Hoe te doen waarvan je dacht dat het onmogelijk was?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

De productiviteitsgeheimen van Scott Hanselman, een van de beroemdste programmeurs van Microsoft.

Scott Hanselman is niet alleen een van 's werelds meest gerespecteerde Microsoft-webexperts. Hij is een geweldige spreker. Op zijn blog, podcast en video's vertelt hij over gadgets, IT en persoonlijke effectiviteit. Dit is wat Scott Hanselman denkt over productiviteit.

Wees niet bang om fouten te maken

“Soms is het handig om een blunder te maken. Wees niet bang om het bos te doorbreken', 'het is zelfs vreemd om dit advies te horen van zo'n supereffectief persoon als Hanselman. Op het hoogtepunt van zijn carrière lijkt hij overal op tijd voor te zijn: bloggen en Twitteren, podcasts opnemen, regelmatig spreken op conferenties. In de afgelopen jaren is hij co-auteur van meer dan een half dozijn boeken. Ondanks het feit dat hij een vrouw en twee kinderen heeft.

Hoe doet hij het? Het antwoord interesseert niet alleen jou. Velen staan perplex: 'Scott, waarom zo'n hectische activiteit? Slaap je überhaupt?" Hanselman antwoordt: “Omdat ik moet dansen! Telkens als ik begin te denken dat ik moet stoppen, herinner ik me deze meme en deze geïnspireerde jongen."

“Hoe minder je doet, hoe meer je kunt doen. Dit is een typische schalingswet”, zegt Hanselman. Schalen is uw grenzen verleggen door uw benadering van productiviteit te veranderen.

Hanselman onthulde zijn geheimen voor productiviteit in een gesprek van 42 minuten. Al zijn adviezen, van de regel van één letter tot het vinden van je eigen Robert Scoble, zijn uitvoerbaar.

Volgens hem paste hij simpelweg de productiviteitstechnieken aan van David Allen (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (Pomodoro-techniek) en Katie Sierra.

Het volgende is een samenvatting van Hanselman's GOTO 2012-toespraak en een samenvatting van zijn presentatie op Webstock 2014.

Let op waarschuwingsborden voor gevaar

Het was niet altijd moeilijk om gefocust te blijven. Het internet stond niet altijd vol met honderden pagina's verse, nog niet gelezen inhoud. De stroom van informatie die je afleidde was niet altijd continu. Hanselman herinnert zich dat toen hij net leerde programmeren, alle kennis die hij nodig had in twee boeken stond.

Scott Hanselman

Exabytes aan informatie worden op internet gecreëerd, waarvan de helft afval is. Afleiding kost een derde van de dag. We zijn overweldigd, maar we houden onszelf voor dat we alles aankunnen, we moeten gewoon tot laat werken.

Stop! Dit is een waarschuwingsbord voor gevaar. Als je jezelf betrapt op het idee dat je laat op moet blijven om je schema in te halen, heb je een probleem. Een groot probleem, en de oplossing is niet zo simpel als "Ik hoop dat ik alle taken van mijn takenlijst opruim."

"Hoop is geen plan", zegt Hanselman. "Hoop is wachten als je gewoon met de stroom meegaat."

Begrijp het verschil tussen productiviteit en efficiëntie

Dus wat doe je als je een bord ziet dat waarschuwt voor gevaar? Hanselman heeft een oplossing. Maar voordat hij het onthult, definieert en contrasteert Scott productiviteit en efficiëntie.

• Productiviteit gaat over het bereiken van een doel. Het is belangrijk om te beslissen wat te doen. Productiviteit gaat over het kiezen van de juiste doelen en doelstellingen en deze vervolgens bereiken.
• Efficiëntie gaat over het uitvoeren van taken op de meest ergonomische, procesgerichte manier.

Scott Hanselman

Productiviteit gaat over het juiste doen. Efficiëntie is de dingen goed doen. Met andere woorden, productiviteit betekent een richting kiezen, en efficiëntie betekent snel in die richting rennen.

Als je begrijpt dat het twee verschillende dingen zijn, zul je begrijpen hoe krachtig ze zijn.

Definieer wat werk betekent

Hanselman richt zich ook op de drie-eenheid van het beschreven begrip "werk".

1. Een vooraf bepaalde taak is er een die van tevoren is gepland.
2. Het werk dat naar boven komt, is het werk dat je afleidt van het plan.
3. Gedefinieerd werk is wanneer je gaat zitten en nadenkt over wat je moet doen.

Volgens Hanselman is het nodig om meer tijd te besteden aan het derde punt. Hoe vaak reserveer je een uur in je schema om goed na te denken over wat je nu gaat doen? In plaats daarvan, kijkend naar de takenlijst, raken we in paniek, hervormen we de takenlijst, in de hoop de gaten te dichten. Maar in feite groeit de lijst hier alleen maar van.

