Waarom een checklist een must is voor jou op het werk

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Een checklist lijkt een erg ouderwetse manier om je workflow te organiseren, omdat er zoveel moderne technieken zijn. Maar we staan klaar om u te overtuigen met één wetenschappelijk experiment, de mening van een doctoraat en de ervaring van de zanger van de groep Van Halen als argumenten.

In de moderne wereld krijgen we ongekende toegang tot informatie. We kunnen veel leren door simpelweg de juiste zoekterm te vragen of door online encyclopedieën te openen. Desalniettemin krijgen we met deze vlaag van informatie ook veel problemen.

We weten nu meer dan ooit tevoren, maar er is een probleem met het omzetten van theorie in praktijk, het waarde en bruikbaarheid ervan geven.

In veel opzichten heeft het informatietijdperk ons veel minder praktisch en wijs gemaakt. Laat ons veel weten, maar we verliezen snel de concentratie, we worden afgeleid van het belangrijkste, we laten de aandacht vervliegen. Bovendien verliezen we gemakkelijk de basis, essentiële achtergrondinformatie uit het oog en maken we fouten met een gevoel van eigen competentie.

Volgens chirurg en volksgezondheidsonderzoeker Atul Gawande, M. D., moeten mensen hun kennis optimaal benutten.

Atul Gawande Amerikaanse chirurg, journalist, schrijver

We kunnen mislukkingen als gevolg van onwetendheid vergeven. Als een persoon niet wist wat te doen in een bepaalde situatie, zijn we blij dat hij er alles aan heeft gedaan om het probleem op te lossen. Maar als hij wist hoe hij te werk moest gaan, maar deze informatie niet op de juiste manier toepast, is het moeilijk om niet boos te worden.

Fouten gemaakt vanwege de vaste overtuiging dat "ik weet het beste wat ik moet doen" vaak het pijnlijkst is. Je deed niet je best en faalde, maar volgde bewust het voorbeeld van overmoed en faalde. Volgens Atul Gawande is dit vergelijkbaar met hoe een simpele fout van een ervaren chirurg leidt tot de dood van een patiënt.

Hoe gaan we om met deze oceaan van informatie? Hoe maak je optimaal gebruik van kennis en laat je ruimte voor wonderen? Volgens Dr. Gawande kun je je eigen kracht en competentie voelen door een checklist te gebruiken.

Dr. Gawande bestudeerde zorgvuldig het effect van checklists op chirurgen, of liever, op het aantal gevallen van infectie van patiënten tijdens operaties. Ondanks het feit dat bij het experiment gerespecteerde en competente chirurgen betrokken waren, liepen ze allemaal op de een of andere manier het risico een fout te maken tijdens de operatie.

De checklist die aan de chirurgen werd voorgelegd, was kort en eenvoudig. Het leest:

Was je handen met zeep en water.
Veeg de huid van de patiënt af met een antisepticum.
Plaats steriel verband op het lichaam van de patiënt.
Zet een hoed, masker, steriele jurk en handschoenen op.

Medische studenten leren deze stappen uit hun hoofd, ze zijn duidelijk, eenvoudig en noodzakelijk. Maar een persoon is geen machine en hij kan een van de acties vergeten. Een stap overslaan kan leiden tot infectie, wat extra behandeling, financiële kosten en in het ergste geval de dood van de patiënt met zich meebrengt.

Verrassend genoeg begonnen de artsen, zodra deze checklist voor de ogen van de artsen verscheen, minder fouten te maken. Het aantal besmettingen daalde met 66%. Het heeft veel geld bespaard, maar nog belangrijker, het heeft meer dan duizend levens gered.

Natuurlijk is een checklist als een manier om gedachten te structureren, acties te stroomlijnen en de nodige informatie te onthouden niet alleen nuttig voor artsen, maar ook voor ieder van ons.

Misschien vindt u het aanstootgevend om een checklist te schrijven om niets te vergeten. U bent immers slim genoeg en kunt vertrouwen op uw eigen geheugen. Maar het belangrijkste doel van een checklist is discipline die u zal helpen het beoogde pad te volgen en fouten te voorkomen.

Waarom een checklist maken?

