20 effectieve tijdmanagementtechnieken

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Organiseer je leven zodat je geen minuut verspilt.

1. Regel 1-3-5

Je werkuren gedurende de dag zijn beperkt en de 1-3-5-regel stelt je in staat om het verstandig te besteden. De essentie is als volgt: op een dag kun je slechts één grote taak doen, drie middelgrote en vijf kleine. Er zijn in totaal negen gevallen, niet meer en niet minder. De regel zal helpen om het puin geleidelijk op te ruimen, op tijd te zijn en niet te overbelasten.

2. De regel van drie

Voor degenen die niet op de hoogte zijn van cijfers of geen negen dingen per dag kunnen doen, bedacht Chris Bailey, auteur van My Productive Year, de regel van drie. Er staat dat elke dag de drie belangrijkste dingen doen voldoende is om productief te zijn.

In plaats van je energie en aandacht te verstrooien over een paar dozijn items op een checklist, kies je gewoon de drie belangrijkste taken van de dag en concentreer je je daarop. Selecteer er de volgende dag nog drie, enzovoort. Hierdoor blijf je gefocust. Dezelfde regel kan worden toegepast op het stellen van doelen voor de week, de maand of het jaar.

3. Methode 10 minuten

Heeft u een taak waar u niet aan wilt beginnen? Zeg tegen jezelf: "Ik doe dit maar 10 minuten en dan ga ik wat rusten." Hoogstwaarschijnlijk wordt u gedurende deze tijd naar uw werk getrokken en kunt u niet langer stoppen.

4. Pomodoro

Dit systeem is uitgevonden door Francesco Cirillo om het voor zichzelf gemakkelijker te maken om zich voor te bereiden op examens. Het helpt bij het concentreren van mensen die gemakkelijk worden afgeleid. Het is ook een goede manier om te bepalen hoeveel tijd u aan een bepaalde taak besteedt.

Zo werkt Pomodoro: je neemt een timer en stelt deze in op 25 minuten. Concentreer je daarna op je werk. Als de 25 minuten om zijn, rust je 5 minuten en doe je het weer opnieuw. Na vier cycli heb je een grote pauze van een half uur.

5. Methode 90/30

De 90/30-methode wordt gebruikt door schrijver en blogger Tony Schwartz, medeoprichter van Buffer Leo Widrich, literair criticus Benjamin Che Kai Wai en ondernemer Thomas Oppong.

De essentie is als volgt: je werkt 90 minuten hard, rust dan een half uur uit en herhaalt dan de cyclus. In dit geval besteed je de eerste 90 minuten aan de belangrijkste taak die je die dag moet doen, en de volgende delen aan minder belangrijke dingen.

Volgens onderzoek van The Enchanted World of Sleep door Yale-specialist Peretz Lafee is 90 minuten de optimale tijd voor een persoon om zich effectief op één taak te concentreren. En een half uur is genoeg voor volledige rust, wat wordt bevestigd door het onderzoek van Sleep and Wakefulness van neurofysioloog Nathan Kleitman.

6. Methode 52/17

Dit is een privéversie van de vorige methode. Het is niet anders, behalve in cijfers: je werkt 52 minuten en rust dan 17 minuten. Volgens het experiment The Rule of 52 and 17: It's Random, But it Ups Your Productivity, uitgevoerd door The Muse arbeidsbureau met behulp van de DeskTime-app, helpen deze tijdsperioden u productief te blijven en overwerk te voorkomen. Gebruik daarom de 52/17-methode als je voelt dat je niet de kracht hebt om 90 minuten achter elkaar te werken.

7. Kikkers eten

De methode is uitgevonden door Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs motiverende spreker en zelfhulpauteur Brian Tracy. Hij noemt "kikkers" onaangename en moeilijke taken die je moet voltooien, ondanks je tegenzin. Doe vanaf het begin van de dag één ding: eet de kikker op. En dan wordt het makkelijker voor je: je gooit deze steen van je ziel en zorgt voor een goed humeur voor de hele dag.

8. Tijdsblokken

Een onaangenaam aspect van takenlijsten is dat ze je geen idee geven van hoe lang een taak duurt. "Koop brood" en "Rapport afronden" nemen één regel in de lijst in beslag, maar deze taken zijn onvergelijkbaar in complexiteit en belang.

Een kalender is veel beter dan een takenlijst: je kunt de tijd visueel controleren. Je ziet een groot blok en realiseert je dat de taak niet gemakkelijk is. Probeer daarom de techniek van "tijdblokken": plaats ze op de kalender en wijs tijd toe voor elk volgens de complexiteit van de taak. En laat je tijdens het doen van deze of gene taak niet afleiden door anderen.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) is een productiviteitssysteem uitgevonden door businesscoach David Allen. De belangrijkste principes zijn als volgt:

1. Schrijf al je daden en ideeën op één plek, de zogenaamde Inbox.
2. Sorteer uw Inbox-inhoud periodiek door taken te prioriteren en te timen. Plaats notities in mappen op basis van hun inhoud - "Werk", "Thuis", "Winkelen" enzovoort.
3. Voer revisies uit - gooi onnodige aantekeningen weg, doorstreep voltooide zaken, verplaats materialen die hun relevantie voor het archief hebben verloren.
4. Wanneer alles is gepland, ga je verder met de uitvoering. Taken die in een paar minuten kunnen worden voltooid, onmiddellijk oplossen. Anderen kunnen worden gedelegeerd of op een kalender worden geplaatst.

