15 Google Agenda-tips om volledig gebruik van te maken

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Pas sneltoetsen toe, voeg ontmoetingsplaatsen toe en verberg privé-evenementen.

1. Maak aparte kalenders voor verschillende behoeften

Standaard biedt Google u slechts één kalender, waarin al uw evenementen worden opgeslagen. Als je het actief gebruikt, zullen werktaken en vergaderingen, huishoudelijke taken en persoonlijke evenementen zich vermengen en veranderen in een echte puinhoop.

Daarom is het beter om meerdere kalenders te maken voor verschillende soorten evenementen. Klik hiervoor op het tandwielpictogram bovenaan en ga naar de instellingen. Selecteer daar de optie "Agenda toevoegen" → "Agenda maken". Geef een titel en, indien van toepassing, een beschrijving. Op die manier kunt u uw werk in de ene agenda houden, uw trainingsschema in een andere, verjaardagen in een derde, enzovoort.

2. Abonneer u op de agenda's van collega's

Soms moeten we bijhouden wat onze vrienden of collega's doen. Als ze Google Agenda gebruiken, kun je hun agenda's aan jezelf toevoegen en bijhouden welke evenementen daar worden weergegeven.

Zoek in de zijbalk aan de linkerkant de regel met de tekst 'Mensen zoeken'. Voer daar de naam of het e-mailadres van uw vriend in. Klik in het pop-upvenster dat verschijnt op "Toegang aanvragen" en de persoon ontvangt een bericht waarin hem wordt gevraagd zijn agenda te bekijken. Wanneer hij uw toegang bevestigt, worden de evenementen die hij heeft gemaakt weergegeven in uw sectie "Andere agenda's".

3. Kies een tijdstip voor de vergadering dat voor iedereen geschikt is

Moet je een meeting met collega's of een borrel met vrienden organiseren, maar kun je geen moment vinden waarop iedereen vrij is? Gebruik de functie "Vind de tijd" in plaats van uitnodigingen te versturen.

Maak een nieuw evenement aan en klik op de knop "Meer opties". Selecteer op de pagina die wordt geopend het tabblad 'Zoek de tijd'. Voer in het vak Gasten toevoegen aan de rechterkant de namen in van de mensen die u wilt uitnodigen. Met Google kunt u maximaal 20 personen toevoegen. Hun evenementen verschijnen voor je neus. Als iemand iets gepland heeft, wordt deze gemarkeerd als "Bezet". Het blijft alleen om een tijd voor de vergadering te vinden waarop iedereen vrij is.

4. Privé-evenementen verbergen

Stel dat u een vertrouwelijke vergadering moet houden. En je wilt niet dat het hele kantoor ziet waar je heen gaat. Om dit te doen, moet u de vergadering als "Persoonlijk" markeren. Dan zien alleen degenen die je toestemming hebt gegeven om je agenda te bewerken (en niet alleen te bekijken), er informatie over.

Maak een evenement aan en ga naar "Meer opties". Klik op de knop "Standaard privacy-instellingen" en selecteer de optie "Privé". Dat is het, nu zien buitenstaanders niet waar, met wie en hoe laat je vergadert. Als uw agenda open staat voor anderen, tijdens een privé-evenement, wordt er gewoon het "Bezet"-teken weergegeven, geen details.

5. Videovergaderingen toevoegen

In plaats van uw Skype- of Google Hangouts-aanmelding naar al uw collega's te zenden, kunt u de videoconferentielink rechtstreeks in uw agenda-evenement invoegen. Om dit te doen, klikt u bij het maken van een evenement in de "Andere parameters" op de knop "Videoconferentie toevoegen". Wanneer het tijd is voor de vergadering, wordt de genodigden gevraagd om Google Hangouts in te bellen.

6. Bijlagen bijvoegen

Vaak heb je op vergaderingen of conferenties toegang nodig tot een document waar iedereen zich voor heeft verzameld. Met Google Agenda kunt u bestanden en documenten rechtstreeks aan het evenement toevoegen. Op deze manier hebben alle uitgenodigde deelnemers er gemakkelijk en snel toegang toe.

Selecteer het gewenste evenement en klik op de knop met het potloodpictogram om het te bewerken. Klik in het item "Beschrijving" op het paperclippictogram en upload alle benodigde bestanden. Ze kunnen van uw computer worden gehaald of worden toegevoegd vanuit de Google Drive-cloud.

7. Zet de wereldklok aan

De functie Wereldklok in Google Agenda is erg handig als u met externe medewerkers over de hele wereld werkt. Met zijn hulp kunt u gemakkelijk zien hoe laat ze hebben, rechtstreeks vanuit de interface.

Open "Instellingen" door op het juiste item in het menu te klikken met een tandwiel bovenaan. Zoek "Wereldklok" aan de zijkant. Schakel de optie Wereldklok weergeven in en voeg vervolgens de steden toe waar uw collega's wonen. En hun lokale tijd wordt weergegeven in de zijbalk.

