Hoe Gmail effectief te gebruiken: 25 tips

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-01-13 02:34

Zelfs als u elke dag met Google Mail werkt, is de kans groot dat u niet alle mogelijkheden ervan kent. Hier zijn 25 tips om Gmail effectief te gebruiken, waardoor veel taken gemakkelijker worden en u tijd bespaart.

1. Waar te beginnen?

Verander de achtergrond

In plaats van de gebruikelijke witte Gmail-achtergrond te zien, kun je je inbox opfleuren met iets flitsends. Selecteer gewoon het gedeelte "Thema's" in de instellingen in de rechterbovenhoek om een nieuwe achtergrond in te stellen uit de voorgestelde opties, of upload uw eigen afbeelding.

Als alternatief kunt u experimenteren met de interface-instellingen. In de "Ruimte" modus heb je veel vrije ruimte, en "Compact" is goed wanneer je zoveel mogelijk berichten op het scherm moet passen.

Vrienden (en berichten) toevoegen

Om uw contacten en oude berichten aan het systeem toe te voegen (het maakt niet uit of u Gmail voor het eerst gebruikt of een extra account aanmaakt), gaat u naar "Instellingen" → "Accounts en import" en selecteert u de link "E-mail importeren en contacten". Hiermee kunt u uw gegevens uit andere mailboxen toevoegen.

Gmail eruit laten zien als Outlook

Schakel in Instellingen → Lab de functie Voorbeeldvenster in om de volledige tekst van berichten aan de rechterkant te zien, net als in Outlook. Gewoonte is een tweede natuur, dus als je je hele leven met zakelijke e-mail hebt gewerkt en nu net probeert om vertrouwd te raken met Gmail, zal Viewport je overstap gemakkelijker maken.

Eenmaal ingeschakeld, ziet u verschillende weergave-opties in het vervolgkeuzemenu links van de instellingen.

Focus op de essentie

Gmail kan bepalen welke berichten belangrijker voor je zijn. Slim, hè? Selecteer onder Instellingen → Postvak IN Mijn e-mailactiviteit bijhouden … om Gmail uw berichten te laten analyseren.

U kunt ook de functie "Markeringen opnemen" of "Filters negeren" selecteren (hieronder bespreken we meer over filters) en het maptype wijzigen zodat belangrijke berichten bovenaan worden weergegeven. Vervolgens kunt u in het menu "Instellingen" → "Algemeen" in de sectie "Bureaubladmeldingen" (als u de browser Chrome, Firefox of Safari gebruikt), de optie "Belangrijke e-mailmeldingen inschakelen" selecteren.

Weg met de draad van letters

Er zijn twee soorten mensen: zij die houden van de functie Chaining en zij die er een hekel aan hebben met de kracht van duizend zonnen. Als u tot de tweede groep behoort, gaat u naar het gedeelte "Instellingen" → "Algemeen" en schakelt u de "Letterkettingen" uit.

2. Behoud orde

Alles archiveren

Gmail maakt het mogelijk om berichten te archiveren in plaats van ze te verwijderen. Dit wordt gedaan zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over de beschikbaarheid van vrije ruimte en uw lade constant schoonmaakt. Als u een bericht wilt archiveren, opent u het en klikt u op het tweede pictogram van links (een vak met een naar beneden wijzende pijl). Het bericht wacht op u in het tabblad Alle berichten in de linkerzijbalk.

Houd uw archief bij

Het maakt niet uit hoeveel ruimte Gmail biedt voor gratis bestandsopslag, het is 2016 en mensen sturen steeds meer bijlagen. Als je je geheugenlimiet hebt bereikt, is het tijd om enkele berichten te verwijderen. Klik op de pijl in het zoekvak, markeer het item "Er zijn bijlagen", selecteer de grootte 10 MB en klik op de knop met een vergrootglas. Dit toont u alle berichten groter dan 10 MB. Vink het vakje aan voor de brieven die je zeker niet meer nodig hebt en stuur ze naar de prullenbak.