Neem de tijd om na te denken over je volgende werk. Voor professionals duurt dit gemiddeld niet meer dan een uur per dag.

Doen, gooien, delegeren, vertragen

Hanselman belicht een andere Allen-techniek uit zijn beroemde Getting Things Done: Do, Drop, Delegate, or Procrastinate.

Dit is een geweldige e-mailoplossing. Voer een taak uit vanuit e-mail als het een minuut duurt en is gepland. Anders, laat het vallen, delegeer of stel het uit - doe het later of delegeer het aan iemand anders.

“Wees niet bang om het bos te breken” klinkt onnatuurlijk. In feite stelt deze aanpak je in staat om je beter op het werk te concentreren dan in een situatie waarin de last van verantwoordelijkheid permanent druk op de psyche legt.

Nee zeggen is moeilijk. Maar het schuldgevoel dat samenhangt met het woord 'ja' is veel erger dan het ongemak van opgeven. Overal, ook op internet, kunt u uw datastromen beheren en sorteren.

Om informatie te filteren en activiteiten te plannen, raadt Hanselman een tijdmanagementmatrix aan.

	Dringend	Niet-dringend
Belangrijk	l Kritieke situaties. Dringende problemen. Projecten en opdrachten met een deadline.	II Verbindingen leggen. Zoek naar nieuwe kansen. Planning. Herstel van krachten.
Onbelangrijk	III Vreemde gesprekken en telefoontjes. Een soort correspondentie. Enkele bijeenkomsten. Routinematige zaken.	NS Tijdverspillende kleine dingen. Correspondentie. Telefoongesprekken. Een nutteloos tijdverdrijf.

Wanneer iets tegelijkertijd urgent en belangrijk is, bijvoorbeeld een vrouw die aan het bevallen is of een aanval van blindedarmontsteking optreedt, moet u razendsnel handelen. Als de zaak niet urgent en onbelangrijk is, kun je het beter helemaal niet doen. En helaas verspillen we vaak tijd aan dingen die urgent maar onbelangrijk zijn. Met spoed handelen is voor velen van ons een slechte gewoonte.

E-mail begrijpen

Scott Hanselman ontvangt elke dag honderden e-mails en deelt zijn benadering van Inbox.

Pas de regel van één letter toe

Het wijzigen van de instellingen voor inkomende brieven verandert de manier van werken met e-mail radicaal. Maak een map aan voor brieven waarin je in de kopie zit, en een aparte map voor berichten, waar je de enige ontvanger bent. De letters die in de eerste map vallen zijn a priori onbelangrijk.

Maar wat als de baas je een kopie van de taak stuurt en dan vraagt: "Waarom heb je mijn opdracht niet voltooid?" Het antwoord is simpel: "Ik zat in de kopie, ik dacht dat je me net informeerde." Dat zou de baas nooit meer doen.

Als community architect bij Microsoft gebruikt Hanselman een andere map in zijn mailbox, External. “Dit zijn mensen die niet voor het bedrijf werken, maar wel belangrijk voor me zijn. Ik beantwoord al hun e-mails, legde Scott uit.

Check je mail niet in de ochtend of in de avond

Het is simpel: u beantwoordde de brief 's ochtends, kreeg onmiddellijk antwoord, antwoordde opnieuw … Hierdoor kan de correspondentie waaraan u minder dan een uur wilde besteden, een halve dag in beslag nemen.

Scott Hanselman

's Ochtends je post checken is als reizen in de tijd. 9:00 - sta op, check je mail. We werden wakker - het is al eten, het is tijd om een hapje te gaan eten. En nu de klok al 14:30 is, is het tijd om te werken … Hoe is dit gebeurd? Je hebt net 's ochtends je e-mailclient geopend.

Bovendien, als je 's ochtends (of 's avonds) e-mails beantwoordt, wen je mensen aan deze tijd. Door één keer om 2 uur 's nachts een e-mail te beantwoorden, heeft u een reputatie opgebouwd voor het schrijven van e-mails om 2 uur 's nachts en geeft u aan dat u dringend gewend bent.

Check je mail 's middags volgens je dagelijkse routine en sta versteld hoeveel je op een dag kunt doen.

Vind jouw Robert Scoble

Je moet niet af en toe je mail checken uit angst om iets te missen. "Ik heb meestal een lege inbox, maar als ik op vakantie ben, zijn er misschien 500 e-mails", legt Hanselman uit.

Vaak zie je op conferenties sprekers die, als ze nog maar net klaar zijn met hun toespraak, eerder naar hun laptop rennen om in hun e-mailaccount te kijken. Men krijgt de indruk dat het hun taak is om brieven op tijd te verwijderen.

