Hoe maak je een werkschema aan projecten in Excel in 10 stappen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Met behulp van de gebruikelijke hulpmiddelen van de meest populaire MS Excel-spreadsheeteditor, kunt u een visueel diagram maken van het werk aan projecten, waarmee u kunt volgen hoe elke taak vordert en hoeveel er nog moet worden gedaan.

Als je projecten beheert, is het belangrijk om altijd te weten hoeveel taken je hebt en wanneer ze moeten worden voltooid. En als u een visueel diagram opstelt, is het gemakkelijker om de belangrijkste punten in het leven van projecten uit te leggen aan het team dat bij het werk betrokken is, evenals aan andere belanghebbenden.

Voor het beheren van projecten worden vaak speciale programma's gebruikt, maar ook in het vertrouwde MS Excel kun je een overzichtelijke en toegankelijke planning maken.

Het projectwerkdiagram laat zien hoe gebeurtenissen en taken zich in de tijd tot elkaar verhouden. Een goed ontworpen diagram geeft belangrijke informatie weer over de uitvoering van een specifieke taak en de ontwikkeling van het project als geheel, wat helpt om het grote geheel te zien.

Om zo'n grafiek in MS Excel (versies 2007 en later) te maken, hoeft u slechts 10 stappen te doorlopen.

Wat is wat in dit schema? De belangrijkste details worden weergegeven met gekleurde lijnen en planken:

• lijn van de huidige dag - een rode verticale lijn die aangeeft waar je vandaag bent;
• deadlines voor taken - grijze horizontale balken die aangeven hoe lang het duurt om elke taak te voltooien;
• gereedheid van taken - groene horizontale lijnen die aangeven in welk stadium de taak wordt voltooid en hoeveel er nog moet worden gedaan.

In verschillende versies van MS Excel kunnen de acties enigszins verschillen, maar op de een of andere manier zal het proces universeel zijn en kan elke gebruiker de planning aan.

U kunt een gedetailleerde video-instructie bekijken (in het Engels), het zal een half uur van uw tijd in beslag nemen.

Stap 1. Begin, denk na over het resultaat

Om de taak probleemloos uit te voeren, print of tekent u het schema op een vel papier zoals het er uiteindelijk uit zou moeten zien. Houd het stuk papier voor je om elke stap met een patroon te vergelijken. Het diagram hoeft niet zorgvuldig te worden getekend, repareer gewoon de vorm van het diagram en houd het bij de hand, het zal een goede herinnering zijn.

Stap 2. Maak een tabel met gegevens

Om een grafiek te maken, moet u eerst een tabel opstellen. In het voorbeeld is het project opgedeeld in vier fasen, elk met taken.

Maak een tabel onder de grafiek. De 30e rij bevat de kolomkoppen.

Laten we eens kijken wat de gegevens in de tabel betekenen:

• Fase: "Fase 1", "Fase 2", "Fase 3", "Fase 4" of "Vandaag". Geeft aan bij welke fase van het project het evenement hoort.
• Soort van: "Fase", "Taak", "Vandaag". Toont het type evenement, het afbakenen van taken en fasen van projectuitvoering.
• Startdatum: startdatum van het evenement.
• Evenement: toont de naam van de gebeurtenis in het diagram.
• tijdstip: laat zien hoeveel dagen het duurt om de taak te voltooien.
• Percentage gereedheid: toont de mate van voltooiing voor elke taak en fase, 0% - de taak is niet gestart, 100% - voltooid. Deze indicator voor de categorie "Fase" is niet gerelateerd aan de voltooiing van taken en is ingesteld als een schatting. Om te bepalen met hoeveel procent een fase voltooid is, moet u uw eigen regels toepassen.
• Klaar in dagen: de periode waarvoor de gebeurtenisgereedheidsindicator werd bereikt in procenten. Voor een taak die 10 dagen duurt en voor 50% is voltooid, is dit vijf dagen (10 dagen × 50%).
• Hoogte: de hoogtewaarde is belangrijk voor decoratie omdat deze bepaalt hoe hoog of laag het evenement wordt weergegeven in de planningskaart. U kunt alle waarden opgeven, maar het is beter om kleine getallen dicht bij nul te nemen. Het voorbeeld gebruikt een bereik van +25 tot -25. Als de hoogte positief is, wordt de gebeurtenis weergegeven op de grafiek boven de horizontale as, indien negatief - onder de as.