De checklist helpt u ervoor te zorgen dat u geen elementaire en eenvoudige informatie vergeet. Dr. Gawande gelooft dat de checklist een soort 'cognitief netwerk' creëert dat ons beschermt tegen onze eigen tekortkomingen - de grenzen van geheugen en aandacht. De checklist zorgt ervoor dat je veelvoorkomende waarheden niet vergeet op het moment dat vermoeidheid of luiheid nadert.
De checklist maakt je hoofd vrij en geeft hem de mogelijkheid om aan echt moeilijke taken te werken. Als je je geen zorgen meer maakt over simpele en triviale dingen, krijg je de kans om je te concentreren op moeilijke keuzes. Dit werkt vooral goed in gevallen waarin zich voortdurend onverwachte of ongeplande situaties voordoen en het nogal moeilijk is om jezelf onder controle te houden.
De checklist helpt om gedisciplineerd te zijn. Dit is belangrijk als het gaat om routinetaken. Als we eraan wennen om van dag tot dag iets te doen, verliezen we gemakkelijk enthousiasme en aandacht, maken we fouten en misrekeningen. Als je je te comfortabel voelt op je werkplek, je ontspant en je aandacht wordt afgeleid, helpt de checklist je elke minuut alert te blijven.
De checklist bespaart tijd. Je hoeft niet meer na te denken over elke stap: je hebt alles al beschreven op een stuk papier. Als er nu een beslissing moet worden genomen, is tijd de meest waardevolle hulpbron. Een checklist helpt je kostbare seconden te winnen.

Ja, een checklist is niet de meest originele manier om uw workflow te controleren. Maar tegelijkertijd blijkt deze eenvoudige tool ongelooflijk waardevol te zijn voor diegenen die fouten willen verminderen en de kwaliteit van hun werk willen verbeteren.

Hoe maak je een effectieve checklist?

Er zijn goede checklists en slechte checklists. Dus hoe maak je een checklist die je op weg helpt?

Focus alleen op simpele dingen. Het doel van een goede checklist is om de nodige informatie over te brengen. Geen details. De checklist is geen gids, geen rondleiding door uw workflow. Dit is een diagram dat u helpt de belangrijkste dingen te onthouden. Een goede checklist moet vijf tot tien punten bevatten.
De checklist moet eenvoudig en praktisch zijn. Gebruik duidelijke woorden die de taak nauwkeurig omschrijven. Als je extra tijd nodig hebt om te onthouden wat elk item precies betekent, is je checklist slecht.
Bepaal wanneer u wilt pauzeren. Wanneer ga je je checklist gebruiken? Wanneer ga je naar het volgende item? Hoe controleer je of het item is voltooid? Kies een tijdstip waarop u de checklist doorneemt en zorg ervoor dat alles klaar is en u door kunt gaan met de volgende taak.
Definieer het type van uw checklist. Als dit bijvoorbeeld een recept is, leest u elke stap en volgt u de instructies. Dit is een read-do-type. En als uw checklist werkopdrachten voor vandaag bevat en u daar gewoon de voltooide taken uit doorstreept, dan is dit het type "gemaakt - bevestigd". Deze stap zal u helpen uw werk met uw checklist te stroomlijnen en uzelf beter te beheersen.
Wees voorbereid om uw checklist te herzien en bij te werken. Voel je vrij om het te herzien en nieuwe taken of bewerkingen aan te brengen. U moet experimenteren om ervoor te zorgen dat uw checklist echt effectief is.

Vooral de laatste stap is belangrijk. Je checklist staat niet vast, maar staat open voor veranderende omstandigheden.

Geen bruine M&M's

David Lee Roth, zanger van Van Halen, heeft een merkwaardige gewoonte. De rocker rider ziet er adequaat uit: hij vermeldt de technische vereisten voor de uitrusting. Maar een van de punten choqueert regelmatig de medewerkers van concertzalen, stadions en muziekclubs: ergens in het midden van de lijst staat een M&M's bowl, waar geen enkel bruin snoepje in mag zitten.

Deze renners werken als checklists: medewerkers gaan van punt naar punt en voldoen aan de eisen van de muzikant. Als David Lee Roth een baan aanneemt, is hij vooral geïnteresseerd in een kom snoep. Kun je raden waarom?

Terwijl vragen om alle bruine M&M's te verwijderen gek klinkt, kan David Lee Roth het uitleggen. Als het stadionpersoneel bruin snoep in de kom laat, betekent dit dat ze niet op de renner letten. Als David zo'n dragee tegenkomt, gaat hij verder alles controleren: of de instrumenten goed zijn aangesloten, of de apparatuur goed is ingesteld, of er rekening wordt gehouden met zijn eisen aan de lokalen en apparatuur. En als er geen bruine snoepjes zijn en de sitewerkers zelfs zo'n vreemde wens respecteerden, kan de muzikant er zeker van zijn: al het andere is ook gedaan.