Reageren en archiveren

Waarom een e-mail in je inbox achterlaten als je hem al hebt beantwoord? Gebruik de functie "Verzenden en archiveren" om te voorkomen dat uw inkomende berichten onoverzichtelijk worden terwijl u wacht op een antwoord op uw brief. Ga naar "Instellingen" → "Algemeen" en selecteer "Toon knop" Verzenden en archiveren "in reactie". Nu kunt u op de gebruikelijke manier antwoorden, desgewenst berichten in uw inbox verzamelen, of onnodige e-mails direct archiveren wanneer u antwoordt.

Labels en filters gebruiken

U kunt aan elk bericht een label toevoegen. Nieuwe snelkoppelingen verschijnen in de linkerzijbalk. Open gewoon de brief en klik op het pictogram "Labels" - het is de tweede van rechts. Maak nu een nieuwe snelkoppeling of selecteer een bestaande (trouwens, je kunt de snelkoppeling vanuit de zijbalk rechtstreeks naar je bericht slepen).

Klik op de knop 'Meer' en selecteer 'Vergelijkbare e-mails filteren' en vervolgens 'Een filter maken op basis van deze zoekopdracht'. Je kunt een apart artikel schrijven over Gmail-filters, dus zie het gedeelte "" voor meer informatie.

Koop extra opslagruimte

Als je het gedoe van het opslaan van bestanden helemaal beu bent, kun je geld uitgeven aan extra ruimte. Scroll naar beneden op de berichtenpagina en in de linkerbenedenhoek ziet u hoeveel ruimte u nog heeft, evenals de link "Beheren".

Als je bijna 100% van de beschikbare ruimte bezet, volg dan de link. Het 100 GB-abonnement kost 139 roebel per maand en de extra ruimte kan niet alleen worden gebruikt voor Gmail, maar ook in Google Drive en Google Foto's, als je ze gebruikt.

3. Neem het serieus

De weergavemodus van e-mails op de pagina wijzigen

Probeer het aantal berichten per pagina te verhogen tot 100, zodat u in één oogopslag het hele scala aan brieven kunt bekijken. Ga naar Instellingen → Algemeen → Maximaal paginaformaat. Daar kun je er ook voor kiezen om 10, 15, 20, 25 en 50 berichten per pagina weer te geven.

Verdeel alles op kleur

U kunt een bericht heel snel als belangrijk markeren, maar verschillende berichten kunnen een verschillende mate van belangrijkheid hebben. Ga naar Instellingen → Algemeen → Sterren en selecteer Alle sterren. Als u nu op de ster klikt en de letter markeert, verandert deze met elke klik van kleur. Dit zal u helpen uw belangrijke berichten te sorteren op hun inhoud.

Zet berichten om in takenlijsten

De kans is groot dat je je inbox al ziet als een enorme takenlijst. Dus waarom zou u uw e-mails niet omzetten in taken die u kunt doorstrepen? Klik op de knop "Meer" in het actieve gesprek en selecteer "Toevoegen aan taken". Deze thread wordt nu weergegeven in Google Taken, samen met een link naar het oorspronkelijke bericht.

Houd het aantal ongelezen berichten bij

Schakel in het gedeelte "Instellingen" → "Laboratorium" de functie "Icoon van ongelezen berichten" in. Als jij, zoals ieder normaal mens, je mail-tabblad de hele dag open hebt staan, dan zie je altijd hoeveel ongelezen berichten je nog hebt. Dit is voor het geval je geen stress hebt.

Offline werken

Als je de Google Chrome browser gebruikt, heb je de mogelijkheid om offline in mail te werken. Natuurlijk kunt u geen nieuwe berichten verzenden en ontvangen, maar u kunt wel brieven van map naar map verplaatsen en concepten maken. Ga naar Instellingen → Offline om deze functie in te schakelen.

Geef toegang tot uw account aan een secretaresse

Als je de brieven nog steeds niet aan kunt, kun je al deze gruwel overbrengen op je secretaresse. Ga hiervoor naar "Instellingen" → "Accounts en import", selecteer "Toegang verlenen tot uw account" en voeg andere Google-gebruikers toe. Ze hebben niet het recht om uw instellingen en wachtwoord te wijzigen, maar ze kunnen berichten lezen, archiveren en natuurlijk beantwoorden. De brief wordt ondertekend met uw naam en de naam van uw secretaresse tussen haakjes om verwarring te voorkomen.