Stap 3. Maak een grafiek met X- en Y-assen, voeg de eerste gegevens uit de kolom "Tijdlijn" eraan toe

Het is tijd om een grafiek te maken om de gebeurtenisgegevens te visualiseren uit de tabel die in de vorige stap is gemaakt. Gebruik een spreidingsplot met X- en Y-assen omdat u hiermee de basiscoördinaten vrij op beide assen kunt plaatsen.

Volg de instructies:

• Selecteer het tabblad "Invoegen" in het hoofdmenu.
• Selecteer vervolgens "Charts" → "Scatter" → "Scatter met markeringen", er verschijnt een lege grafiek voor je.
• Haak de randen van het diagram vast en wijzig het formaat en formaat van het diagram zodat het diagramveld het bereik van cel B4 tot cel K26 beslaat (houd de Alt-toets ingedrukt om het diagramgebied precies uit te lijnen met de celranden).
• Klik met de rechtermuisknop op het diagram en selecteer het menu-item "Gegevens selecteren".

Voeg een reeks gegevens toe aan het bereik door op de knop "Toevoegen" te klikken in het dialoogvenster dat wordt geopend.

1. Om de naam "Serienaam" te wijzigen, plaatst u in het overeenkomstige veld de waarde van cel E30 "Datums".
2. Selecteer voor de X-aswaarde het juiste veld en selecteer cellen C33: C46 Startdatum.
3. Selecteer voor de Y-aswaarde het juiste veld en selecteer cellen H33: H46 Hoogte.
4. Klik op OK om het venster Gegevens toevoegen te sluiten.
5. Klik op OK om het gegevensselectievenster te sluiten.

Deze stappen geven ons een eenvoudig spreidingsdiagram met automatische opmaak.

Laten we de gebeurtenismarkeringen groen maken:

• Klik met de rechtermuisknop op een geselecteerde gegevensmarkering, selecteer "Indeling gegevensreeksen" wijzigen.
• Selecteer in de lijst die aan de linkerkant wordt geopend het tabblad "Markerparameters" en selecteer vervolgens het ingebouwde markertype "Crystal". Vergroot de grootte naar 10 pt.
• Selecteer op het tabblad Markering opvulling een effen vulling. Verander de vulkleur in groen.

We hebben nu een spreidingsplot die de tijdlijn weergeeft. Tot nu toe geven groene markeringen alleen het begin van taken aan.

Wijzig de naam van de grafiek: dubbelklik op het tekstveld met de naam en vul uw naam in.

We gaan terug naar de timingopties in stap 5, voegen horizontale balken toe langs de X-as, maar gaan voorlopig door met het formatteren van de grafiek.

Stap 4. Het uiterlijk van het diagram ordenen en de namen van gebeurtenissen toevoegen

We verwijderen wat we niet nodig hebben in het diagram.

Y-as … Verberg de verticale as, omdat deze geen informatiebelasting draagt. Selecteer een diagram, kies in het hoofdmenu op het tabblad "Werken met diagrammen" voor "Lay-out". Kies vervolgens Assen → Verticale hoofdas → Niet weergeven.

Horizontale hulplijnen … Ze zijn ook nutteloos. Selecteer de grafiek, ga in het hoofdmenu naar het tabblad Lay-out en selecteer vervolgens Raster → Horizontale rasterlijnen langs hoofdas → Niet weergeven.

Grafieklegenda … We zullen het dan vervangen door een mooiere, maar voorlopig uitschakelen: "Lay-out" → "Legend" → "Nee".

Ten slotte geven we de gegevenslabels voor elke markering weer. Selecteer in het hoofdmenu op het tabblad "Indeling" "Gegevenshandtekeningen" → "Links".

Gegevens in tokenhandtekening wijzigen

Het invoeren van gegevens over elke gebeurtenis in het diagram is lang en moeilijk, omdat u elke markering afzonderlijk moet selecteren en de naam ervan moet wijzigen.

Maar dit proces kan vier keer worden versneld:

• Klik op het bijschrift van de eerste markering (linkerbovenhoek van de grafiek) om alle waarden tegelijk te selecteren. Klik niet op de groene marker, dit zal andere objecten selecteren!
• Klik nogmaals op het bijschrift van de markering om de enkele naam te bewerken.
• Typ in het formule-invoerveld het symbool =.
• Klik op cel D33, deze bevat de gebeurtenis "Fase 1", druk op Enter.
• Herhaal de eerste vier stappen voor de resterende labels voor elke markering.

