Efficiëntiegeheimen voor de beginnende leider

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Gisteren was je een gewone werknemer en vandaag zou je een team van meerdere mensen moeten leiden. Collega's zien je nog niet als baas, en eisen nu al als leider. Een paar tips zullen u helpen de situatie in uw voordeel te veranderen met minimaal verlies voor u en de mensen om u heen.

Jij en ondergeschikten

Het eerste dat je tegenkomt is de onwil van ondergeschikten om jou als leider te zien, de wens om "uit vriendschap" oninteressante of moeilijke opdrachten op de rem te zetten.

De werknemer moet begrijpen waarom hij iets doet

Als hij het doel niet ziet en het niet deelt, zal hij hoogstwaarschijnlijk de taak niet voltooien of iets interessanters en creatievers op het werk doen, maar helemaal niet wat je nu nodig hebt. En nog steeds heeft niemand uitstelgedrag geannuleerd.

Op het moment van het instellen van de taak is het niet overbodig om te verduidelijken of uw ondergeschikte goed heeft begrepen wat voor soort resultaat u nodig heeft. Onthoud dat uw medewerker geen toegang heeft tot alle vergadermaterialen waarin u de strategie en het productconcept in detail hebt besproken. U geeft de werknemer alleen de kneep, de uiteindelijke beslissingen. Sommige dingen die voor jou vanzelfsprekend lijken, vergeet je misschien over te brengen.

De werknemer moet begrijpen in welk tijdsbestek iets moet gebeuren

Als er geen deadline is, is er geen vraag naar de onvervulde taak. Voor creatieve taken, waarvan de deadline zelfs voor een manager moeilijk in te schatten is, en voor grote taken die veel tijd vergen, is het belangrijk om tussentijdse checkpoints te schetsen. Herinner de medewerker hieraan niet op de dag van de tussentijdse uitslag, maar een paar dagen ervoor. Zo geef je hem extra tijd om zich voor te bereiden en te helpen "gezicht te redden".

Wat als de taak correct lijkt te zijn ingesteld, maar het resultaat niet overeenkomt met uw ideeën? Het heeft geen zin om naar de schuldigen te zoeken, het is beter om erachter te komen welke acties zullen helpen om een herhaling van deze situatie in de toekomst te voorkomen.

Jij en de baas

De tweede moeilijkheid van een beginnende leider is de onwil van je superieuren om een aantal van je dagelijkse taken van je over te nemen. Vooral de eerste keer zal het moeilijk zijn als je al nieuwe verantwoordelijkheden op je hebt genomen, maar de oude nog niet volledig hebt overgedragen of de oude verantwoordelijkheden al zijn overgedragen, maar de nieuwe medewerker nog steeds je advies en ondersteuning nodig heeft. Meestal duurt deze aanpassingsperiode ongeveer 2 maanden.

Wees geduldig en spreek een bepaalde tijd af, bijvoorbeeld van 14.00 uur tot 14.30 uur, die je zult besteden aan de vragen die de nieuweling heeft verzameld. Bij extra dringende vragen kan hij uiteraard ook buiten deze tijd bij je terecht.

Het is de moeite waard om gebruik te maken van tijdregistratie om duidelijke tijdputten te identificeren. Dan moet je de moed bij elkaar rapen en met de berekeningen naar de chef gaan. Als een uur van je werktijd meer kost, dan is het redelijk om een deel van de routinehandelingen aan je ondergeschikten te delegeren.

Jij en jij

Anderen leiden is moeilijk, en jezelf leiden is nog moeilijker. Het is belangrijk om proactief te zijn. Een proactief persoon neemt verantwoordelijkheid voor zijn eigen zaken, probeert vervelende taken niet uit te stellen tot later, hij bepaalt de richting van zijn activiteiten en ontwikkeling. Dit helpt niet alleen in het werk, maar in het leven in het algemeen.

Heb vertrouwen. In het product dat je maakt, in mensen, in jezelf.

Onthoud dat vriendschap grenzen kent als het om werk gaat. Je bent als geheel resultaatverantwoordelijk, maar hoeft niet alles voor je ondergeschikten te doen en constant te dubbelchecken. Het is logisch om soms de teugels los te laten en medewerkers de kans te geven om zelf problemen op te lossen.

Nieuwe taken vereisen onvermijdelijk het oppompen van planningsvaardigheden: nu zijn niet alleen persoonlijke taken, maar ook opdrachten voor ondergeschikten verspreid over een week. Hoe te begrijpen wat er eerst moet gebeuren en wat naar de verste plank kan worden geschoven? Dit probleem is vooral acuut wanneer er veel taken zijn, ze divers zijn en verschillende hoeveelheden tijd vergen om te voltooien. De Eisenhower Matrix is erg handig bij het stellen van prioriteiten.

Er zijn veel toepassingen waarmee u al uw taken in één programma kunt verzamelen. Het belangrijkste is om te onthouden dat als we voldoende tijd besteden aan het plannen van ons eigen werk en dat van anderen, we alle taken in een redelijk rustige modus kunnen voltooien.

Er is nog een waardevolle regel over de volgorde waarin taken worden uitgevoerd. Allereerst moet u de opstarttaken voltooien - die taken zonder welke uw collega's van andere afdelingen niet aan hun werk kunnen beginnen. Als de lay-outontwerper een geverifieerde lay-out van u verwacht, die morgen naar de drukkerij gaat, en de CEO heeft u gevraagd om vandaag een rapport in te dienen, dan moet u eerst beginnen met het indienen van de lay-out.

Hoe alles te doen: 4 eenvoudige trucs

Als je voor operationeel werk instant messengers gebruikt die obsessief onderaan het scherm knipperen, en je krijgt ook nog een e-mail waardoor je minder urgente taken krijgt, kan het lastig zijn om je te concentreren. In een dergelijke situatie kunnen verschillende trucs helpen.

1. Begin je werkdag vroeger en werk 's ochtends als er niemand anders op kantoor is, er een aangename kilte heerst en je alleen het afgemeten gezoem van een slapende printer hoort.

2. Werk een dag of twee vanuit huis, als de workflow het toelaat.

3. Voer samen met uw collega's het recht in om zich in het "gat" te verstoppen als de aanwezigheid op kantoor toch noodzakelijk is. Kondig van tevoren, een dag, of zelfs twee, aan dat je op die en die datum in een "gat" zit, dus het wordt ten zeerste afgeraden om je af te leiden.

Zet instant messengers uit, check 's ochtends of' s avonds om 5 uur je mail, zo mis je de vragen die je aandacht vragen niet en concentreer je je zoveel mogelijk op de taak.

In het begin zul je afgeleid zijn, het "gat" vergeten, niet begrijpen waarom dit nodig is. Na verloop van tijd, wanneer minstens een kwart van de collega's deze methode op zichzelf probeert, zal de werknemer in het "gat" onschendbaar worden.

4. Koop een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking als je de gelukkige bent in de open ruimte. Ja, ze kosten veel, maar u wordt gespaard van het geluidsgordijn dat uw kantoorburen onvermijdelijk creëren.

De eerste stap heb je al gezet: leider worden. De verantwoordelijkheid is gegroeid, maar het werk is veel interessanter geworden. Schrijf in de opmerkingen welke moeilijkheden je bent tegengekomen. Laten we samen proberen een oplossing te vinden!