Hoe te schrijven over cijfers en feiten: een fragment uit "Duidelijk, begrijpelijk" - een nieuw boek van Maxim Ilyakhov

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Vergelijking, scenario's en afrondingen helpen om informatie eenvoudig en duidelijk weer te geven.

Alpina Publisher publiceert een nieuw boek van Maxim Ilyakhov, redacteur en co-auteur van de bestseller Write, Reduce. Lifehacker publiceert een fragment over de presentatie van cijfers en feiten.

In "Schrijf, knip" is het duidelijk: probeer feiten te plaatsen in plaats van evaluaties. Dit is een goed basisadvies - in plaats van uw mening aan de lezer op te leggen, is het beter om een omgeving te creëren waarin de lezer zijn eigen mening kan vormen. Klassieke voorbeelden:

Maar er is een probleem: de pure feiten werken in een beperkt aantal gevallen. Als we eenvoudigweg schattingen mechanisch vervangen door feiten, begrijpt de lezer ons misschien niet.

Om een tekst met feiten duidelijk te maken, moet de lezer begrijpen hoe hij het feit moet interpreteren of ermee moet vergelijken. De lezer moet een steunpunt hebben om het feit op de een of andere manier te relateren aan zijn idee van de wereld. Er zijn twee trucs die hier van pas komen: vergelijking en scripting.

Vergelijking

Er zijn feiten en cijfers die we elke dag tegenkomen, dus we begrijpen het zonder problemen - we hebben iets om mee te vergelijken. Bijvoorbeeld, meter tachtig is een lang persoon. Iedereen weet dit, want in ons leven hadden we het erover: “Hij is één meter tachtig! Gezond!"

En er zijn feiten die niet van toepassing zijn op ons dagelijks leven of werk. Als ik je bijvoorbeeld vertel dat een camera een gevoeligheid heeft van 128.000, dan zijn het voor de meeste mensen zinloze duizenden. Dit is een feit, maar het maakt het niet duidelijker.

Als het op dergelijke feiten aankomt, kun je de lezer direct iets meegeven om mee te vergelijken: "De maximale gevoeligheid van 128.000 is 10 keer gevoeliger dan het model van de vorige generatie."

Soms duurt het lang om de lezer kennis te laten maken met de situatie, zodat hij de benodigde getallen leert vergelijken. Hier is een voorbeeld uit het bedrijfsleven. Stel je voor dat je op de opleidingsafdeling van een groot bedrijf werkt, bijvoorbeeld een fabrikant van huishoudelijke chemicaliën. De opleidingsafdeling moet ervoor zorgen dat medewerkers weten hoe ze moeten werken: ze kennen de producten, communiceren correct met klanten en schenden geen veiligheidspraktijken.

U beschikt over een jaarlijks prestatierapport voor het hele bedrijf. Je spreekt:

Het afgelopen jaar hebben we 20 nieuwe cursussen gelanceerd.

Indrukwekkend? Nee? Maar het is niet duidelijk, omdat we niet weten hoeveel het is - 20 gangen. Als je collega's van andere afdelingen het lot van de opleiding niet hebben gevolgd, zeggen deze 20 opleidingen hen ook niets. Is het veel of weinig? Goed of slecht?

Het lijkt een feit, maar geen feit…

Om het duidelijker te maken, moet je de lezer een houvast geven: waar zijn deze 20 cursussen mee te vergelijken?

Een jaar geleden konden onze medewerkers nog maar op drie vlakken worden opgeleid. Een cursus ging over onze producten. De andere twee zijn veiligheid en gezondheid op het werk. Dat betekent dat als je op je werk iets moest leren, je dat zelf moest leren door het te vragen aan collega's of door rond te neuzen op de website.

In de loop van het jaar hebben we alle oude cursussen herzien en 20 nieuwe gelanceerd. Nu kun je elke vaardigheid voor het werk leren, vanaf de basis

scheikunde naar vreemde talen. Dit is meer dan welk bedrijf in onze branche dan ook. En voor onze medewerkers is het gratis.

Vergelijking is vooral belangrijk in de media als auteurs over grote aantallen schrijven. Zodra het om honderden miljoenen, miljarden en biljoenen roebel gaat, wordt het voor de lezer moeilijk om deze waarden te begrijpen. Voor hem, die 10 miljard, die 10 biljoen - gewoon enorm veel geld abstraheren. Deze waarden moeten ergens mee vergeleken worden. Hier is een voorbeeld uit een Tinkoff-tijdschriftartikel over pensioenen:

In 2017 verdiende Rusland 5,8 biljoen roebel aan olie en gas. Is het veel of weinig? Hoe te zien…

U kunt dit bedrag vergelijken met de som van alle uitkeringen voor pensioenen, uitkeringen en andere sociale zaken van het Pensioenfonds van Rusland. Het Pensioenfonds van Rusland betaalde dat jaar 8, 2 biljoen roebel - 1, 4 keer meer dan we verdienden met olie.

