De Inbox Zero-methode is de beste manier om met duizenden ongelezen e-mails om te gaan

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Je inbox leeg houden is eenvoudig. Dit zal u helpen productiever te zijn en nooit belangrijke berichten te missen.

Een heleboel ongelezen e-mails die constant in je inbox bungelen, zal iedereen in paniek brengen. Als u veel zakenpartners en collega's heeft met wie u correspondeert via correspondentie, hoeft u alleen uw e-mailinbox schoon en opgeruimd te houden.

JotForm CEO Aytekin Tank is een interessante manier om e-mail te organiseren genaamd Inbox Zero. Zoals de naam al doet vermoeden, is de methode om je inbox gewoon leeg te houden.

Over het algemeen heeft Tank niets nieuws uitgevonden. Inbox Zero is lang geleden gemaakt door schrijver en blogger Merlin Mann, en het is een bewezen en bekende methode. Ongeveer dezelfde techniek van het werken met documenten werd beschreven door David Allen in zijn boek "How to get things in order". Tank heeft het zojuist aangepast voor de Gmail-webinterface.

Aytekin Tank-ondernemer, oprichter en CEO van JotForm

Ik ontvang en verstuur dagelijks honderden e-mails. Maar aan het eind van de dag is mijn mailbox steevast leeg. Ik heb geen secretaresse om mijn correspondentie af te handelen. Ik houd me aan een principe genaamd Inbox Zero. Dit is niet moeilijk.

Tank somt de voordelen van de Inbox Zero-methode op:

• Je mist geen belangrijk bericht als je inbox leeg is.
• U laat uw geadresseerden niet lang wachten, want u kunt direct op hun brieven reageren.
• Honderden en duizenden ongelezen brieven zullen zich niet ophopen in uw mailbox.
• U bespaart meer tijd op de echt belangrijke taken en bent geen uren bezig met e-mailen.

Ik ken veel mensen die al hun brieven zorgvuldig bewaren zonder er één te wissen. Als gevolg hiervan begint hun inbox op een Twitter-feed te lijken. Het is niet comfortabel. Je zult constant verdwalen in e-mails.

Aytekin-tank

Stel dat u Gmail gebruikt, hoewel deze methode kan worden aangepast aan elke ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) of e-mailclient (Outlook, Thunderbird of Sylpheed). Laten we eens kijken naar de stortingen van ongelezen berichten en aan de slag gaan.

1. Leeg je mailbox

Met de Inbox Zero-methode moet je dus resoluut optreden. Open "Inbox", selecteer alle brieven die zich daar hebben verzameld en archiveer ze allemaal tegelijk. Voor sommigen zal dit pure waanzin lijken, maar Tank raadt aan om precies dat te doen.

Je moet beginnen met een lege mailbox. Deze gids zal je niet helpen als je tienduizenden e-mails in je inbox hebt. Dus archiveer alles en begin met een schone lei.

Aytekin-tank

2. Verwerk uw e-mails in chronologische volgorde

Om deze gezonde gewoonte te ontwikkelen, heb je een zekere mate van discipline nodig. Terwijl u uw e-mails verwerkt, begint u met het oudste bericht en werkt u naar het nieuwste toe. Op deze manier behoudt u de chronologische volgorde en raakt u niet in de war.

Er zijn twee functies om u te helpen bij het afhandelen van e-mails in Gmail:

Schakel automatisch wisselen in. Open hiervoor "Instellingen" → "Algemeen", zoek het item "Automatisch wisselen" en activeer het. Als u nu een e-mail beantwoordt of archiveert, keert Gmail u niet terug naar de inbox, maar geeft u de volgende e-mail weer. Op deze manier kunt u brieven één voor één verwerken in de volgorde waarin ze zijn ontvangen, zonder enige afleiding.

Schakel vervolgens de knop Verzenden en archiveren in als u deze niet hebt. Open "Instellingen" → "Algemeen" en zoek naar het item "Toon knop" Verzend en archiveer "in antwoord". Dit zal u tijd besparen. Als je de brief al hebt beantwoord, heeft het toch geen zin om hem in je Inbox te bewaren? Klik op de verzendknop en de e-mail wordt automatisch gearchiveerd.