Gebieden vastzetten

Het is handig om de regio's op regel 28 vast te zetten, zodat u het diagram altijd kunt zien terwijl u aan het document werkt. De eerste 27 regels blijven voor je ogen, ook als je door de rest van de regels scrolt.

Gebieden bevriezen:

• Selecteer cel A28.
• Selecteer het tabblad "Bekijken" in het hoofdmenu.
• Kies Venster → Gebieden bevriezen.
• Selecteer "Bevriesgebieden" in het vervolgkeuzemenu.

Boven de 28e lijn verschijnt een zwarte horizontale lijn. Alles hierboven is nu gedockt en alleen de onderste regels zullen bewegen tijdens het scrollen.

Stap 5. Voeg foutbalken toe om tijdlijnen weer te geven om van de grafiek een visueel tijdschema te maken

De horizontale foutbalken in het diagram laten zien hoe lang het duurt om elke taak te voltooien. Om ze te doen:

• Markeer de grafiek.
• Selecteer in het hoofdmenu Hulpmiddelen voor grafieken het tabblad Indeling.
• Selecteer in de vervolgkeuzelijst in de linkerbovenhoek (plotgebied) de gegevensreeks "Tijdlijn".
• Selecteer op het tabblad Indeling Foutbalken → Geavanceerde instellingen voor foutbalken. Er wordt een dialoogvenster geopend.
• Selecteer in de vervolgkeuzelijst in de linkerbovenhoek de foutbalken op de X-as om de grafiek op te maken.
• Schakel in het dialoogvenster voor het wijzigen van horizontale balken het selectievakje voor de plus-pin in. Eindstijl → Geen punt.
• Selecteer in de lijst "Foutwaarde" het item "Aangepast" en klik op de knop "Waarde opgeven". Geef in het nieuwe venster "De foutbalk configureren" dat wordt geopend de "Positieve foutwaarde" op. Plaats hiervoor de cursor in het juiste veld en selecteer het cellenbereik van E33 tot E74. Klik OK.

Nu lopen vanaf de groene markeringen naar rechts grijze lijnen, ze geven aan hoeveel tijd je aan deze of gene taak moet besteden. Ze moeten voor de duidelijkheid worden opgemaakt:

• Ga in het venster Format Error Bars naar het tabblad Lijnkleur. Selecteer Ononderbroken lijn. Maak de vulling grijs.
• Vergroot op het tabblad Lijntype de lijndikte tot 4 pt.

Om beter door het diagram te navigeren, trekt u dunne verticale lijnen naar beneden vanaf de markeringen. Selecteer hiervoor in de vervolgkeuzelijst in de linkerbovenhoek "Foutbalken langs de Y-as". Het dialoogvenster geeft verticale foutbalken weer. Selecteer de Min-richting, Eindstijl → Geen punt, Foutbedrag → Relatieve waarde, voer 100% in dit veld in. Kies zelf de kleur en dikte van de lijnen.

Stap 6. Voeg de gereedheidswaarde toe aan de grafiek

Het is tijd om een reeks gegevens aan de grafiek toe te voegen die het percentage van de voltooide taak laat zien.

Als een taak 10 dagen duurt en voor 50% is voltooid, is de balk voor voltooiing halfvol. Dit is een maatstaf voor het volgen van werk en is exclusief weekends en feestdagen. Volg de onderstaande instructies om nieuwe informatie aan de grafiek toe te voegen.

• Klik met de rechtermuisknop op het grafiekgebied en selecteer "Gegevens selecteren" in het contextmenu.
• Klik op de knop "Toevoegen" en definieer in het venster dat verschijnt de "Rijnaam" door cel G30 te selecteren. Het gegevensbereik voor de X- en Y-assen is hetzelfde als in stap # 3.
• Er verschijnen rode markeringen op het diagram, die groene markeringen verbergen.