Maar we betalen pensioenen uit het fonds, waaraan we zelf bijdragen. In 2017 verzamelden we 4,5 biljoen roebel in het fonds, dat is bijna de helft van wat er werkelijk nodig is om pensioenen te betalen. De overige 3,7 biljoen halen we uit het "oliebudget".

Ter vergelijking: het duurste jacht ter wereld kost volgens 2017 0,3 biljoen roebel. En een ultra-duur horloge voor 36 miljoen is 0, 000 036 biljoen roebel. Hoeveel uren en jachten moet je aftrekken en verdelen zodat iedereen genoeg heeft voor zijn pensioen?

Scripts

In reclame zijn de feiten zelf niet zo belangrijk. Veel belangrijker is wat de koper met deze feiten kan doen. Op een andere manier, wat is het nut ervan. Dit is het scenario: het antwoord op de vraag "Hoe gaat de lezer dit gebruiken?"

Denk aan onze camera: wat als hij een gevoeligheid heeft van 128.000? Dus wat als dit 10 keer meer is dan eerdere modellen? Wat is er met deze klant?

Bij ISO 128.000 produceert de camera haarscherpe, gedetailleerde beelden, zelfs 's nachts, bij straatverlichting en kaarslicht. In deze modus is het handig om nachtelijke landschappen, bijeenkomsten bij het vuur en familievakanties bij kaarslicht vast te leggen. Geschikt voor het opnemen van clubconcerten en het schieten van vuurwerk.

Scripts zijn eenvoudig in te voeren met klanten als acteurs: wat kunnen onze klanten met onze sterke punten? Hoe gedragen ze zich? Hoe en wanneer nemen ze contact met ons op? Hier zijn voorbeelden van scenario's uit verschillende gebieden:

• Het restaurant van het hotel is 24/7 open zodat onze gasten ook midden in de nacht na een vermoeiende vlucht heerlijk warm kunnen eten.
• De stomerij is geopend van 08:00 tot 23:00 uur: onze klanten brengen dingen 's ochtends voor het werk en halen ze de volgende dag na het werk weer op.
• Levering van apparatuur in Moskou in twee uur: als u tijdens het filmen extra lenzen of lampen nodig heeft, bel ons dan en we sturen onmiddellijk een koerier.
• Monitor met een resolutie van 6K: het is comfortabel om op deze foto- en videobewerking, bewerking of ontwerp te werken.
• Twee onafhankelijke microfoonarrays helpen achtergrondgeluiden tot 45 dB te onderdrukken: u kunt comfortabel slapen in het vliegtuig of naar muziek luisteren in de trein zonder afgeleid te worden door achtergrondgeluid.
• De bimetaalkroon is geschikt voor het snijden van metaal, tegels, gipsplaat, hout en beton.

Is het echt nodig om zo op elk feit te kauwen? Natuurlijk niet. Dit moet onder twee voorwaarden gebeuren: we willen dat deze feiten beelden in het hoofd van de lezer 'oplichten'; op zichzelf "ontsteken" deze feiten niets.

Stel je voor dat we in Krasnodar werken in een bedrijf dat mensen met internet verbindt (dergelijke bedrijven worden internetproviders genoemd). We hebben nieuwe apparatuur geïnstalleerd en nu kunnen we mensen internetsnelheid niet 400 megabits geven, maar twee en een half keer meer - 1 gigabit. Voor ons is dit een technologische doorbraak, we zijn de eersten in de stad met zo'n snelheid.

Wij kunnen een advertentie maken met de volgende tekst:

Het snelste internet van Krasnodar: eerlijke gigabit rechtstreeks naar je appartement.

Deze advertentie zal resoneren met twee categorieën mensen: IT-mensen en mensen die proberen de duurste voor zichzelf te kiezen. We zullen advertenties plaatsen in het tijdschrift "Luxurious Krasnodar" en op de fora van Krasnodar IT-specialisten. Zodat de juiste mensen de juiste foto's in hun hoofd hebben.

