"Pas op, kantoor!", Of hoe je eindelijk je werk kunt doen als iedereen en alles om je heen ertegen is

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Mijn ervaring met werken in kantoren - van een redneck handelskantoor in een appartement in plaats van een kantoor tot een luxueus Yandex-kantoor - was bijna 8 jaar, en dat is wat ik begreep. Het constante "werk is een kantoor" is zo hardnekkig dat het heel moeilijk is om het uit ons hoofd te slaan.

Het idee van het artikel kwam bij me op nadat ik besloot om mijn ervaring met ingehuurd werk op kantoren te berekenen en het te verzetten tegen hetzelfde werk op afstand, waar ik me aan houd en het op alle mogelijke manieren probeer te promoten. Kantoorwerk is zo'n schemering van het werkproces, waar we tegenwoordig doorheen waden, zoals Anton Gorodetsky in "Patrols". En hoe meer de ervaring van de "office samurai", hoe hoger deze wordt gegeven, hoe vrijer hij zich in dit troebele water beweegt en hoe gelukkiger hij er van buiten uitziet.

Oud kantoormodel

Bekijk de tv-serie Mad Men, die het verhaal vertelt van een reclamebureau tijdens de hoogtijdagen van de Amerikaanse advertentiemarkt in de jaren '60. De mensen werkten daar in enorme pretentieuze kantoren. Elke waardige had een mooie secretaresse die een smartphone en een computer verving door een agenda, taakbeheer, tekstverwerker, spreadsheets, internet en in het algemeen alles wat je tegenwoordig zelf doet. Ze hadden ook kantoren, alcohol binnen een paar stappen in elk deel van het kantoor en vele andere dingen die tegenwoordig hun betekenis hebben verloren.

Het kantoor is getransformeerd. Je hebt geen persoon meer nodig om belangrijke dingen te onthouden, vergaderingen niet te vergeten en gewoon je werk te doen. Het werd onfatsoenlijk om tijdens de werkdag te drinken. Weinigen hebben kantoren. Maar het kantoor zelf bleef. Het constante "werk is een kantoor" is zo hardnekkig dat het heel moeilijk is om het uit ons hoofd te slaan. Dit is niet alleen een probleem voor levenslange topmanagers van bedrijven en 'rode directeuren', maar ook voor jonge startups, die om de een of andere reden hun eerste 'zaai'-geld onmiddellijk uitgeven aan een kantoor en niet aan een product of verkoop.

Wat te doen. Als u gedwongen bent om op een kantoor te werken en de volledige last van de taken van een "kantoorsamoerai" moet dragen, dan zijn de onderstaande tips nuttig voor u.

Kop "op elastiek"

Over het algemeen maakt elke manager zich constant zorgen dat het werk niet gedaan zal worden, en de aanwezigheid van werknemers op kantoor is zeer geruststellend voor hem. Hij verzamelt, als een broedkip, zijn "kippen" en wordt misleid door het feit dat de processen gaande zijn omdat hij dichtbij is. Dit is niet waar. Medewerkers houden even krachtig van Facebook en kijken YouTube thuis vanaf een tablet, vanaf een toilet vanaf een smartphone of vanaf een werkplek.

Wat te doen. Het is moeilijk om de baas te veranderen, maar je kunt de communicatie met hem veranderen: word opener in rapportage en vertel gewoon zonder een kick waar je mee bezig bent. Dit alles zal stress verminderen en hem een minder "elastische" baas maken. Start een ochtendgesprek van 5 minuten waarin je vertelt wat je vandaag doet en hoe het 's avonds afloopt. Herinner je wekelijkse takenplan. Vraag om advies. Geef hem een gevoel van controle, en hij, als hij een geschikt persoon is, zal geleidelijk beginnen met je "af te komen".

Dan moet je zulke dingen gewoon vertalen naar Skype-ochtendgesprekken en misschien je manager overtuigen dat het handiger voor je is om taken thuis uit te voeren. Ik heb dit herhaaldelijk kunnen implementeren.

Bedrijfscultuur en kantooruren

Veel mensen verklaren de wens om medewerkers het kantoor in te slepen door de aanwezigheid van een soort 'bedrijfscultuur'. Hier is de klassieke definitie van bedrijfscultuur "volgens het boekje".