Stap 7. De nieuwe gegevensstatistieken opmaken

Om de grafiek in dezelfde stijl weer te geven en de gegevens elkaar niet overlappen, formatteren we de markeringen:

• Selecteer in de vervolgkeuzelijst in de linkerbovenhoek "Ready Row". Direct onder de vervolgkeuzelijst is er een knop "Formaat van het geselecteerde fragment". Klik erop, er wordt een dialoogvenster geopend.
• Wijzig de markeringsparameters. Selecteer het vormtype "Crystal", stel de grootte in op 10 pt en selecteer een effen groene vulling voor de markering. Sluit het dialoogvenster.
• Zonder de selectie van markeringen te verwijderen, klikt u in het hoofdmenu op het tabblad "Lay-out" op de knop "Gegevenslabels", selecteert u het item "Niet weergeven" in het menu dat verschijnt.

Stap 8. Voeg foutbalken toe om het voltooiingspercentage van taken bij te houden

Nu moet je nieuwe planken toevoegen, zodat je in één oogopslag kunt zien in welke fase de taken zich bevinden.

• Selecteer Rij gereed opnieuw in de vervolgkeuzelijst aan de linkerkant. Druk in het hoofdmenu op de knop "Foutbalken". Selecteer "Geavanceerde opties" in het vervolgkeuzemenu. Er wordt een dialoogvenster geopend. Stel de verticale lamellen in op een vaste waarde door nul in het overeenkomstige veld in te voeren.
• Schakel over naar de parameters van de planken parallel aan de X-as Stel de richting in op "Plus". Eindstijl → Geen punt, Foutbedrag → Aangepast. Geef in het dialoogvenster Positieve foutwaarde het celbereik G33-G47 op.
• Verander de kleur van de lijnen in groen door een effen vulling te kiezen. Stel de lijndikte in op 7 pt.

De horizontale groene lijnen geven aan of de taken geheel of gedeeltelijk zijn uitgevoerd.

Stap 9. Voeg een verticale lijn toe die de huidige dag voorstelt

De rode lijn geeft aan welke dag het is en maakt duidelijk hoe het project als geheel in de deadline past.

• Roep met de rechterknop het contextmenu voor het diagram op. Selecteer "Gegevens selecteren".
• Klik op de knop "Toevoegen" en typ het woord "Vandaag" in het veld "Serienaam". Voer het celbereik C31-C32 in voor de X-aswaarde en H31-H32 voor de Y-aswaarde.

Er zijn twee nieuwe markeringen op de kaart verschenen. Label ze: selecteer de gegevenslabels en schrijf het woord "Vandaag" in de formulebalk. Klik met de rechtermuisknop op de handtekening en selecteer het item "Gegevensindeling" in het contextmenu. Zet de positie van het bijschrift "Boven".

• Ga naar het hoofdmenu op het tabblad "Indeling".
• Selecteer "Vandaag rij" in de vervolgkeuzelijst in de linkerbovenhoek.
• Voeg foutbalken toe met aanvullende parameters volgens de instructies zoals in de vijfde stap. Je hebt een plank nodig langs de verticale as, met de min-richting, de uiteindelijke stijl van Geen punt, met een relatieve waarde van 100%.

U hebt nu een verticale lijn die de huidige dag voorstelt. Verander de kleur van de lijn in rood, vergroot de grootte naar 3 pt.

In het voorbeeld staat de huidige datum vast, dus deze verandert niet. Maar voor projecten die actief ontwikkeld worden, is een andere manier van vastleggen van data aan te raden. Om dit te doen, plaatst u de datum in cel B2 door de formule = VANDAAG () in te voeren en specificeert u in het dialoogvenster voor gegevensselectie de waarde van de X-as cel B2 in plaats van het bereik dat u eerder hebt opgegeven.

Stap 10. Tekstblokken toevoegen

Nu mist het diagram alleen de legende voor de legende, zodat het door het hele team kan worden begrepen.

• Selecteer het diagram, ga naar het hoofdmenu op het tabblad "Invoegen". Selecteer "Belettering".
• Plaats het labelgebied in de rechterbovenhoek van de grafiek. Selecteer de rand van het tekstvak met de rechtermuisknop, selecteer het item "Vorm opmaken" in het contextmenu. Selecteer in het geopende venster het vultype "Effen", de kleur is grijs. Maak het etiket op. U kunt een willekeurig aantal blokken invoegen.

Nu kunt u in 20-30 minuten een diagram maken met alleen uw favoriete editor MS Excel.