Microsoft Word-functies die u in uw werk wilt toepassen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Het blijkt dat mensen al jaren met Word werken, maar de basisfuncties niet kennen of de innovaties niet volgen. Het is tijd om bij te praten!

Een paar woorden over waarom ik het opnam om de helemaal niet unieke functies van Microsoft Word te beschrijven. Het artikel rijpte langzaam in mijn hoofd. Keer op keer moest ik de capaciteiten van dezelfde redacteur beschrijven aan mijn collega's en geliefden. Hun flagrante inzicht, hun verbazing over wat ze zagen, brachten me ertoe dit materiaal te schrijven. Ik hoop dat u ook iets nieuws voor uzelf zult leren.

Alle volgende tips werken in Word 2013. Ik raad ten zeerste aan om over te stappen op deze specifieke generatie van het programma als je de overgang om de een of andere reden hebt uitgesteld.

1. Begin overal te typen

De Click-to-Write-functie is niet nieuw, maar niet iedereen heeft ervan gehoord. Vaak moet je observeren hoe een persoon vele malen op de "Enter"-knop klikt om aan het einde van de pagina te komen en daar bijvoorbeeld de briefuitvoerder in te voeren.

Een dubbele muisklik kan een tiental toetsaanslagen vervangen.

Beweeg de cursor over de beoogde afdruklocatie en maak een paar snelle klikken met de muis. Word zelf zal nieuwe regels, tabs en schreven plaatsen voor de plaats die je hebt aangegeven. Dit is duidelijk zichtbaar als je kijkt naar de verborgen opmaakmarkeringen.

2. Vertaal meteen

Vraag uw buurman welke vertaler hij het liefste heeft, en u zult hoogstwaarschijnlijk horen over Google, Yandex, PROMT, maar nauwelijks over Bing. Om de een of andere reden is de merkvertaler van Microsoft niet erg populair in onze regio. En tevergeefs, want de kwaliteit van zijn werk is voldoende voor de dagelijkse behoeften. Natuurlijk biedt Office snelle vertaling van tekst met Bing. Ik raad aan om het te proberen.

Het is heel goed mogelijk dat je stopt met haasten tussen de browser en Word, eindeloos heen en weer kopiëren en plakken van zinnen.

Er zijn enkele tientallen talen en drie vertaalmethoden om uit te kiezen. Je vindt ze op het tabblad "Review".

3. Gebruik tekenspatiëring

Ontwerpers weten heel goed wat tekenspatiëring is en werken er vaak mee bij het zetten van teksten. In eenvoudige bewoordingen is tekenspatiëring verantwoordelijk voor de spatiëring (afstand) tussen letters, afhankelijk van hun vorm. Als u deze instelling wijzigt, kan hetzelfde woord, dezelfde zin of alinea worden vergroot of verkleind in vergelijking met de standaardstatus. Ik heb gezien hoe mensen een deel van de tekst begonnen te verwijderen, of, omgekeerd, "water te gieten" alleen maar om het in een bepaald kader te passen. Kerning lost dergelijke problemen op een meer geavanceerde manier op. Ruw ermee spelen doet natuurlijk pijn aan het oog, maar kleine manipulaties kunnen passend zijn.

Het wijzigen van tekenspatiëring is handig bij het gebruik van grote lettertypen, bijvoorbeeld bij het voorbereiden van titelpagina's van boeken, artikelen, rapporten.

Druk op de combinatie Ctrl + D om het dialoogvenster "Lettertype" te openen, ga naar het tweede tabblad "Geavanceerd". Hier kun je met tekenspatiëring spelen. En nog even over het onderwerp. Terloops wil ik je kennis laten maken met een interessant browserspel waarin je de beste tekenspatiëring moet raden om te lezen. Genieten van!

4. Verborgen tekst toepassen

Mag een leeg Word-document tientallen of honderden megabytes wegen? Ja! En voor velen is er een vertroebeling van de geest. Mensen zien geen enkel woord voor hun ogen, maar begrijpen niet waarom het bestand zo groot is? Kwaadaardige virussen of schadelijke hackers? Nee. Het draait allemaal om verborgen informatie. Dit kunnen afbeeldingen, afbeeldingen en tekst zijn.

Net als niet-afdrukbare tekens worden verborgen gegevens niet op het scherm weergegeven of afgedrukt, maar maken ze nog steeds deel uit van het document.

Met verborgen tekst kunt u:

• Verberg vertrouwelijke informatie tijdelijk.
• Laat opmerkingen achter of geef antwoorden op vragen die niet met de hoofdtekst moeten worden vermengd.
• Druk meerdere versies van hetzelfde document af, waarbij u afwisselend verschillende delen ervan verbergt. In dit geval hoeft u niet met meerdere exemplaren van het bestand te rommelen!

Selecteer een deel of de hele tekst, druk op Ctrl + D en plaats een vinkje voor de optie "Verborgen". Het fragment verdwijnt en wordt alleen zichtbaar in de weergave van niet-afdrukbare karakters. Voor de duidelijkheid zijn verborgen gegevens onderstreept met een lijn zwarte stippen.