Om deze gewoonte uit te roeien, adviseert Hanselman om zogenaamde vertrouwde aggregators te gebruiken. Dit zijn collega's die altijd op de hoogte zijn van de actuele stand van zaken. Bij Microsoft was dat Robert Scoble.

Scott Hanselman

Ik ben geabonneerd op duizenden blogs. Maar waarom? Wie is 's werelds beste bloglezer? Robert Scobel! Voor mezelf besloot ik: ik ben Scoble niet, zoveel blogs lezen is onnatuurlijk. En weet je wat ik deed? Ik begon zijn blog te lezen. Van de duizenden blogs die ik heb gevolgd, heb ik er vijf overgelaten, die voor mij als nieuwsaggregator dienen. Dit is hetzelfde als overdag naar alle journaals kijken of 's avonds alleen naar het definitieve programma.

Vind uw "trusted aggregator" in het bedrijf. Om dit te doen, vraagt u zich eenvoudig af, wie is de persoon die altijd op de hoogte is van wat er gebeurt en dit graag met u wil delen?

Blijf in de flow

Wat er ook belangrijk is in de wereld en in je leven, je zult het zeker weten. Als de volgende 11 september plaatsvindt, wordt u geïnformeerd.

Probeer daarom als in een cocon. Laat je aandacht niet afdwalen door de hele tijd op Alt + Tab in Gmail te drukken.

Toetsaanslagen opslaan

In navolging van journalist en Microsoft-evangelist John Adella roept Hanselman op tot 'het opslaan van toetsenbordaanslagen'. Het volgende voorbeeld zal uitleggen wat dit betekent.

Scott Hanselman

Als Brian me een brief stuurt met een heel interessante vraag over ASP. NET, en ik antwoord lang en geïnspireerd (vijf alinea's met codevoorbeelden, enzovoort), dan geef ik hem niet alleen een gedetailleerd schriftelijk antwoord dat zijn probleem heeft opgelost, Ik geef hem 10 duizend hun toetsaanslagen. Maar het leven is kort, het aantal van dergelijke klikken is beperkt - ik krijg ze nooit meer terug, ik heb ze net aan Brian gegeven. Tegelijkertijd weet ik niet eens of hij mijn bericht zal lezen. Hoe dan zijn? Hoe niet te besteden, maar om uw toetsaanslagen te vermenigvuldigen? Ik ben een blogpost aan het schrijven en stuur Brian de link. Dan zullen mijn klikken zich vermenigvuldigen, zelfs nadat ik dood ben - wanneer iemand mijn blogpagina bekijkt.

Schrijf korte brieven: drie tot vier zinnen. Alles wat langer is, zou op een blog, Wikipedia, FAQ, kennisbank of een ander document moeten staan. E-mail is geen plaats om kennis op te slaan; je toetsaanslagen sterven daar.

Begrijp de inbox in je leven

Sorteren betekent iets scheiden, zeven of opruimen.

Een continue stroom aan informatie gaat niet alleen naar je e-mail, maar ook naar de voorwaardelijke inbox in je leven. Meldingen over berichten op sociale media, over de release van een nieuwe aflevering van je favoriete tv-serie en dergelijke - we besteden tijd aan al deze kleine evenementen. Dit betekent dat ze ook gesorteerd moeten worden.

Hanselman biedt een enigszins angstaanjagende analogie: er was een noodgeval op de parkeerplaats, veel mensen raakten gewond. We moeten in actie komen! Jouw taak is om een label op ieders vinger te plakken: dood of levend en hoe ze behandeld moeten worden. Met de Inbox zijn we altijd menselijk in ons leven: we leggen verband om een kankerpatiënt, terwijl iemand anders op het punt staat een arm te verliezen. We doen dingen die tijd verspillen maar geen waarde hebben.

Sorteer streams van informatieruis (Twitter, Facebook, e-mail, SMS, instant messengers, enz.) afhankelijk van de waarde. Als iets veilig kan worden weggegooid, doe het dan.

Weg met onnodige mentale stress

Stel je voor dat je je abonneert op Netflix, blij dat je het tweede seizoen van House of Cards kunt kijken wanneer je maar wilt. Bijvoorbeeld vanavond, nadat we de kinderen naar bed hebben gebracht.

De waarheid is dat toen je je aanmeldde, je proactief gedrag opgaf. U bepaalt niet meer wat en wanneer u moet doen. Push's en diverse abonnementen onderwerpen je aan externe omstandigheden en dwingen je om taken van buitenaf uit te voeren. Komt er een nieuwe aflevering? Je moet kijken - niet hetzelfde abonnement verdwijnen!

Dit alles zet de psyche onder druk. Je draagt een onnodige mentale belasting die je geest verstopt en de productiviteit verstoort.