U kunt alle fijne kneepjes van GTD ontdekken in onze gids.

10. ZTD

Leo Babauta, auteur van de productiviteitsblog Zenhabits, is van mening dat het GTD-systeem van David Allen erg complex is en te veel inspanning vereist. Hij biedt zijn Zen to Done-systeem aan. Om het te volgen, moet je 10 eenvoudige gewoonten ontwikkelen.

1. Verzamel alle informatie in de Inbox.
2. Verwerk alle records zonder ze op een laag pitje te zetten.
3. Plan uw belangrijkste doelen voor elke dag en uw grootste doelen voor de week.
4. Concentreer je maar op één ding tegelijk, zonder je aandacht te verstrooien.
5. Maak eenvoudige, korte takenlijsten.
6. Organiseer uw notities in categorieën op basis van hun inhoud, net als in de originele GTD.
7. Bekijk uw aantekeningen regelmatig en verwijder onnodige dingen.
8. Makkelijker maken. Maak de lijst van je taken en doelen korter, schrijf kort en duidelijk.
9. Om je op je werk af te stemmen, moet je te allen tijde een bepaalde dagelijkse routine aanhouden.
10. Doe wat je echt wilt doen.

11. Kanban

Japanse productiviteitsmethode die u helpt bij te houden wat u doet, wat u al hebt gedaan en wat er in de toekomst moet gebeuren. Kanban visualiseert de workflow visueel.

Je neemt een stickerbord (of schrijft je in voor een to-do manager zoals Trello) en tekent daarop drie kolommen: To do, Doing, Done. Schrijf vervolgens uw zaken op plaknotities en plaats ze in de juiste kolom, afhankelijk van wat u aan het doen bent en wat u al hebt gedaan.

12. De twee minuten regel

Deze regel is een integraal onderdeel van GTD, maar kan ook worden gebruikt als je geen fan bent van de techniek van Allen. Als de taak minder dan twee minuten duurt, doe deze dan onmiddellijk. Dus je ontlast je hersenen, omdat je niet meer aan deze zaak hoeft te denken.

13. Geen Postvak IN

Zero Inbox is uitgevonden door schrijver en prestatie-expert Merlin Mann, en het werkt goed met GTD. Mann paste het toe op e-mails, maar je kunt zaken, documenten, notities en andere informatie op dezelfde manier behandelen. Zoals de naam al doet vermoeden, is het doel van deze techniek om uw Postvak IN leeg te houden.

In het oorspronkelijke GTD-systeem stapelde de Inbox zich steeds meer op. Je moet de tijd nemen om ze op te lossen, en het is gemakkelijk om iets belangrijks over het hoofd te zien in een overvolle Inbox. Mann raadt aan om de inhoud uit elkaar te halen zodra deze arriveert. U opent een Postvak IN en beslist wat u met elk item wilt doen: verwijderen, delegeren, beantwoorden, uitstellen of voltooien. Sluit het niet voordat u een van de opgegeven acties met alle elementen hebt uitgevoerd.

Daarnaast helpen automatische filters in mail, slimme mappen en programma's voor het sorteren van documenten u tijd te besparen.

14. Vers of Gebakken

Vers of Gefrituurd vertaalt naar "Vers of Gefrituurd." Deze filosofie is gecreëerd door Dominate Your Day With the "Fresh or Fried" Prioritization System door blogger Stephanie Lee. Volgens haar zijn je hersenen 's ochtends als je wakker wordt 'fris', maar naarmate de dag vordert, 'frituren' ze. Dit betekent dat u het tijdstip van uw productiviteitspiek moet bepalen en tijd moet hebben om in deze periode alle belangrijke dingen op een dag te doen. Dit is hoe het werkt.

1. Aan het eind van de dag, als je al moe bent, neem dan 15 minuten de tijd om een takenlijst voor morgen te maken.
2. Verplaats de belangrijkste taken naar het begin van de dag, naar de sectie Vers. Dingen die je niet leuk vindt, worden daarheen gestuurd - de "kikkers". Ze moeten worden gedaan terwijl je nog kracht hebt.
3. Minder dringende, minder moeilijke en leukere dingen gaan naar de sectie Fried - dat wil zeggen 's middags, afhankelijk van je schema. Ze zullen je hersenen minder belasten.
4. Volg je lijst de volgende ochtend. Stel dan 's avonds een nieuwe samen.

Stephanie raadt FoF aan aan mensen die er elke nacht achter komen dat ze totaal uitgeput zijn, maar geen tijd hadden, ook al hebben ze de hele dag gewerkt.