5. Gebruik de functie "Document Inspector" voordat u opslaat

Oud Word kan het bestand niet openen of wordt het verkeerd weergegeven? Voor iedereen en iedereen bekend! Dit soort problemen om mij heen gebeurt met angstaanjagende regelmaat, omdat veel organisaties en mensen nog steeds in Office 2003 werken. Daarom is het de moeite waard om, voordat u een document verzendt en/of opslaat, het te controleren op compatibiliteit met eerdere versies van Word. Hiervoor is de "Document Inspecteur" verantwoordelijk.

Hij weet ook hoe hij een leesbaarheidscontrole moet uitvoeren voor mensen met een handicap en, belangrijker nog, verborgen eigenschappen en gegevens in een document moet vinden.

De functie detecteert bijvoorbeeld de aanwezigheid van macro's, ingesloten documenten, onzichtbare inhoud en andere potentieel problematische bestandselementen.

6. Bewerk PDF

De overvloed aan opties is niet altijd gunstig. Werken met PDF is hier een goed voorbeeld van. Soms verdwalen mensen al bij het kiezen van de tool waarmee ze het pdf-bestand willen verwerken. Hier is de klassieke Adobe Reader en de alternatieve Foxit Reader, en elke min of meer moderne browser en nog veel meer online services. Een van de meest succesvolle methoden ligt echter aan de oppervlakte - dit is de held van ons artikel.

Word 2013 opent niet alleen, maar maakt het ook mogelijk om de inhoud van een PDF-document te bewerken.

De editor zet tekst, tabellen, lijsten, grafieken en andere elementen om in een DOCX-bestand, waarbij de opmaak van het origineel zo nauwkeurig mogelijk behouden blijft. Opgemerkt moet worden dat hij zeer, zeer waardig blijkt. U kunt ook PDF-bestanden als insluitbaar object aan een Word-document toevoegen. In dit geval wordt alleen de eerste pagina van de PDF of het pictogram van de bestandskoppeling weergegeven.

7. Video invoegen

Het is geen geheim dat langdurig kijken naar droge tekst snel de aandacht vermindert en leidt tot verlies van interesse in de lezer. Daarom verdunnen bijna alle studenten, sprekers en kantoormedewerkers de lijnen met diagrammen, tabellen, grafieken en andere visuele trucs. Slechts enkelen gebruiken echter een veel krachtiger hulpmiddel: video.

Word kan Bing-zoekvideo's insluiten in een document, YouTube-video's toevoegen en codes van verschillende websites insluiten.

En maak je geen zorgen over de uiteindelijke bestandsgrootte. Het document slaat de video zelf niet op, maar maakt alleen de link in een visuele vorm. Om te kunnen kijken is natuurlijk wel een internetverbinding nodig.

8. Werk samen aan het document en becommentarieer bewerkingen

Denk aan de woorden van de klassieker: "Wat men niet doet - zullen we samen doen"? Ze zijn tot op de dag van vandaag relevant. Maar niet iedereen begrijpt hoe gezamenlijk werk goed te organiseren. Helaas is het nog steeds mogelijk om te zien hoe een persoon een stuk tekst markeert met elke kleur, waarna hij, tussen haakjes, zijn revisie of bezwaren toevoegt en het document terugstuurt. Op zulke momenten begint een nerveuze spiertrekking van het ooglid. Met de nieuwste editie van Word kunt u gemakkelijk aantekeningen maken en wijzigingen aanbrengen in een openbaar bestand. Dit moet gebruikt worden!

Word 2013 maakt het mogelijk om op opmerkingen van anderen te reageren, wat de editor een geweldig hulpmiddel maakt voor discussies in groepswerk.

Besteed een paar minuten aan het verkennen van het tabblad Review, deel uw nieuwe vaardigheden met uw collega's en u zult het gemak voelen van samenwerken.

9. Vereenvoudig uw werk met tabellen

Laat me raden, voeg je nog steeds tabelrijen en -kolommen in door met de rechtermuisknop te klikken en naar het bijbehorende menu-item te navigeren? Het is veel gemakkelijker!

Plaats je cursor net boven / onder (links / rechts) waar je een rij of kolom wilt toevoegen. Word zal onmiddellijk voorstellen om de tabel te vergroten.

Trouwens, de nieuwste versie van de editor heeft verschillende nieuwe functies voor tafelontwerp. Update je kennis.

10. Combineer delen van het document in blokken

Om eerlijk te zijn, zijn er enkele medewerkers die bereid zijn om meer dan 100 pagina's van een document om te slaan om de tijd te doden. Als je snel door grote bestanden wilt navigeren, moet je verschillende sneltoetsen beheersen voor razendsnelle navigatie of je werken correct structureren.

Door koppen van verschillende niveaus te gebruiken, kunt u elementen van het document samenvouwen waar u momenteel niet aan werkt.

Plaats de cursor naast de kop en het programma zal u vragen om de inhoud van het blok samen te vouwen. Zo passen zelfs de meest enorme werken in slechts een paar pagina's.

Heb je zelf niets interessants gevonden? Lees voor het geval dat, het artikel van Lifehacker over 20 woordgeheimen om uw werk gemakkelijker te maken. Of geef je advies in de comments.