Hoe voorkom je dat brieven je overweldigen?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Er zijn twee categorieën mensen. Sommige hebben een volledige volgorde in alles: letters zijn gesorteerd, pictogrammen op het bureaublad zijn gerangschikt. Anderen kunnen niet zonder angst hun brievenbus openen, omdat er een hele golf ongelezen brieven is, en dat zijn er elke dag meer. Ze zijn echter gemakkelijk in de omgang.

Een simpele ontleding van letters zal de situatie niet corrigeren als de brievenbus eruitziet als een overvolle kast, waarvan je de deur met gesloten ogen opent zodat er niets uit valt. U moet uw benadering van het werken met e-mail veranderen. Dan kunt u de tijd die normaal gesproken wordt besteed aan een eindeloze stroom nieuwe berichten - aan belangrijkere taken - efficiënter besteden.

Stel jezelf eerst twee vragen om van de grond te komen:

1. Waarom ontvang je veel e-mails?
2. Wat weerhoudt je ervan om ze snel te demonteren?

Ga op basis van uw antwoorden aan de slag om het probleem op te lossen en gebruik onderweg een paar handige tips.

Beslissingen nemen

Een blokkade in uw mailbox kan wijzen op een probleem met de besluitvorming. Veel mensen zijn gewoon niet bereid om verantwoordelijkheid te nemen. Ze stellen de vragen die beantwoord moeten worden uit tot later om alles in een meer ontspannen sfeer op te lossen. Of ze vinden andere excuses voor zichzelf, gewoon om nu geen antwoordbrief te sturen.

Om niet elke e-mail te beginnen met een verontschuldiging voor het te laat zijn met het antwoord, dat de brief onder andere verloren is gegaan of in de spam is beland (en eigenlijk bleef het een stil verwijt in de inbox, geduldig wachtend op het moment dat je opent werk aan jezelf: neem beslissingen.

Maak er een regel van om een brief te openen, doe meteen wat er van je gevraagd wordt en schrijf meteen een reactie. En klik pas op het kruis als de mail is verstuurd.

Weg met overtollige

U kunt uzelf gemakkelijk besparen op het ontvangen van enkele brieven:

1. Meld u af voor onnodige mailings waar u al lang geen aandacht meer aan schenkt. Dit is een kwestie van een paar seconden en een paar klikken: ongelezen brieven met reclamemateriaal hopen zich niet meer op in de brievenbus.
2. Schakel meldingen van sociale netwerken en verschillende webservices uit.
3. Stuur brieven die u ontvangt om naar persoonlijke post van klanten naar een andere mailbox, met vermelding van het adres op de website van uw bedrijf. Een andere uitweg is om een apart feedbackformulier te maken.

Kortom, doe al het mogelijke zodat post geen zwart gat wordt dat klakkeloos alles opzuigt: zowel noodzakelijk als onnodig.

Filters aanpassen

Als je nieuwsbrieven nodig hebt om meer te weten te komen over de beste materialen van je favoriete media of kortingen in online winkels, kun je ze achterlaten. Maar verwijder uit de map met live inbox met behulp van filters. De mailservice die ze gebruikt, stuurt zelf brieven naar de benodigde mappen.

De basis voor het filteren kan het adres van de afzender zijn of bijvoorbeeld de trefwoorden in de hoofdtekst van het bericht. Het hangt allemaal af van wat voor soort brieven u uit de hoofdmailmap wilt verwijderen.

Zoek een andere taakbeheerder

De mailbox mag uw klassieke takenlijst of uw planner-applicatie niet vervangen. Zodra je een brief ontvangt, en daarmee een nieuwe case, zet je deze van de post naar je to do-lijst.

Dicteer de antwoorden

Als de antwoorden moeilijk voor je zijn omdat je het schrijven van brieven niet leuk vindt, ga dan de andere kant op. Probeer de dicteerfunctie te gebruiken: de techniek zal zelf opnemen wat u wilt zeggen. En voor de minst conservatieve mensen op uw contactenlijst kunt u zelfs reageren met behulp van video's die bij de brief zijn gevoegd.

Mail op schema openen

Het advies is niet voor iedereen relevant, omdat je vaak 24/7 bereikbaar moet zijn. Voor sommigen kan het echter nog steeds nuttig zijn.

Reserveer tijdschema's voor mailing gedurende de dag. Beantwoord dan in één keer alle brieven die tijdens uw afwezigheid zijn binnengekomen.

Verander geen e-mail in een notitieboekje

Telefoonnummers, wachtwoorden, adressen - dit alles moet niet in de ingewanden van de brievenbus worden bewaard, maar bij de hand zijn: in een notitieboekje, in de contactenlijst op een smartphone, op stickers die op de werkplek zijn geplakt. Breng de benodigde informatie van de mail over naar een plek waar u deze gemakkelijker kunt vinden: het is nog steeds niet erg handig om altijd op letters te zoeken.

Stuur ook geen notitiebrieven naar uzelf. Veel mensen doen dit door informatie in de mail op te schrijven die onthouden moet worden. Voeg afbeeldingen toe aan bijlagen die u wilt bewaren. Ze stapelen brieven op in de post met links naar artikelen die u later wilt lezen, als de tijd daar is.

Als gevolg hiervan zijn er zoveel van dergelijke letters dat ze hun betekenis verliezen. Ze komen nooit meer bij hen terug, omdat ze lager op de lijst komen - en snel worden vergeten.

Gebruik Tumblr of Pinterest om prachtige foto's op te slaan en notities te maken in speciale applicaties.

Door deze regels te volgen, kunt u de orde in uw mailbox bewaren en de tijd die u besteedt aan het werken met post optimaliseren.