Hoe plannen niet te verstoren en deadlines te halen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Denk aan de planningsfout en wees niet te optimistisch over uw opties.

Als je er ooit niet in bent geslaagd om op tijd klaar te zijn of de taak op tijd af te ronden, is het goed mogelijk dat je het slachtoffer bent geworden van een planningsfout. Dit is een van de meest voorkomende cognitieve vooroordelen. We maken deze fout ook al weten we dat het in het verleden langer duurde. Dit komt omdat we te optimistisch zijn over onze mogelijkheden en de kans op onvoorziene omstandigheden onderschatten.

Een huis wordt bijvoorbeeld alleen op tijd gebouwd als de leveringen geen vertraging oplopen, werknemers geen vrije tijd nemen en het weer perfect is. Er is altijd de mogelijkheid dat er iets mis gaat. We vergeten het meestal en stellen onmogelijke deadlines. Maar als u zich deze denkfout herinnert, kunt u negatieve gevolgen vermijden. Blogger Thomas Oppon vertelde wat hiervoor moet gebeuren.

1. Weersta de drang om alleen dringende zaken aan te pakken

Afleiding en kleine urgente taken ondermijnen de concentratie bijna een half uur, en de productiviteit lijdt daaronder. Uw succes hangt daarom af van het vermogen om onderscheid te maken tussen urgente en belangrijke taken.

Het belangrijke is zelden urgent en het urgente is zelden belangrijk.

Dringende zaken vragen om onmiddellijke aandacht. Meestal zijn dit telefoontjes, vergaderingen, taken met deadlines. De belangrijkste helpen om langetermijndoelen te bereiken en serieuze projecten uit te voeren. Helaas stellen we ze meestal uit tot later en handelen we dringende zaken af. Het geeft een gevoel van productiviteit, maar we komen niet echt in de buurt van onze hoofddoelen.

Beperk de tijd die u besteedt aan onbelangrijke urgente taken zoals het ontleden van e-mail en concentreer u op de belangrijke dingen.

2. Splits grote taken op in kleine stappen

Hoe meer punten in je project, hoe groter de kans dat er iets mis gaat. Overweeg alle stappen en maak een stappenplan. Stel dan deadlines in. Trek een half uur of een uur uit om één stap te voltooien. Als de taak te groot is en het uur is niet genoeg, deel het dan op in kleinere.

Zulke strakke deadlines dwingen je om op zoek te gaan naar de meest productieve manier van werken om op tijd te zijn. Als u klaar bent, bekijkt u uw resultaten. Er zijn toch zeker taken die niet sneller kunnen worden voltooid, en vice versa, taken waarvoor de tijd nog meer kan worden verkort. Denk na en breng de nodige wijzigingen aan in uw planning.

3. Gebruik een tomatentimer

Houd bij hoeveel tijd u aan bepaalde taken besteedt. Dit zal u helpen een realistisch idee te krijgen en overoptimisme bij de planning te overwinnen. De tomatentechniek werkt goed voor tracking.

Volgens haar moet je 20, 30 of 40 minuten intensief werken en daarna een korte pauze nemen. De intervallen worden van elkaar gescheiden door een timer. Deze techniek helpt u grote, complexe taken op te splitsen in hanteerbare stappen. Als u eenmaal aan een interval bent begonnen, wilt u de klus afmaken zonder door iets anders te worden afgeleid.

4. Pas op voor degenen die inbreuk maken op uw tijd

Bescherm uw werktijd. Zeg vaker nee. Dan kunt u zich concentreren op uw eigen taken en projecten in plaats van alleen te reageren op verzoeken van anderen.

Als je ja zegt tegen anderen, zorg er dan voor dat je geen nee zegt tegen jezelf.

Paulo Coelho schrijver

Laat je niet meeslepen in dingen waar je geen tijd voor hebt. Het is moeilijk te weigeren, maar je moet het leren omwille van je eigen concentratie en gemoedsrust.

conclusies

We voelen ons overweldigd door planningsfouten. Maar als je het probleem op tijd ziet en oplost, zal het de jouwe niet zoveel pijn doen. Vertrouw daarom niet op een subjectief idee van hoe lang iets zal duren. Meten en vergelijken. Onthoud hoe uw plannen de vorige keer samenvielen met de werkelijke stand van zaken:

• Wat ging er goed en wat ging er mis?
• Wat kun je de volgende keer anders doen?

Houd uw voortgang bij en neem beslissingen op basis van deze gegevens.