Bedrijfscultuur is een reeks waarden, normen en gedragspatronen die in de organisatie heersen en die de betekenis en het model van de activiteiten van werknemers bepalen, ongeacht hun officiële positie en functionele verantwoordelijkheden.

Geen woord over het kantoor, over de stand van de tafels, over 'van 9 tot 6', over dagenlang vergaderen met zomaar iemand. Bedrijfscultuur is in feite hoe u uw missie en het doel van wat u doet begrijpt, hoe u met een klant praat, hoe ethisch u zich gedraagt en hoe de indruk van uw bedrijf van buitenaf samenvalt met wat er binnen gebeurt. Er is niets gemeen tussen waarom je naar kantoor wordt geduwd en wat de bedrijfscultuur werkelijk is. Geen enkele hoeveelheid files en woede van de metrorit tijdens de spits helpt om deze bedrijfscultuur op te bouwen. Van 9 tot 6 zitten is geen bedrijfscultuur. Tot de nacht met collega's rondhangen in Counter Strike bouwt geen bedrijfscultuur op. Bouwt haar bier en pizza niet. Het zijn gewoon menselijke relaties, maar geen cultuur. En zeker geen bedrijfscultuur.

Wat te doen. Als u permanent of periodiek op afstand wilt werken, neem dan niet de zin: "Dit is onze bedrijfscultuur" als reden voor weigering. Als ze dit tegen me zeggen, hoor ik iets als: “Ik vertrouw je gewoon niet en ik wil voor je zorgen. Maar maak je geen zorgen, niet alleen voor jou, maar voor iedereen hier. Dus ik wacht om 9.00 uur, en geen vertraging!" U kunt proberen vertrouwen op te bouwen met uw successen en consistente, tijdige communicatie waarin u de initiatiefnemer bent, of direct de plek verlaten waar u zo wantrouwt.

Het lawaai en de gesprekken van collega's

Hoe opener en vriendelijker uw collega's zijn, hoe meer zij hun ervaringen met u delen. Praten over werk neemt een kleiner deel van hen in beslag. Ik moet bekennen dat het mijn werk echt belemmert. Iemand is ongelooflijk woedend. Ik vroeg.

Wat te doen. Breng informele discussies naar een groepschat zoals Telegram, Skype of Slack. Schakel meldingen uit voor alle berichten en schakel ze alleen in voor gevallen waarin uw naam wordt genoemd (alle messengers die ik heb vermeld staan u toe dit te doen). Wen eraan om op een uitgestelde basis met je om te gaan en verplaats alle discussies naar een gezamenlijke lunch of een avond na het werk (als je geen interessantere lessen hebt). Dit is niet alleen een bestelling van verbindingen, maar ook een volgende stap naar telewerken in de toekomst.

Lunch of zakenlunch

Ondanks dat er aangeraden wordt om meer dan één persoon te eten, doe ik het toch liever op deze manier. De reden is niet dat ik niet geïnteresseerd ben in waar mijn collega's het over hebben, maar omdat ik echt moet nadenken over de eerste helft van de dag en beslissen wat ik in de tweede helft ga doen. Ik houd dit uur altijd voor mezelf. Soms maak ik uitzonderingen als er een wens is om een nieuwe film of iets anders te bespreken. Maar het grootste probleem met zakenlunches op kantoor is wat je eet, hoogstwaarschijnlijk iets dat iemand in het restaurant gisteren niet heeft opgegeten, en vandaag werd het je gebracht in de vorm van schnitzels of mengelmoes. Geloof me niet? Vraag het een restauranthouder die je kent of iemand die in de horeca heeft gewerkt.:) En ook een lunch op kantoor past zelden in het toegewezen uur, en de weg heen en weer, wachten op eten, betalen en gewoon een collectieve collectie ervoor nemen te veel tijd in beslag.

Wat te doen. Als je nog steeds op kantoor bent, ontwikkel dan je gewoonten en volg ze. En weet ook dat de lunch bij het thuiswerken meestal altijd minder dan een uur duurt, ook als je deze lunch zelf klaarmaakt. Spaghetti koken duurt 15-20 minuten, groentesoep 20 minuten, broodje kip 10 minuten. En dit alles is het verse voedsel van vandaag, en het is 2-3 keer goedkoper en smakelijker.

