Waarom de lijst met taken voor de dag slecht is en hoe deze te vervangen?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

In feite verhoogt het de productiviteit niet, maar verlaagt het deze.

Het weerspiegelt niet het werkelijke verstrijken van de tijd

Volgens een experiment, People Awful at Estimating Time, schat slechts 17% van de mensen correct hoeveel tijd er is verstreken. De meesten van ons vinden het moeilijk om te berekenen hoe lang het duurt om dit of dat te doen. Dit treft ook succesvolle mensen als Elon Musk: hoe vaak heeft hij al een releasedatum voor een nieuw Tesla-model vastgesteld en de deadline niet gehaald. Als kind moest zijn broer hem vertellen dat de schoolbus eerder zou komen dan nu, omdat hij wist dat Elon te laat zou zijn.

We zijn te optimistisch over de tijd die nodig is om taken te voltooien. Na een kopje koffie in de ochtend, lijkt het erop dat we het snel achter de rug hebben. Maar de takenlijst groeit, drie items worden tien en de taak die we in een paar minuten wilden afronden, strekt zich uit over een uur.

Hij geeft je niet het gevoel dat de werkdag voorbij is

Probeer te onthouden wanneer je voor het laatst alle items van de lijst hebt gecontroleerd. Meestal wordt het uitgesteld tot morgen, weer aangevuld enzovoort tot in het oneindige. Hierdoor lijkt het alsof het werk nooit ophoudt, en heb je nergens tijd voor.

Bovendien lijkt het erop dat alles in de lijst moet worden opgenomen, ongeacht de mate van belang en waarde. Hierdoor besteed je meer aandacht aan taken die op de lange termijn niet zo belangrijk zijn.

Hiermee kunt u belangrijke zaken vermijden

Hier is een typisch voorbeeld van een takenlijst. Laten we zeggen dat het is samengesteld door een verkoopspecialist.

• Post ontleden.
• Berichten lezen in Slack.
• Maak een deal met Paul voor morgen.
• Maak kennis met het marketingteam en kom met ideeën.
• Ga voor boodschappen.
• Voer 50 ongevraagde oproepen.
• Wassen.
• Ruim het huis op.

Er is geen productiviteitsgoeroe voor nodig om erachter te komen dat 50 ongevraagde telefoontjes het belangrijkste op deze lijst zijn. Hoewel het leuk is om eropuit te gaan en andere kleine taken te doen, hebben ze geen enkele invloed. Als u in de verkoop zit, is het belangrijkste voor u om 50 potentiële klanten te bellen.

Helaas gebruiken we vaak takenlijsten om dingen te vermijden waar we geen zin in hebben. En dit zijn de dingen die meestal het juiste blijken te zijn om te doen.

Vervang het door een andere strategie

Profiteer van het idee van ondernemer Aytekin Tank. Hij stelt voor om lijsten te vervangen door "jagersstrategie".

Vroeger jaagden mensen om te overleven. Als de jager iets vangt, heeft zijn familie iets te eten. Zo niet, dan zullen ze moeten verhongeren. Het is makkelijk. Hij zou geen tijd hebben om zijn mail te checken, naar vergaderingen te gaan, laat staan om to-do-lijstjes te maken. Hij werd wakker met maar één doel: eten halen tijdens de jacht. Dit was zijn belangrijkste bezigheid voor vandaag. Deze mindset is ook handig bij het plannen van je dag.

Schrijf geen dozijn gevallen. Kies degene die je moet doen en die de grootste impact op je werk zal hebben. Als je het moeilijk vindt om te beslissen, onthoud dan de taak die je het minst wilt doen.

Als je 's ochtends op je werk aankomt, schrijf dan een belangrijk doel voor de dag op een stuk papier en plak het op een prominente plaats. Bijvoorbeeld op een computerscherm. Als je merkt dat je afgeleid bent of je mail wilt checken, stop dan. Kijk naar het geregistreerde doelwit en stem af op je "jacht". U kunt kleine taken uitvoeren door de hoofdtaak af te ronden.

Gebruik deze methode enkele weken en schrijf elke dag één doel op een stuk papier. Analyseer vervolgens de situatie. Als je meer tevreden bent met je werk en merkt dat je bijdrage aan het gemeenschappelijke doel is toegenomen, ga dan door met "jagen".