5 belangrijkste fouten in timemanagement waardoor we niet alles kunnen doen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

We maken een lijst met taken en proberen ons hoe dan ook aan het schema te houden. Maar hoe hard we ook proberen, er zullen nog steeds nieuwe en urgente taken verschijnen. De lijst wordt langer en we kunnen het gevoel niet van ons afschudden dat de tijd letterlijk uit onze handen glipt. Laten we dus eens kijken welke fouten we het vaakst maken en hoe we onze tijd goed kunnen beheren.

1. We geven geen prioriteit

Natuurlijk is een takenlijst een effectieve manier om je gedachten te ordenen over wat er moet gebeuren. Maar als je geen prioriteiten stelt, kan het belangrijkste zomaar uit het zicht verdwijnen. U moet de richting en het doel van uw activiteit begrijpen en niet van de ene taak naar de andere springen. Ongepaste prioritering kan veel vertellen over de huidige werkomgeving.

Veel mensen die in een team werken, voelen zich ongemakkelijk wanneer hun bazen of collega's hen vragen om iets te doen: ze stellen hun huidige taken uit, stellen geen prioriteiten en houden hun schema dan niet bij. Vraag je daarom bij het plannen van je dag, week of maand af wat voor jou de belangrijkste taak is in deze periode.

Het komt vaak voor dat het werken aan een belangrijke taak alle gedachten in beslag neemt en geleidelijk overgaat in uitstelgedrag. Omdat het meestal serieuze mentale inspanning en volledige focus vereist. Het is veel verleidelijker om de hele dag kleine taken van vijf minuten te doen dan één grote taak die niet gemakkelijk is, hoewel het uiteindelijk veel rendement oplevert.

2. We overschatten onze kracht

Het overschatten van je capaciteiten is een bekende zonde in timemanagement. Als je denkt dat een taak hooguit een paar minuten zal duren, maar het vreet minstens een half uur op. Om deze situatie te voorkomen, schrijf je voordat je aan het werk gaat ergens op hoeveel tijd je eraan gaat besteden.

Als de taak 25-30 minuten duurt, plaats deze dan in het schema.

Nog een tip: bedenk eens hoe lang de taak eigenlijk kan duren.

Als je zeker weet dat het werk 30 minuten duurt, reserveer dan om veiligheidsredenen een uur in je schema. Anders kun je een van die ongelukkige workaholics worden die de hele nacht doorwerken.

Neem aan het begin van uw dag 10 minuten de tijd om uw schema te controleren. Feit: 10 minuten plannen in de ochtend scheelt je een uur op je werkdag. Maar upload niet je hele planning, vergeet niet om wat vrije tijd over te houden voor nieuwe en/of onverwachte taken.

3. Afgeleid

Afgeleide aandacht is de belangrijkste oorzaak van uitstelgedrag. En vooral, sociale netwerken en mail leiden ons af van het werk. Om dit te voorkomen, raden we u aan om inboxmeldingen uit te schakelen wanneer u zich probeert te concentreren op de nuances van een taak, of om een interval voor meldingen op te geven, bijvoorbeeld om de drie uur. Dit zal je helpen om niet elke twee minuten afgeleid te worden door brieven.

Een andere geweldige manier om dit te doen, is door speciale tijd in uw planning te reserveren die u zult besteden aan het werken met uw inbox. Voortdurend je mail checken betekent er weinig aandacht aan besteden: je scant snel de brief en stuurt even snel een reactie, vaak onnauwkeurig en met typefouten. Excuses aanbieden en opnieuw uitleggen wat je echt bedoelt, is tijdverspilling die voorkomen had kunnen worden.

Rommel kan ook erg afleidend zijn. Verspreide mappen met papieren op het bureau, chaos in kantoorbenodigdheden, notities die niet in deze puinhoop te vinden zijn … Maak er een regel van om aan het einde van de week je bureau elke keer schoon te maken en gooi meedogenloos papieren weg die niet nuttig zijn voor u en is waarschijnlijk niet nodig.

4. We denken dat het tellen van de bestede tijd niet nodig is

Er zijn twee manieren om tijd vrij te maken: nieuwe taken negeren of het gebruik ervan rationaliseren. Maar totdat u begint bij te houden hoeveel tijd u aan een bepaalde activiteit besteedt, weet u niet welke methode voor u geschikt is.

Probeer een week of twee bij te houden hoeveel tijd je aan werkopdrachten besteedt. Dit zal u helpen om te zien en te analyseren hoe u uw tijd doorbrengt, en in de toekomst - om uw eigen fouten te voorkomen.

Word je constant gestoord door telefoontjes of kloppen op je deur? Breng je te veel tijd door op internet of check je te vaak je mail? Kijk hoe lang het duurt om deze onproductieve taken uit te voeren en ontwikkel een strategie om ze te negeren of het aantal te verminderen.

5. Wij geloven in multitasking

Timemanagement-experts zeggen met één stem: multitasken bestaat niet. Wat gewoonlijk "multitasking" wordt genoemd, is eigenlijk van de ene taak naar de andere gooien, en daar is niets goeds aan.

Voor het beste resultaat hoeft u zich alleen op één taak te concentreren, een timer in te stellen en op de aangegeven tijd eraan te werken.

Herhaal tegen jezelf als een mantra: "Op dit moment zal ik deze taak afmaken" - en je zult niet van de ene taak naar de andere springen.