Een beginnershandleiding voor GTD

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

De GTD time management techniek helpt je om taken te organiseren en te volgen, alle informatie uit je hoofd te krijgen en actie te ondernemen.

Wat is GTD

Ons brein komt gemakkelijk met nieuwe ideeën, maar het is veel moeilijker om ze allemaal te onthouden. Hij herinnert zich bijvoorbeeld dat je volgende week het verjaardagscadeau van je moeder moet kopen. In plaats van je hieraan te herinneren wanneer je langs haar favoriete winkel loopt, zullen je hersenen je gewoon het gevoel geven dat je iets had moeten kopen.

GTD (Getting Things Done) is een techniek die helpt om vage ideeën, impulsen, inzichten en nachtelijke reflecties om te zetten in actie. Wanneer je leert op dit systeem te vertrouwen, zullen je hersenen niet alle informatie bevatten. Dit zal stress verminderen en u zult de kracht hebben voor productievere activiteiten.

Hoe deze techniek werkt

GTD is gebaseerd op een lijstsysteem waarmee je alles organiseert wat in je opkomt. Om het in uw leven te implementeren, moet u de binnenkomende informatie registreren en verwerken. Bovendien moet u dergelijke lijsten maken: "Inkomend", "Volgende acties", "Wachtlijst", "Projecten" en "Op een dag". Alles wat uw aandacht vereist, gaat eerst naar de "Inbox" en vervolgens naar een van de andere lijsten.

1. Collectie

Verzamel alle informatie die uw aandacht nodig heeft, van de brieven die u moet beantwoorden tot de ingenieuze ideeën die tijdens het douchen in u opkomen. Het inzamelpunt kan een papieren notitieboekje, een bijlage of een e-mail zijn waarnaar u uzelf brieven stuurt.

Toen je voor het eerst de GTD-techniek begon te gebruiken, probeer je hoofd te bevrijden van alle verzamelde informatie. Schrijf alles op wat je moet of wilt doen, alles wat je de afgelopen dagen of weken bezig heeft gehouden, je concentratie heeft verstoord of op het ongelegen moment is herinnerd.

2. Verwerking

Overweeg de verzamelde informatie. Dit is de hoofdregel van het hele systeem. Doe dit regelmatig zodat je er niet te veel van verzamelt. Stel uzelf een aantal vragen om informatie te verwerken.

• Is het oplosbaar? U vraagt zich af of er iets gedaan kan worden om dit item van de lijst te verwijderen. Zo niet, verwijder het dan of verplaats het naar de Someday-lijst. Bewaar nuttige informatie waar je niets mee hoeft, zoals een recept of een interessant artikel, op een aparte plek. Dingen die je in de verre toekomst wilt doen (Japans leren, een boek schrijven), verplaats ze naar de lijst "Ooit" zodat ze niet tot de "Volgende acties" behoren.
• Is het mogelijk om een zaak in één stap af te ronden? In GTD wordt alles wat meer dan één stap vereist, een project genoemd. Als je meerdere gerelateerde taken in je Inbox hebt, maak er dan een apart project voor aan. Voeg de naam toe aan uw lijst met projecten en selecteer een actie om toe te voegen aan "Volgende".
• Duurt het langer dan twee minuten? Zo niet, doe het dan meteen. Het is sneller dan het toevoegen aan uw volgende takenlijst of het delegeren aan iemand anders. Als het meer tijd kost om de taak te voltooien, overweeg dan of alleen u het kunt doen, of dat u het aan iemand kunt delegeren.
• Kan ik het aan iemand delegeren? Zo ja, delegeer. Als u de voortgang wilt volgen, verplaatst u het item naar de "Wachtlijst". Als u een taak niet kunt delegeren, voeg deze dan toe aan uw agenda of aan de lijst "Volgende".
• Is er een bepaalde deadline? Zet deze dan in je agenda. Schrijf niet alles op wat je op een dag wilt doen. Vul alleen in wat er moet gebeuren: een bezoek aan de tandarts, een vergadering, een vlucht. Als er geen specifieke deadline is, verplaatst u de case naar Volgende stappen.

3. Organisatie

Sorteer alles op zijn plaats: in een van de vijf lijsten, in een map met nuttige informatie voor de toekomst, in je agenda of in de prullenbak.

Voeg aan de "Wachtlijst" alle zaken toe die om de een of andere reden zijn vastgelopen. Bijvoorbeeld wanneer u niet verder kunt totdat u een reactie op uw e-mail heeft ontvangen, of wanneer u wacht op levering. Vergeet niet om de datum naast elk item te vermelden.

De volgende stappen moeten taken bevatten die zo snel mogelijk moeten worden voltooid. Formuleer ze als haalbare fysieke acties, zodat het makkelijker wordt om aan de slag te gaan. Het is bijvoorbeeld beter om op te schrijven "bel Lena en regel dat ze donderdagavond bij het kind komt" dan "regel dat iemand bij het kind komt", hoewel het in wezen hetzelfde is.

In het ideale geval zou u een contexttag aan elk item in "Volgende" moeten toevoegen. Hij vertelt je waar je moet zijn, met wie, wat je mee moet nemen. U kunt bijvoorbeeld tags "winkelen", "op het werk", "met kinderen", "telefoon", "computer" hebben. Ook kunt u aangeven hoeveel tijd u voor deze zaak heeft of welke prioriteit deze heeft. Vervolgens kunt u, indien nodig, snel alle gevallen op tags sorteren.

4. Overzicht

Controleer alle lijsten een keer per week. Hoe langer je dingen in de Inbox laat, hoe moeilijker het wordt om ze later af te handelen.

• Voor elk project moet één volgende actie worden gedefinieerd.
• Elk item op "Volgende" zou iets moeten zijn dat u de komende week wilt doen. Verplaats alle overbodige dingen naar de lijst "Ooit" of verwijder ze helemaal.
• Probeer van tijd tot tijd iets van de lijst "Ooit" naar "Volgende stappen" te verplaatsen.

5. Uitvoering

Actie ondernemen! Als u uw systeem correct hebt georganiseerd, is dit de gemakkelijkste stap. Door de eerste vier stappen regelmatig te herhalen, weet je zeker dat alle dingen op de lijst nodig zijn om vooruitgang te boeken en dichter bij je doelen te komen.