Wat is Kaizen en hoe het mensen en bedrijven helpt om betere mensen te worden?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Een Japanse benadering van productiviteit en continue verbetering.

Wat is Kaizen

Dit is de Japanse bedrijfsfilosofie van What is Kaizen / Investopedia, waarmee je het werk in het bedrijf kunt opbouwen en organiseren. Het woord "kaizen" heeft verschillende betekenissen, waarvan continue verbetering de belangrijkste is.

Kaizen zelf biedt geen kant-en-klare turn-based strategie die gevolgd kan worden om het goed te laten blijven. Er is ook geen universele handleiding voor kaizen. Het is eerder een reeks ideeën en principes om op voort te bouwen.

Het basispostulaat van kaizen gaat ongeveer als volgt: kleine stappen in de goede richting helpen je veel te krijgen.

Dit betekent dat je voor het behalen van indrukwekkende resultaten geen fundamentele innovaties nodig hebt, maar langzaam en geleidelijk, maar dagelijks werk.

Er wordt aangenomen dat Kaizen voor het eerst werd geïntroduceerd door het Toyota Production System / Toyota bij Toyota na de Tweede Wereldoorlog. En dit hielp om de productie te herstellen, workflows te debuggen en de winst te verhogen. Daarom wordt dit systeem vooral gebruikt in bedrijven en industrieën. Hoewel persoonlijke kaizen in principe ook mogelijk is.

Wat zijn de elementen van Kaizen

Aangezien er geen officiële "bijbel" van Kaizen is, is er enige verwarring in de beschrijvingen van deze benadering.

Zo staat op de website van het Kaizen Instituut (ja, die is er) de auteur van het boek “Kaizen. De sleutel tot Japanse successtrategie”Masaaki Imai geeft de definitie van Kaizen / Kaizen Institute vijf elementen die ook wel de kern van kaizen worden genoemd.

1. Leer je klant kennen. Dit betekent dat u duidelijk het portret moet weergeven van de persoon aan wie u diensten verleent of goederen verkoopt: hun waarden, verlangens, behoeften en pijnen.
2. Weg met het afval. Kaizen is nauw verwant aan de concepten zero waste en lean manufacturing. Dit principe kan echter breder worden opgevat: ernaar streven om niets overbodigs in het werk te gebruiken, alleen te nemen wat echt nodig is, om zowel fysiek als informatief afval te vernietigen.
3. Ga naar "productie". Het origineel gebruikt het woord gemba, dat uit het Japans kan worden vertaald als 'de plaats waar het werk plaatsvindt'. De essentie van dit element van kaizen is dat de leider werkprocessen goed moet begrijpen en zich in de eerste plaats moet wijden aan het doorvoeren van veranderingen daar.
4. Vertrouw op feiten. Op statistieken, veranderingen in significante indicatoren en specifieke cijfers, en niet op hun eigen gevoelens.
5. Inspireer je team. In dit geval hebben we het over het stellen van specifieke doelen voor mensen en hen te helpen ernaartoe te bewegen.

In verschillende bronnen zijn er nog meer principes die verband houden met kaizen.

1. Verzamel meningen van medewerkers. Kaizen gaat ervan uit dat elk teamlid gehoord moet worden als ze iets te zeggen hebben. Je kunt samen brainstormen, een-op-een gesprekken voeren of een ideeënbus ophangen. Ideeën die mensen bedenken, moeten worden overwogen en langzaam worden geïmplementeerd als ze de moeite waard zijn.
2. Geef perfectionisme op. Beter een ontspannen dagelijkse baan dan proberen alles vlekkeloos te doen.
3. Zoek de wortel van het probleem. Moeilijkheden en problemen zijn niet vanzelfsprekend. Je moet jezelf minstens vijf keer afvragen waarom dit gebeurt om tot op de bodem uit te zoeken en een oplossing te vinden.
4. Vermijd de status-quo. Dit betekent dat er niet gestreefd moet worden naar stabiliteit en balans, maar naar continue ontwikkeling.
5. Handhaaf persoonlijke discipline. Elk teamlid moet de regels van timemanagement volgen en aan zichzelf werken.
6. Teamspirit opbouwen. Mensen in het bedrijf moeten gemeenschappelijke, duidelijke doelen, waarden en principes hebben. Het inspireert, motiveert, helpt iedereen in dezelfde richting te bewegen en harmonieus samen te werken.

Ten slotte heeft de derde reeks Kaizen-principes betrekking op lean manufacturing. Het bestaat uit vijf S:

• Seiri (sorteren). Sorteer werkinstrumenten, benaderingen en taken, identificeer wat echt niet nodig is.
• Seiton (systematisering). Houd uw werkgebied op orde, zoek een goed gedefinieerde positie voor elk gereedschap en object. En het maakt niet zoveel uit of je aan de machine werkt, aan de ezel of op kantoor aan tafel.
• Seiso (reinheid). De werkplek moet schoon zijn. Verwijder het aan het einde van elke dag.
• Seiketsu (standaardisatie). Neem de vorige drie stappen om te automatiseren en maak ze de standaard.
• Shitsuke (verbetering). Controleer hoe efficiënt het systeem is. Problemen oplossen en workflows verbeteren.