8. Breng genodigden op de hoogte via e-mail

Soms moet je degenen die voor een vergadering zijn uitgenodigd, informeren om iets te doen - bijvoorbeeld hun laptops meenemen of vooraf wat materiaal lezen. Je kunt hier in principe over schrijven in de reacties op het evenement, maar het is betrouwbaarder om per e-mail de aandacht van mensen te trekken.

Open hiervoor het aanstaande evenement en klik op het enveloppictogram. En u wordt gevraagd een bericht te schrijven dat naar alle uitgenodigde deelnemers wordt verzonden.

9. Voeg specifieke ontmoetingspunten toe

Het voordeel van de geplande evenementen in de "Google Agenda" is dat u er links naar "Google Maps" aan kunt koppelen. U hoeft de deelnemers aan de vergadering dus niet lang en moeizaam uit te leggen hoe u daar en daar moet komen.

Ga naar vergaderopties en zoek het veld "Waar". Voer daar het adres in en Google vindt het. Nu, wanneer de genodigde het evenement opent, kan hij op het adres klikken en de ontmoetingsplaats op de kaart zien.

10. Voeg interessante kalenders toe

Met Google kunt u zich abonneren op zogenaamde interessante kalenders. Daarin zie je bijvoorbeeld het vakantierooster bij jou in de buurt, evenementen uit de sportwereld of de maanstanden.

Zoek het gedeelte 'Andere agenda's' in het linkerdeelvenster en klik op het '+'-teken. Selecteer Interessante agenda's in het menu dat wordt geopend. Vink de vakjes aan waarop u zich wilt abonneren en ze zullen in uw schema verschijnen.

11. Deel je agenda's

Indien nodig kunt u het zo maken dat andere gebruikers uw agenda's kunnen bekijken (of zelfs bewerken). Dit is handig als u een team van collega's leidt en wilt dat ze op de hoogte zijn van alle aankomende evenementen. Of je bent student en hebt een collegerooster gemaakt voor klasgenoten.

Plaats de muisaanwijzer op de gewenste kalender in het linkerdeelvenster en klik op het weglatingsteken. Selecteer Instellingen en delen. In het menu dat wordt geopend, in het gedeelte "Toegangsrechten", kunt u de agenda openbaar maken (voor alle internetgebruikers), individuele kennissen toevoegen (hiervoor heeft u hun e-mailadres nodig) of de link naar de agenda kopiëren, die moet vervolgens op een geschikte manier worden verzonden.

12. Gebruik sneltoetsen

Het gebruik van het toetsenbord kan sneller en efficiënter zijn dan het verplaatsen van de muiscursor. Google Agenda heeft een behoorlijk aantal sneltoetsen, waarvan een volledige lijst te vinden is. Hier zijn enkele van de meest bruikbare:

• C - maak een nieuw evenement aan.
• Backspace of Verwijderen - evenement verwijderen.
• / - ga naar de zoekbalk.
• Cijfers van 1 tot 6 - verander de kalenderweergave: dag, week, maand, jaar, agenda.
• t - ga naar vandaag.
• k of P - blader door de kalender naar het vorige datumbereik. Dat wil zeggen, als je een kalender in maandweergave hebt, zal deze naar de vorige maand scrollen. Indien in dagmodus - op de vorige dag enzovoort.
• J of - blader door de kalender naar het volgende datumbereik.

13. Gebeurtenissen slepen en neerzetten

Als je een evenement hebt gemaakt, maar de dag of het tijdstip van de dag hebt gemist, is het niet nodig om naar de evenementinstellingen te gaan en de nummers handmatig in te voeren. Pak het evenement vast en sleep het naar de gewenste dag of tijd - zo gaat het sneller.

14. Gebruik Google Taken

Google Tasks is een eenvoudige takenmanager die rechtstreeks in Google Agenda is geïntegreerd. Om ze te openen, klikt u op het blauwe pictogram in het paneel aan de rechterkant en ziet u een lijst met uw taken. Er zijn niet zoveel functies als sommige Wunderlist, maar Google-taken staan altijd voor je neus.

U kunt nieuwe zaken toevoegen, bewerken, een vervaldatum en herhaalfrequentie toewijzen via het paneel in de webinterface of via Google.

15. Onnodige acties ongedaan maken

Eindelijk een trucje. Laten we zeggen dat je een evenement hebt gemaakt, het ijverig hebt voorzien van een beschrijving, er een aantal bestanden aan hebt toegevoegd, het hebt gecoördineerd met al je collega's en het vervolgens onbedoeld hebt verwijderd.

Kalm! Je hoeft het niet opnieuw te maken. Druk gewoon op de toetsencombinatie Ctrl + Zen de verwijderde gebeurtenis wordt hersteld. Op deze manier kunt u elke onbedoelde agenda-activiteit ongedaan maken. Dit is een beetje obscuur omdat de interface geen knop "Ongedaan maken" heeft, maar het is erg handig.