En hier is nog iets belangrijks:

Gebruik e-mail niet als chat. Er is niets erger dan lange antwoordketens voort te brengen uit constant geciteerde brieven. Als je wilt praten, gebruik dan messenger, Slack-chat of neem telefonisch contact op. E-mail is hier niet geschikt voor.

Aytekin-tank

3. Beantwoord - archief

De hoofdregel van de Inbox Zero-methode is dat uw inbox niet de plaats is om uw e-mail op te slaan. Alle e-mails in de inbox moeten onmiddellijk worden verwerkt. Lees ze een voor een en beantwoord en archiveer als het bericht een reactie vereist, of archiveer gewoon als het bericht geen reactie vereist.

Als je niet meteen kunt reageren op een e-mail, zijn er twee opties:

• Sla het op in je organizer-app. Het kan Evernote, OneNote of een soort taakbeheer zijn. Stel een datum in zodat het programma u eraan herinnert om uw antwoord op het juiste moment te schrijven.
• Als je meteen een reactie kunt schrijven, maar de geadresseerde deze na een tijdje zou moeten ontvangen, gebruik dan de functie voor vertraagde bezorging in Gmail. Outlook, Thunderbird en andere clients kunnen hetzelfde doen.

4. Doe het gewoon

Alles is volgens de voorschriften van de grote en machtige David Allen. Als de e-mail een actie vereist die een paar minuten duurt, doe het dan nu. Kopieer de brief niet naar je takenlijst. Laat het niet in je inbox achter.

Als je een betaling moet doen, doe het dan nu. Als je feedback naar een collega moet sturen, stuur het dan meteen. Als de zaak een paar minuten duurt, heeft het geen zin om het uit te stellen.

Aytekin-tank

5. Gebruik sneltoetsen

De sneltoetsen op het toetsenbord verminderen de tijd die wordt besteed aan het verwerken van e-mail aanzienlijk. Hiermee hoef je de muiscursor niet heen en weer te bewegen. Tank raadt aan om drie sneltoetsen te onthouden en te gebruiken:

• Met de E-toets kunt u snel een bericht archiveren. We lazen het, drukten op E, archiveerden het. Het is makkelijk.
• De R-toets wordt gebruikt om snel een reactie te schrijven. Als u een brief moet beantwoorden, drukt u erop, voert u het antwoord in en drukt u op Enter.
• De F-toets stuurt ontvangen brieven door naar andere ontvangers.

Ik denk dat je geen andere sneltoetsen nodig hebt. In Gmail gebruik ik maar drie sneltoetsen. Voor al het andere is er een muis. Maar met deze sneltoetsen kunt u snel drie van de meest voorkomende e-mailacties uitvoeren, zodat u veel tijd kunt besparen.

Aytekin-tank

6. Filters instellen

E-mailfilters zijn een ongelooflijk handige tool die veel werk voor je doet. U hoeft ze slechts één keer te configureren en ze zullen u veel tijd besparen.

Vindt u in uw Postvak IN regelmatig onbelangrijke brieven (meldingen van internetdiensten, automatische mailings, enzovoort), meld u dan ofwel af, of stel filters in zodat dergelijke brieven automatisch worden gearchiveerd.

7. Postvak IN is leeg - mail sluiten

Wanneer u zich op uw werk probeert te concentreren, moet u niet constant worden afgeleid door e-mail. Dus laten we ons aan de regel houden: als je inbox leeg is, sluit je het Gmail-tabblad of je e-mailclient en vergeet je e-mail de komende uren. Gewoon bezig zijn.

Schakel alle inkomende e-mailmeldingen uit. Ze zijn erg afleidend.

Je kunt na een paar uur je mail weer openen, de berichten die daar zijn verzameld verwerken en daarna weer aan de slag. Het doel van de Inbox Zero-methode is om jezelf te dwingen niet afgeleid te worden door inkomende e-mails. U moet uw mailbox beheren, niet u.

Aytekin-tank

Als je de Inbox Zero-techniek hebt geprobeerd en klaar bent om je te vertellen wat je hebt, of als je een betere methode wilt voorstellen, schrijf dan in de opmerkingen.