Een niet voor de hand liggende maar werkende manier om uw verzendtijd te verkorten

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Om de tijd die u besteedt aan het werken met uw e-mail te optimaliseren, moet u niet proberen uw e-mails perfect op orde te brengen. Alles is veel eenvoudiger, zegt een medewerker van MailChimp. Een paar simpele stappen - en je hebt maar anderhalf uur per dag nodig om alle brieven te verwerken.

Jon Smith van het ondersteuningsteam van MailChimp heeft met vallen en opstaan de perfecte e-mailformule bedacht. Eerst maakte hij veel mappen en verwijderde ze vervolgens allemaal, maar geen van deze benaderingen werkte. En toen kwam hij tot een heel ander systeem.

Ondanks dat het beantwoorden van brieven bijna centraal staat in zijn werk, heeft hij de tijd die hij besteedt aan diverse acties met post weten terug te brengen tot anderhalf uur per dag. Hij ontdekte dat zelfs als de brievenbus vol brieven zit, een paar eenvoudige acties de zaak kunnen veranderen.

Waar je je tijd niet aan mag verspillen

Zoals John zegt, probeerde hij eerst brieven te classificeren en maakte hij allerlei mappen: voor berichten van de baas, voor informatie over verschillende projecten, berichten waarop actie moest worden ondernomen, enzovoort. Hij geloofde dat dit hem zou helpen tijd te besparen. Maar in feite begon hij meer tijd te besteden aan het uit het hoofd leren van zijn classificatiesysteem en minder tijd aan het werk zelf.

Ik kreeg bijvoorbeeld een bericht van mijn baas over een project waar ik aan werkte, en dit bericht verplichtte me ook om bepaalde acties te ondernemen. In welke map moet het worden geplaatst? En hoe groot is de kans dat ik me later herinner waar ik deze brief moet zoeken?

John Smith

Dus besloot John om alle mappen weg te doen, en er heerste een complete chaos in zijn post. Het ontbreken van een systeem was niet beter dan een te complex systeem. Toen besloot John zijn benadering van het werken met post opnieuw te heroverwegen. Hij besloot de brieven niet op onderwerp te sorteren, maar op het soort actie dat ze moesten ondernemen. Hier is hoe het te doen.

Maak het niet te ingewikkeld

Laat in uw Postvak IN alleen de berichten achter waarop u moet antwoorden. De belangrijkste, als je ze niet meteen kunt achterhalen, markeer ze dan als ongelezen.

Misschien lijkt dit je onlogisch, omdat de meest brandende dingen zo snel mogelijk moeten worden gedaan. Dat is zo, en soms is het echt nodig om onmiddellijk op dergelijke berichten te reageren. Maar door belangrijke berichten als ongelezen te markeren, raak je ze zeker niet kwijt in de algemene massa. Bovendien hoef je deze e-mails op deze manier niet te verplaatsen: ze blijven in je Inbox en blijven aandacht krijgen totdat je ze bereikt.

Ik probeer ervoor te zorgen dat er niet meer dan 60-70 berichten tegelijk in mijn mailbox terechtkomen. Dit is precies het aantal letters dat ik gemakkelijk in één keer kan verwerken.

John Smith

Maak een regelmatig mailingschema voor jezelf

John maakt elke ochtend een uur vrij om de brievenbus schoon te maken. Zoals eerder vermeld, laat hij urgente berichten vaak "ongelezen" achter. John bladert snel door nieuwsbrieven en interne bedrijfscommunicatie en reageert binnen dat uur op zoveel niet-dringende berichten als hij aankan.

Als het uur van de post erop zit, sluit John Smith de brievenbus niet, maar besteedt hij er veel minder aandacht aan. Als er nieuwe berichten binnenkomen, scant hij snel de inhoud en de namen van de afzenders om ze te prioriteren. Als een bericht kan worden beantwoord zonder andere activiteiten voor lange tijd te onderbreken, doet John dat. Maar hij begint niet meer te mailen.

Tegen het einde van de werkdag maakt John nog eens 30 minuten vrij om zich uitsluitend aan het werken met post te wijden. Op dit moment is hij bezig met brieven die hem verplichten actie te ondernemen: goedkeuring geven, een gedetailleerd antwoord schrijven of een beslissing nemen. Het is dan dat hij aandacht schenkt aan de berichten die hij als ongelezen heeft gemarkeerd.

Ik zou veel meer tijd kunnen besteden aan het werken met post, maar zulke tijdsbeperkingen helpen me om me beter te concentreren en productiever te zijn.

John Smith

E-mails classificeren op type reactie

Voor sommige berichten heeft John nog aparte mappen aangemaakt. Bepaalde brieven die hij niet als ongelezen markeert, verspreidt hij slechts in twee richtingen. Berichten die enige actie of reactie van een collega vereisen (niet per se urgent), plaatst John in de map "To Do". Het is voor e-mails die de volgende dag of later in de week kunnen worden afgehandeld.

Nog minder dringende brieven John verplaatst zich naar de map "Lezen". Daarnaast maakt het gebruik van speciale filters die de nieuwsbrief automatisch in deze map plaatsen. Het duurt maar een paar minuten om de filters te installeren, maar deze eenvoudige stap zal u later veel tijd en moeite besparen.

Als u deze methode gebruikt, krijgt u drie actieve mappen, die verschillen in de urgentie van het reageren op berichten: Inbox met ongelezen berichten, To do en Read.

Berichten archiveren

Voor al het andere gebruikt John Smith de functie voor het archiveren van berichten. Dit helpt hem de mailbox en het hoofd leeg te maken van onnodige taken.

Zodra ik het bericht lees en de nodige actie onderneem, of het nu een bedrijfsnieuws is of een nieuwsbrief waarop ik me heb geabonneerd, archiveer ik het.

John Smith

Als een bericht belangrijke informatie bevat die John voor toekomstig gebruik wil bewaren, markeert hij het gearchiveerde bericht met een asterisk zodat het sneller kan worden gevonden.

Wees vooral voorzichtig wanneer u besluit een bericht te verwijderen

John gebruikt zelden de functie voor het verwijderen van berichten. Dit is een les die hij geleerd heeft uit de praktijk. Op een dag verwijderde John een bericht van een collega met informatie die hij op dat moment niet belangrijk vond. Nadat deze werknemer het bedrijf had verlaten, had John informatie uit die brief nodig. Toen besefte hij dat hij in de problemen zat.

Daarna begon ik alleen die letters te verwijderen die in de toekomst zeker niet nuttig voor mij zullen zijn. Wees niet beledigd, beste collega's, die mij schattige gifs met katten sturen, maar dit zijn de berichten die in de "Prullenbak" belanden.

John Smith

Om tot dit systeem te komen, probeerde John Smith veel verschillende benaderingen die voor hem niet effectief genoeg waren. Hij testte de methoden die andere mensen gebruikten, maar al snel realiseerde hij zich dat hij iets anders moest proberen. John kwam tot de conclusie dat elk systeem alleen werkt als het goed past bij de omstandigheden van je specifieke werk.

Probeer deze methode of zoek iets van jezelf. Misschien kun je een manier vinden om nog minder tijd aan post te besteden.