9 tips om sneller te werken in Word

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Zelfs als je al heel lang in MS Word werkt en jezelf als een expert beschouwt, kun je altijd nog productiever worden.

Sommige technieken ken je misschien al. Maar vaak blijkt dat zelfs echte professionals een lange weg gaan en niet veel handige trucs kennen.

1. Autotekst

U kunt deze functie gebruiken om snel veelgebruikte woorden en woordgroepen in te voeren, wat u veel tijd bespaart. U kunt dit advies delen met collega's en ook voor hen het leven gemakkelijker maken.

U hoeft alleen de tekst te schrijven (of afbeeldingen te maken) die u vaak in documenten gebruikt, en deze indien nodig op te maken. Selecteer vervolgens de tekst en druk op Alt + F3. Geef een korte naam (bijvoorbeeld een afkorting) en sla op. Typ in de toekomst in plaats van de hele zin de naam die u hebt gekozen en druk op F3. De opgeslagen tekst of afbeelding verschijnt automatisch in het document.

2. AutoCorrectie

Autotekst zal de tijd die wordt besteed aan het schrijven van repetitieve tekst verminderen, maar lost het probleem van typefouten en fouten niet op. AutoCorrectie lost enkele veelvoorkomende bugs op. Word doet dit vanzelf terwijl u typt. En nog beter, als je zelf die woorden toevoegt waarin vaak typefouten staan.

U weet bijvoorbeeld dat u altijd de "t" in het woord "bureau" mist. Open voorkeuren (Bestand → Opties → Spelling → AutoCorrectie-opties in versies 2010, 2013, 2016) en vul in wat je wilt vervangen. De volgende keer dat u "bureau" schrijft zonder "t" zal Word de fout zelf corrigeren. Op dezelfde plaats kunt u de vervanging van aanhalingstekens-poten door aanhalingstekens-kerstbomen, een koppelteken met een em-streepje, enzovoort, toevoegen of verwijderen.

3. Plak opties

Wanneer u tekst van internet of andere bestanden plakt, moet u deze opmaken zodat deze overeenkomt met de stijl van uw document. Natuurlijk kunt u elke keer de optie "alleen tekst" kiezen, maar u zult dit waarschijnlijk vaak vergeten. In dat geval kunt u ongeformatteerd plakken de standaardoptie maken.

Ga naar "Bestand" → "Opties" → "Geavanceerd" → "Kopiëren, knippen en plakken" en selecteer de optie "Alleen tekst opslaan" in het item "Plakken uit andere programma's". Nu, in alle documenten waaraan u werkt, zal het kopiëren van inhoud van bestanden of webpagina's deze formatteren zodat deze overeenkomt met uw tekst.

4. Een stijl verwijderen

Een andere manier om tekstopmaak te verwijderen is met stijlbeheer. Selecteer de gewenste inhoud en druk op Ctrl + spatiebalk of kies Normaal op het tabblad Start in de groep Stijlen.

5. Samenwerking in realtime

Office Online is geïntroduceerd in Office 365 2013. De 2016-versie biedt nog meer functies, zoals realtime samenwerking. Waarschijnlijk kennen de meeste gebruikers dit principe uit Google Docs.

Sla het document op in OneDrive of SharePoint Online. Klik op Delen en kies met wie je aan dit bestand wilt werken. Stuur een uitnodiging naar co-auteur zodat de geselecteerde mensen met je mee kunnen doen. Iedereen die toegang heeft tot het document, kan zien wie welke wijzigingen aanbrengt. Het werken aan projecten wordt dus veel efficiënter: niemand hoeft te wachten op antwoorden met aanpassingen en nieuwe informatie per mail.

6. Sjablonen

U kunt een groot aantal sjablonen op internet vinden en downloaden. U kunt ermee aan de slag gaan en indien nodig bewerken - veel sneller dan het opnieuw opbouwen van het project.

7. Bijlage

In de mobiele applicatie voor Android en iOS kun je documenten maken en bewerken vanaf je smartphone of tablet en bestanden bekijken vanuit de cloudopslag. Het is beter om de Word-applicatie te gebruiken dan andere mobiele editors: zo ben je zeker van dezelfde opmaak en heb je altijd toegang tot de nieuwste versie van het document - in een desktopprogramma, in de browserversie van Word, op een smartphone of tablet.

Om te werken, moet u inloggen op uw account. Heeft u of uw organisatie een Office 365 abonnement, dan hoeft u in de app niets te betalen.

8. Aangepast tabelformaat

Als je tabellen vaak naar wens opmaakt, kun je de hoeveelheid werk verminderen. Maak een stijl en voeg deze toe aan de groep Tabelstijlen. Klik vervolgens in deze groep met de rechtermuisknop op de gewenste stijl en maak deze de standaardindeling.

9. Overal afdrukken

Dit lijkt misschien vreemd voor sommigen, maar de meeste Word-gebruikers gebruiken de pijlen op het toetsenbord wanneer ze de cursor moeten verplaatsen en op een nieuwe plaats in het document moeten gaan schrijven. Maar dit kan veel sneller - met een dubbelklik. Open een leeg blad en dubbelklik ergens om daar te beginnen met typen.

U bent nu klaar om zo productief mogelijk te zijn in Word!