig pauze

Gezond verstand vertelt ons dat hoe meer tijd we op het werk doorbrengen, hoe meer we gedaan krijgen. Maar dit is helemaal niet waar. Mensen zijn geen robots, we hebben tijd nodig om te herstellen en te rusten. Onderzoek toont aan dat het nemen van een korte pauze om de 90 minuten uw algehele productiviteit aanzienlijk kan verhogen.

Mediteren

Hier is alles al geschreven over de voordelen van meditatie.

Zorg goed voor je lichaam

• Drink water. Aan het begin van elke dag zette ik vijf hoge glazen water op mijn tafel. Ik drink ze de rest van de dag allemaal op. Door hun uiterlijk kan ik de noodzaak om meer te drinken niet vergeten.
• Eet juist. Een stevige maaltijd met een teveel aan koolhydraten kan een echte ramp zijn voor je productiviteit.
• Ga sporten. Als je minimaal twee keer per week cardio traint, krijg je een extra energieboost.
• Kortom, zorg ervoor dat u uw vrije tijd niet gebruikt om uzelf iets aan te doen, maar om uw energiereserves te herstellen en te vergroten.

Vind de oorzaken van uitstelgedrag en los ze op

We stellen meestal uit, niet omdat we pathologisch lui zijn, nee. Meestal is de reden dat de taak die voor ons ligt ons een soort latent (of duidelijk) ongemak veroorzaakt. U kunt dit op de volgende manieren voorkomen:

• Probeer eerlijk aan jezelf toe te geven wat de reden is voor je uitstelgedrag en uitstelgedrag. Schrijf op papier wat u specifiek niet leuk vindt aan uw baan of huidige taak.
• Breek de taak op in verschillende eenvoudige stappen en voer ze een voor een uit.
• Als je jezelf op dit moment niet kunt dwingen om iets te doen, ga dan naar een andere, gemakkelijkere en leukere, en loop niet meteen doelloos door de Facebook-feed te bladeren. In dit geval zal je werk op de een of andere manier bewegen en niet stilstaan.

Proces optimalisatie

Zorg voor een duidelijk werkplan. Verdeel daarin duidelijk al je taken naar belangrijkheid en urgentie. Het nauwkeurig prioriteren van zaken is de sleutel tot productief zijn.

• Begin pas met werken als alle volgende stappen glashelder en begrijpelijk voor u zijn.
• Begin met de essentie. Bepaal wat je doel is. Waarom wil je het bereiken? Welke stappen zijn nodig om dit te bereiken? Wie is verantwoordelijk voor elke stap? In welke volgorde moeten de acties worden uitgevoerd?

Stel een team samen. Sommige mensen werken liever alleen, maar zo worden grote dingen niet gedaan.

• Zoek een teamgenoot met wie je het gemakkelijkst kunt samenwerken. Soms zijn er taken waar je meerdere dagen alleen voor kunt strijden, maar ze zullen ook in een paar uur worden voltooid met de hulp van een partner. "Pair-programmering" is een veelgebruikte techniek in softwareontwikkeling, maar kan op al het andere worden toegepast.
• Als je toch liever alleen aan het werk bent, heb dan soms korte gesprekken met jezelf. Je kunt jezelf vragen stellen over waar je op dit moment mee bezig bent, welke moeilijkheden je bent tegengekomen en welke taken je direct in een teksteditor of tijdschrift moet oplossen. Het formuleren en opschrijven van de antwoorden op deze en andere vragen helpt veel om het proces van buitenaf te bekijken.
• Stel deadlines in en maak ze publiekelijk bekend. Als je vol vertrouwen in het bijzijn van iedereen hebt gezegd dat je dit werk voor vrijdag zult afronden, dan zul je je uiterste best moeten doen om niet bekend te staan als ijdel gepraat.
• Volg de voortgang van elke taak. Als maker van de service raad ik het natuurlijk aan voor het organiseren van individueel en teamwerk.
• Maak aan het einde van elke dag tijd vrij om de balans op te maken. Probeer eerlijk te zijn over uw huidige prestaties en mislukkingen. Trek conclusies uit de fouten die je maakt.

De bovenstaande tips en trucs alleen betekenen te weinig om je van de ene op de andere dag de meest productieve persoon ter wereld te maken. Maar samen bouwen ze een krachtig systeem op waarmee u vele malen efficiënter kunt werken.