Onhandige meubels, apparaten en zo

Alleen serieuze bedrijven kunnen het zich veroorloven om voor u een ergonomische stoel, een comfortabele tafel en goede technologie te kopen. In de meeste van mijn werken waren dit kapotte stoelen die elke nieuweling krijgt (het beste wordt altijd genomen door oldtimers voordat je komt), computers die me kwaad maakten met hun lelijkheid en de aanwezigheid van Windows erop …

Wat te doen. Koop voor uw geld een comfortabele stoel voor uw kantoor. Waarom heb je jarenlang last van vreselijke meubels als het je rug en je lichaam is? Hoe verklaar je deze kwelling voor jezelf? Bied uw comfortabele laptop aan als kantoorcomputer: VPN, HDD/SSD-codering en meer maken het veilig voor het bedrijf om mee naar huis te nemen. Dit bewijst uw loyaliteit en biedt u ook een kant-en-klaar hulpmiddel om thuis te werken - een nieuwe stap in de richting van werken op afstand. En beknibbel niet op uw thuiskantoor en koop daar het beste. Ik doe dit altijd.

Bezoekers en de tijd besteed aan het ontvangen ervan

Als je als aannemer voor een groot bedrijf hebt gewerkt en deze monsterlijke kantoorgebouwen hebt bezocht, dan weet je hoe lang het duurt. Het gaat meestal als volgt:

1. U bereikt het zakencentrum door files.
2. Nog 15-20 minuten op zoek naar een parkeerplaats.
3. U wacht in de lobby van het zakencentrum tot u een pasje krijgt of belt de persoon die u heeft uitgenodigd.
4. Dan wacht je tot hij/zij naar beneden komt om je op te halen. Soms kan het 10-20 minuten of langer duren.
5. Je zit in een vergaderruimte, krijgt koffie/thee/whisky aangeboden en op dat moment zijn alle betrokkenen bij elkaar. En die zijn niet altijd aanwezig. Het gebeurt zo dat de tijd voor een vergadering is aangebroken, en iemand is op een andere vergadering of aan het lunchen, en iedereen wacht op hem.
6. De vergadering zelf.
7. Scrollen.
8. Punten 1 en 2 zijn in omgekeerde volgorde.

Zulke bijeenkomsten kunnen zelfs een halve dag duren!

Wat te doen. Maak van tevoren afspraken met klanten over het schema van dergelijke vergaderingen. Probeer de klant bij het proces te houden en laat hem niet zenuwachtig wachten op de deadline. Hij trekt je er zelf in en uit. Nodig hem als waarnemer uit in uw projectmanagementsysteem. Dit kan bijvoorbeeld met Bitrix24, Basecamp of gewoon een gedeeld en regelmatig bijgewerkt Google Docs-document, waarin u e-mailwaarschuwingen kunt inschakelen. Laat de stroom brieven maar op hem vallen, waaruit blijkt dat iedereen met maximale concentratie bezig is met zijn project. Laat het naar Dropbox gaan, laat het virtueel met je meeleven. En onthoud: als u en uw team het werk met een nerveuze klant op afstand goed kunnen regelen, is het een triviale zaak om dit binnen uw bedrijf te doen.

Vergaderingen en hersenstormen

Mensen zijn net bedrijven - ze hebben een heleboel baanbrekende ideeën, maar om de een of andere reden liggen ze allemaal in de kast. Maar zowel mensen als bedrijven zijn geobsedeerd door het creëren van steeds meer nieuwe ideeën in plaats van de ideeën te implementeren die lang geleden zijn uitgevonden. Om dit te doen, organiseren managers voortdurend vergaderingen en discussies, ze willen constant met je praten over iets en iets in verschillende configuraties bespreken. Ik heb niets dommer en ineffectiever gezien dan een heel bedrijf of een hele afdeling ontmoeten om 'iets nieuws uit te vinden' of 'ervaringen te delen'. Dit is echt een ramp. Een puinhoop, droesem en onzin.