Laat vrijdag om na te denken

Als je nadenkt over wat komen gaat, stel jezelf dan altijd de vraag: welke drie dingen kan ik vandaag doen, welke deze week en welke dit jaar? Dit is de zogenaamde regel van drie. Hanselman kreeg het van zijn mede-Microsoft-programmamanager Jay Dee Meier.

Schrijf drie taken voor vandaag, voor de week en voor het jaar.

Op maandag, aan het begin van een nieuwe week, heb je een duidelijk beeld van de komende dagen. Op vrijdag moet je stoppen, terugkijken op de afgelopen werkweek en nadenken. Stel jezelf de vraag: “Was het een geslaagde week? Had ik iets anders kunnen doen? Wat kan ik veranderen? Het is belangrijk om elke dag af te sluiten zonder je schuldig te voelen over verspilde tijd.

Probeer de Pomodoro-techniek

Deze tijdmanagementtechniek werd eind jaren tachtig voorgesteld door Francesco Cirillo. Het punt is om je 25 minuten op de taak te concentreren en dan een korte pauze te nemen.

Hanselman beveelt deze techniek aan. Tegelijkertijd adviseert hij om alle afleidingen die voor jou zijn ontstaan in 25 minuten bij te houden. Markeer in uw notitieboekje wanneer u denkt aan een buitenstaander (interne afleiding) of iemand, zoals een collega, u heeft afgeleid (externe factoren).

Eerst heb je ongeveer zes afleidingen, dan één, en dan verdwijnen ze. Als gevolg hiervan meet u uw productiviteit aan het aantal "tomaten" dat per dag wordt uitgevoerd.

Besef dat bezig zijn een vorm van luiheid is

Timothy Ferriss

Druk zijn is een vorm van luiheid, lui denken en promiscue acties.

Druk, productief. Sommige gekke drukke mensen zullen verrast zijn, maar creatief zijn en iets creëren is het tegenovergestelde van gewoon rondhangen.

Hanselman geeft het volgende voorbeeld: een persoon "tweets" actief - lijkt het erg druk te hebben en verdwijnt dan voor een maand wanneer een echt belangrijk project verschijnt. Als je het druk hebt, is er gewoon geen tijd voor Twitter en andere onzin.

Neem het als vanzelfsprekend aan: multitasking is een mythe

Volgens Hanselman is het optimale aantal taken tegelijk één. Als je denkt dat je veel taken tegelijk aankunt, heb je het mis.

- het is gewoon schakelen tussen taken, wat een verandering van context vereist. Laten we het uitleggen met een voorbeeld. Heb je dit wel eens gehad: je bent ergens mee bezig en ineens gaat de telefoon? Jij bent boos. Dit is je vader, maar je bent nog steeds boos, omdat hij je om drie uur 's middags op je werk belt, als je volledig gefocust bent. Je neemt de telefoon op en zegt iets als "Sorry, maar ik lijk hier te werken…" Dan ben je nog 10-15 minuten verdrietig. Dan moet je weer aan het werk: "Dus wat dacht ik daar?"

Contextomschakeling werkt niet. Multitasking is echter acceptabel. Dingen die je tegelijkertijd kunt doen:

1. Loop en kauwgom.
2. Train en luister naar podcasts.
3. Rijd en luister naar de voicemail.
4. Rijd naar het werk en lees (met het openbaar vervoer).
5. Rijd naar je werk en denk na.
6. Maak goed gebruik van downtime.

Weg met mentale ruis

Christopher Hawkins

Als iets me niet helpt om geld te verdienen, mijn leven op de een of andere manier niet verbetert, is het een mentaal geluid dat moet worden verwijderd.

Hanselman adviseert om het eerste deel van dit citaat van Christopher Hawkins te wijzigen."Als het me niet helpt om mijn bedrijf uit te breiden (mijn hypotheek aflossen, tijd doorbrengen met mijn gezin - vervang wat je belangrijkste doel is), dan is dat mentale ruis."

Voor Scott is deze prioriteit familie: "Alles wat ik doe, elke beslissing die ik neem, is om snel naar huis terug te keren naar de kinderen."

Huiswerk

Hanselmans toespraak eindigt met het volgende huiswerk:

1. Sorteer uw informatiestromen.
2. Werk sprints plannen.
3. Elimineer afleidingen.
4. Denk na: werk je met je levensinbox, ben je efficiënt of productief?
5. Denk aan uw persoonlijke gereedschapslijst.

Merk op dat Hanselman geen woord heeft gezegd over Evernote of andere systemen. "Je kunt meer tijd besteden aan het lezen van productiviteitsboeken en het bouwen van een systeem, hoewel je misschien alleen een takenlijst nodig hebt." Misschien moet u gewoon het verschil begrijpen tussen wanneer u 'druk' bent en wanneer u het gewenste werk doet.