Bij de rest van de mensen zal deze advertentie voor verbijstering zorgen: “Waarom heb ik het nog sneller nodig? Alles gaat nu al behoorlijk snel voor mij. Voor hen moet je een scenario bedenken wanneer ze gigabits echt nodig hebben. Iets zoals dit:

Mam kijkt de serie in 4K. Het kind streamt in 4K. Papa kijkt naar sport in 4K. De kat is Skype in 4K. Niets vertraagt. Zo werkt eerlijke gigabit van K-Telecom.

Dit kan worden uitgedrukt in tekst, gefilmde video, een diagram tekenen. Het belangrijkste is om mensen het scenario over te brengen wanneer een dergelijke verbindingssnelheid nuttig voor hen zal zijn.

Afronding voor de duidelijkheid

Soms moet je werken met getallen als 32, 5%, 26, 9%, 14 minuten, 28 minuten, 248.010 roebel en dergelijke. Het probleem is dat zulke getallen moeilijk te ontcijferen zijn. De lezer moet het getal zien, het opsplitsen in cijfers, het lezen, het ergens mee vergelijken - en dan pas zal hij het misschien begrijpen.

Als dit geen jaarrekening is, maar slechts een artikel om de situatie te begrijpen, is het handig om dergelijke getallen af te ronden op de dichtstbijzijnde duidelijke aanduiding:

32, 5%; 34%	derde, elke derde, één op drie
24, 9%; 26, 1%	kwart, elke vierde, een op de vier
18%; 22%	vijfde deel, elke vijfde
14 minuten; 17 minuten	een kwartier
28 minuten; 32 minuten	half uur
56 minuten	uur
248 420	kwart miljoen
510 801	een half miljoen
1 495 430	anderhalf miljoen
985 784 090	miljard

Hier ronden we het getal af op de dichtstbijzijnde verbale aanduiding: elke vijfde, kwart, derde, halve, driekwart en dergelijke. We offeren wiskundige precisie op, maar we winnen in duidelijkheid: "miljard" is veel gemakkelijker te onthouden dan "985-iets-miljoen".

Hoeveel het is toegestaan om af te ronden is een discutabel vraag en hangt af van de taak van de lezer. In een populair financieel tijdschrift kan ik bijvoorbeeld zo afronden:

Het was. Het aandeel van het bedrijf werd die dag verkocht voor $ 109,79 en de totale kapitalisatie bereikte een record van $ 10.019.818.681.

Het is geworden. Het aandeel van het bedrijf werd die dag voor bijna 110 dollar verkocht en de totale kapitalisatie bereikte een record van 10 biljoen. Dit is meer dan de aandelen van alle andere bedrijven in de sector samen.

Maar als het tijdschrift bedoeld is voor specialisten, waar mensen de citaten controleren en analyses lezen, zou ik niet langer cijfers verspreiden.

Of ik schrijf een verhaal over een reis naar Milaan over een belangrijke kwestie. Toevallig heb ik alle gebeurtenissen van de reis tot op de minuut nauwkeurig vastgelegd, dus ik heb de volgende regels in mijn aantekeningen:

Trein van het vliegveld naar het Centraal station: 1 uur 09 minuten. In de rij wachten op een taxi: 11 minuten. De weg naar dat-en-dat plein: 8 minuten.

In de tekst zal ik de lezer niet met deze feiten bombarderen. Ik zal op een veel eenvoudigere manier schrijven:

Met de trein bent u in een uur van het vliegveld op het treinstation van Milaan. Het gaat met meerdere tussenstops, de auto's zijn niet de schoonste, en het contingent is anders, dus goed in de gaten houden.

Als je op het station aankomt, ga je naar het plein en volg je de borden naar de taxi - daar moet je tien minuten in de rij wachten, maar je stapt in een officiële, schone en veilige auto. Het kostte me anderhalf uur om van het vliegveld naar dat-en-dat plein te komen.

Niet het meest interessante verhaal, maar door de afronding wel begrijpelijk. Een uur, een half uur, tien minuten, anderhalf uur - het is voor ons gemakkelijk om met deze waarden te werken.

Maak het de lezer gemakkelijk.

Het boek is gewijd aan communicatie - de kunst om je gedachten en ideeën over te brengen op het publiek. Maxim Ilyakhov vertelt hoe je de lezer kunt afstemmen op de perceptie van informatie en hoe je een saaie tekst in een spannende tekst kunt veranderen, hoe je voorbeelden, analogieën en metaforen kunt gebruiken, evenals diagrammen en illustraties. "Helder, begrijpelijk" zal zeer nuttig zijn voor iedereen die brieven schrijft en presentaties maakt, verkoopt en onderwijst.