Wat te doen. Ideeën delen heeft niets te maken met deze bijeenkomsten. Erg duur trouwens, als je de uren van alle aanwezigen meetelt. Bij reclamebureaus bestaat er bijvoorbeeld zoiets als 'creative couple'. Dit is wanneer 2-3 mensen (meestal is de configuratie: "saaie manager en creatieveling" of "saaie manager en een paar creatievelingen") gaan zitten om ideeën te creëren. Dit is een fijn afgestemd proces dat geen onnodige mensen of, de hemel verhoede, het hele bedrijf of de afdeling tolereert. Ideeën kunnen ook worden gegenereerd tijdens een Skype-gesprek en koppels hoeven niet samen op kantoor te komen. Houd in het algemeen verzonnen en geïmplementeerde ideeën bij. Stel vragen over de uitvoering van deze ideeën en neem de uitvoering ervan op zich. Dit is een onafhankelijk werk dat volledige focus vereist, en de slechtste plek op aarde om dit te doen is een kantoor met zijn beweging.

Werken met andere continenten

Als u met Europese partners werkt, is alles een beetje eenvoudiger - het tijdsverschil is niet significant en brengt geen aanpassingen aan uw werk met zich mee. Als u met de VS, Australië of Aziatische landen werkt, kan het verschil oplopen tot een paar uur, of "we hebben dag, zij hebben nacht". Dit vereist dat je in de vroege ochtend of late avond met mensen omgaat.

Wat te doen. Nogmaals, het is niet erg duidelijk waarom je je om 7.00 uur 's ochtends naar kantoor moet haasten of verlaten, of om 23.00 uur of later moet vertrekken. Ik belde 's ochtends vanuit huis en zette mijn zaken daar voort - ik wilde overdag geen tijd op de weg verspillen. Als u 's avonds belt, bent u van plan om dit vanuit huis te doen en als het voorbij is, bent u al thuis en hoeft u er 's nachts niet naar toe. Als het argument van je baas is "de telefoon is op kantoor!", vertel hem dan over SIP-telefonie of zoek een andere acceptabele oplossing. De meeste communicatiesystemen hebben tegenwoordig webgateways, open protocollen en zijn toegankelijk via een computer of smartphone. Westerse collega's sprongen gewillig over naar Skype, Google Hangout of WebEx, als ik ze daarom vroeg. Beveiligingsbeleid is cool, maar iedereen heeft smartphones.:) En als ze je iets moeten verkopen of een probleem moeten oplossen, zullen ze zijn waar je ze vraagt.

Persoonlijk bestandssysteem GTD

Geen chaos schept orde. Als je dingen voor elkaar wilt krijgen en opruimen, dan is er niets beter dan het GTD-systeem. Laat een orkaan rondrazen, maar aan je front zal er volledige orde zijn en 's avonds een leeg hoofd, evenals het vertrouwen dat je alles onder controle hebt.

Wat te doen. Installeer Todoist of Omni Focus voor jezelf als je takenboek op je werk niet aan de GTD-vereisten voldoet. Begrijp dit systeem en laat het voor u werken. Denken en praten over telewerken moet beginnen met vertrouwen tussen jou en je baas. Verdiep je je niet in je, als je altijd alles onder controle hebt, dan heb je geen toezicht nodig. Hierdoor kun je overal werken.

Totaal

Ik hoop dat ik je heb kunnen overtuigen dat het de moeite waard is om op afstand te werken - al is het niet alle 5 dagen per week, maar slechts 1-2 dagen. Als je een herdersleider bent, begin dan werknemers te respecteren die gevraagd worden om vanuit huis te werken. Maak samen met hen een roadmap voor de transitie. Als je een ondergeschikte bent, wees dan geduldig en begin met persoonlijke transformaties.

Accepteer dat dit nog een lange weg te gaan is.

Je moet op afstand kunnen werken. Niemand weet hoe het zomaar moet. Hoe u moet lezen, zwemmen of autorijden - u moet het leren!

Als het onderwerp werken op afstand dicht bij je ligt of het je droom is, als je vol twijfels zit, dan wil ik mijn ervaring en veel praktische tips delen. En als je niet onverschillig staat tegenover het onderwerp kantoor en werken op afstand, of je wilt het onderwerp verder uitdragen, deel deze publicatie dan op Twitter of Facebook.