4. Beheers de menselijke factor

Adressen blokkeren

Sommigen snappen de hints helemaal niet. Gelukkig kun je met slechts een paar klikken elke persoon (of website) blokkeren. Nadat u een bericht heeft ontvangen van iemand die u aan de zwarte lijst wilt toevoegen, klikt u op de pijl in de rechterbovenhoek en selecteert u de functie "Gebruiker blokkeren".

Nu gaan alle berichten van dit adres direct naar spam.

Vind oude brieven

Wil je snel alle berichten van een vriend in één keer terugvinden? Beweeg de cursor over de naam van de afzender, hetzij vanuit de inbox of vanuit een specifieke brief, en er verschijnt een contactkaart. Klik vervolgens op de link "Gesprekken" om alle berichten van die contactpersoon te bekijken.

Annuleer verkeerd verzonden berichten

We hebben allemaal wel eens per ongeluk brieven naar het verkeerde adres gestuurd. Gelukkig kun je in Gmail de verzending gewoon ongedaan maken. Ga naar het gedeelte "Instellingen" → "Algemeen" en schakel de functie "Verzenden ongedaan maken" in. Hier kunt u ook de tijdsperiode voor het annuleren van de verzending selecteren: van 5 tot 30 seconden. De volgende keer dat u een bericht verzendt, ziet u bovenaan "Annuleren".

Groepsberichten overslaan

U kunt de groepsberichtenreeks eenvoudig verlaten door op de knop Meer te klikken en Negeren te kiezen. Nu slaat u alle berichten over, behalve die waarbij u de enige ontvanger van de brief bent.

Als u wilt terugkeren naar het groepsbericht, voert u de zoekopdracht is: gedempt in het zoekvak in, zodat u alle genegeerde discussies ziet. Kies vervolgens Niet negeren in het menu Meer. Tenzij je natuurlijk helemaal geen medelijden met jezelf hebt.

5. Bespaar tijd

Maak onderweg nieuwe accounts

Stel dat u berichten heel zorgvuldig wilt filteren of bijvoorbeeld een extra account wilt maken voor services die al uw Gmail-hoofdaccount gebruiken. In dit geval kunt u een virtueel postadres maken dat aan het hoofdadres is gekoppeld door simpelweg "+ elk woord" toe te voegen voor het @-teken terwijl u typt. Bijvoorbeeld: "uw adres is [email protected]" voor online winkelen.

Alle antwoordberichten gaan naar uw hoofd-Gmail-adres.

Berichten verzenden in je slaap

Laat klanten en collega's denken dat u een manische workaholic bent door ze te programmeren om 's nachts berichten te verzenden met behulp van een extensie die beschikbaar is voor Chrome, Safari en Firefox. Met de gratis versie kun je tot 10 berichten per maand versturen.

Bovendien verandert deze extensie uw e-mails in herinneringen en worden ze pas in uw inbox weergegeven als u klaar bent om ze te beantwoorden. Dit is ideaal om op vrijdagavond het uiterlijk van een lege inbox te creëren.

Automatisch dubbele verzoeken beantwoorden

Als vervelende klanten u overspoelen met hetzelfde type verzoeken, hoeft u niet steeds hetzelfde antwoord te typen. Schakel gewoon de functie "Reactiesjablonen" in de sectie "Instellingen" → "Laboratorium" in. De volgende keer dat u een antwoord afdrukt, slaat u het op als sjabloon en kunt u het gerust naar dezelfde verzoeken sturen.

6. Klik minder

Geef je muis een pauze

Bijna alles in Gmail kan met het toetsenbord worden gedaan. Standaard sneltoetsen werken standaard, maar vergeet niet naar Instellingen → Algemeen te gaan en de functie Sneltoetsen in te schakelen. Sla uw wijzigingen op en klik vervolgens op het vraagteken om mogelijke sneltoetsen te zien.

Stop met het controleren van andere mailboxen

Klik in het gedeelte "Instellingen" → "Accounts en importeren" op de link "Voeg uw POP3-mailaccount toe" en Gmail zal uw e-mail uit andere mailboxen downloaden. Stel vervolgens het verzenden van berichten in: u kunt zowel vanaf uw Gmail-adres als vanaf andere e-mailadressen antwoorden.