Wijzigingen implementeren met Kaizen

Dit systeem moedigt sterk de What is Kaizen / Investopedia-benadering PDCA (Plan - Do - Check - Act) of, zoals het ook wordt genoemd, de Deming - Shewhart-beheercyclus aan. Uit de afkorting blijkt duidelijk dat deze uit vier fasen bestaat:

1. Plan. Verandering moet niet spontaan zijn, je moet altijd eerst de situatie analyseren en een strategie opstellen.
2. Actie ondernemen. In het geval van kaizen betekent dit proberen een kleine verbetering door te voeren.
3. Bekijken. U moet bestuderen hoe de vorige stap de prestaties of persoonlijke resultaten van het bedrijf beïnvloedde, de indicatoren vergelijken, praten met collega's die door de veranderingen worden beïnvloed.
4. Juist. Indien nodig moet u de ontstane problemen elimineren, de aanpak enigszins wijzigen of de verbeteringen volledig opgeven als ze niet werken.

Hoe productiever te zijn met kaizen

Aanvankelijk is deze filosofie gericht op bedrijven en grote industrieën, maar de principes ervan werken goed M. F. Suárez-Barraza, J. Ramis-Pujol, S. Mi Dahlgaard-Park. Kwaliteit van leven veranderen door de Personal Kaizen-aanpak: een kwalitatief onderzoek / International Journal of Quality and Service Sciences en voor elk individu.

Schrijver Robert Maurer, auteur van Step by Step Towards Achievement. De Kaizen-methode en blogger Hoe Kaizen in uw persoonlijke leven kan worden toegepast / Medium, Gail Kurzer-Myers, bieden verschillende ideeën om Kaizen in het dagelijks leven te introduceren.

1. Stel jezelf kleine doelen

"Je eigen bedrijf starten" of "twee keer zoveel gaan verdienen" klinkt als iets eng en overweldigend. Maar door die grote doelen op te splitsen in vele kleinere, wordt het veel gemakkelijker en duidelijker.

Bijvoorbeeld: "ideeën verzamelen voor uw bedrijf", "de markt en concurrenten bestuderen", "kosten berekenen", "een businessplan maken". Hoe meer je dit enorme blok kunt verpletteren, hoe beter.

Deze benadering komt je misschien al bekend voor: in het klassieke tijdmanagement heet dat 'een olifant in stukjes eten'.

2. Stel jezelf kleine vragen

Aanwijzingen als "Begin elke ochtend met yoga" zijn slecht. Maar de juiste vragen helpen om motivatie te vinden en jezelf te begrijpen:

• Wat mis ik om elke ochtend yoga te doen?
• Wat kan ik kopen om de taak gemakkelijker en leuker te maken, misschien een nieuw vloerkleed en mooie comfortabele kleding?
• Welke kleine stappen zullen me helpen deze gewoonte te ontwikkelen - 's avonds kleding en een vloerkleed verzamelen, een paar artikelen lezen over de voordelen van yoga, vroeg naar bed gaan?

3. Neem kleine stapjes

Robert Maurer geeft een goed voorbeeld in zijn boek. De arts probeerde de patiënt over te halen om 30-60 minuten per dag regelmatig te sporten. De patiënt was duidelijk niet enthousiast over het idee. Daarna werd ze gevraagd om elke avond maar 1 minuut voor de tv te marcheren. En dat is ze aardig gelukt. Toen zo'n "training" een gewoonte werd, nam de patiënte geleidelijk de tijd en de moeilijkheidsgraad van de oefening op en maakte zo sport een deel van haar leven.

Kleine stappen zijn dus de sleutel tot grote veranderingen.

4. Weg met afval

En in elke zin van het woord. Gooi onnodige papieren, kapotte penselen en kapotte blenders weg. Verwijder programma's die u niet gebruikt. Elimineer tijdverspillers en verander destructieve gewoonten. Werk met houdingen en gedachten die je uitputten en je humeur bederven.

5. Houd uw werkgebied schoon en netjes

Elk ding heeft zijn eigen plek. Het disciplineert, helpt bij het afstemmen op het werk en het ordenen van gedachten.

6. Word elke dag beter

Het belangrijkste idee van Kaizen is dat er elke dag verandering moet plaatsvinden. Hoewel klein, niet altijd opvallend.

10 stappen meer lopen dan normaal, twee Engelse woorden leren in plaats van één, een paar pagina's van een boek lezen, 5 minuten minder tijd aan je telefoon besteden dan gisteren - dit alles is belangrijk en zal uiteindelijk tot goede resultaten leiden.

Dit artikel is voor het eerst gepubliceerd in januari 2013. In augustus 2021 hebben we de tekst geüpdatet.