15. IJsbergmethode

Ramita Sethi, auteur van I Will Teach You to Be Rich, gebruikt deze methode om informatie voor later op te slaan. Het werkt als volgt: je bewaart alle e-mails, notities, artikelen, lijsten op één plek - bijvoorbeeld in een notitieservice zoals Evernote of Notion, of als documenten. Verspreid deze materialen vervolgens met behulp van tags, mappen en categorieën - zoals u wilt.

Bekijk deze informatie elke 4-6 weken en ga na of deze in de praktijk kan worden toegepast. Als iets nutteloos is, gooi het dan weg of archiveer het. Hiermee kunt u uw eigen kennisbank maken.

16. Autofocus

Autofocus is uitgevonden door The Autofocus Time Management System door prestatie-expert Mark Forster. Dit planningssysteem is geschikt voor creatievelingen die GTD moeilijk kunnen volgen.

Schrijf al je activiteiten in een notitieboekje zonder enige volgorde. Ga vervolgens door de lijst, kies degene die zo snel mogelijk moeten worden gedaan en sorteer ze. Wanneer de dringende taken zijn opgelost, gaat u verder met de taken die u nu het leukst vindt. Als je iets nog niet hebt voltooid, verplaats het dan naar het einde van de lijst, je komt hier later op terug. En herhaal deze stappen dag na dag.

17. Eisenhower-matrix

Dit schema is gemaakt door de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower. De matrix heeft vier secties voor taken: niet-dringend en niet belangrijk, dringend maar niet belangrijk, belangrijk en niet-dringend, en dringend en belangrijk. Verdeel je taken in secties en je ziet waar je de meeste tijd aan besteedt en welke taken meer aandacht verdienen.

18. 4D-methode

4D is uitgevonden door Edward Ray, een motiverende schrijver en adviseur. De methode is bedoeld om mensen te helpen die geschokt zijn bij het zien van hun takenlijst en niet weten hoe ze alle verzamelde items moeten benaderen.

Ray stelt dat je maar vier woorden hoeft te onthouden voor de letter D, en dan verlies je de moed niet voor bergen werk. Daar zijn ze:

• Doen - Als u een taak heeft toegewezen gekregen, kunt u deze het beste nu doen en van de lijst afstrepen.
• Delegeren - wanneer je niet of geen tijd hebt om iets uit te voeren, maar je hebt een relatief vrije assistent, draag de taak dan aan hem over.
• Verwijderen - Sommige dingen zijn niet zo belangrijk. Gooi ze weg door ze permanent van de takenlijst te verwijderen. Als ze je onnodige verantwoordelijkheden proberen op te leggen, leer dan beleefd 'nee' te zeggen.
• Vertraging - Wanneer een taak te groot is of niet onmiddellijk moet worden uitgevoerd, kan deze worden uitgesteld. Maar je moet haar zeker duidelijke deadlines stellen, anders blijft ze dood.

Selecteer een taak, voer er een 4D-actie mee uit en ga verder met de volgende.

19. Timing

Gewoonlijk houden mensen die productief proberen te zijn bij hoeveel tijd ze aan belangrijke dingen besteden, en vergeten ze volledig de perioden waarin ze onzin doen te overwegen. Dit probleem wordt opgelost door de "Timing"-techniek, die is uitgevonden door de expert op het gebied van tijdbeheer Gleb Arkhangelsky. Het stelt u in staat te begrijpen waar uw tijd aan wordt besteed, leert u meer aandacht te besteden aan wat u doet en minder afleiding.

Neem een notitieboekje en noteer al je acties en hoeveel je ze hebt gedaan, met een nauwkeurigheid van 5-10 minuten. Leg werkmomenten, onderhandelingen, vergaderingen en zelfs tijd doorgebracht op YouTube en in games vast. Neem hiervoor een paar weken de tijd. Blader dan door het notitieboekje, herken je “chronofagen” op zicht en trek conclusies. Misschien moet je minder grappige video's kijken, of minder tijd besteden aan het drinken van koffie, of je vijand zijn telefoontjes.

20. Tim Ferriss-methode

Timothy Ferriss is een productiviteitsgoeroe die zijn eigen tweeregelige methode bedacht om werk te organiseren. De eerste is de 80/20-regel, of het Pareto-principe, dat stelt dat 80% van ons werk in 20% van de tijd kan worden gedaan. De overige 20% neemt 80% van de tijd in beslag. De tweede is de wet van Parkinson: werk vult alle tijd die eraan is toegewezen.

De implicatie hiervan, zegt Ferriss, is dat je niet harder hoeft te werken om alles te doen - je moet je beter concentreren. Laat u slechts 20% van de werktijd met volledige toewijding werken, maar u kunt alle echt belangrijke dingen opnieuw doen. En de resterende 80% kan worden besteed aan eenvoudige routine, zodat u zich kunt concentreren op prioritaire taken en overwerk kunt voorkomen.