"0 inkomend" - een duidelijk systeem om geen inbox te behouden

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Door dit artikel te lezen, wordt u de koning van e-mails. Eerlijk gezegd.

Voor velen is e-mail nog steeds een onbetwist werkinstrument en dagelijks lijden. Iemand heeft zeven inkomende brieven, en hij zal ze nu snel sorteren. Iemand heeft er 46 binnen, maar hij harkt ze ook op een dag, omdat hij eraan gewend is. Voor elke persoon is er een bepaalde drempel voor het aantal inkomende e-mails per dag, die hij aankan zonder de verwerking de volgende dag te vertragen en dienovereenkomstig zonder blokkades in de e-mailbox te creëren. Je kunt deze drempel "natuurlijk" noemen.

Als er meer e-mails zijn dan een persoon kan verwerken, moet u uw benadering van e-mailbeheer wijzigen. Hierdoor wordt de drempel verhoogd tot de in een bepaald geval vereiste waarde. Moet u 100 e-mails per dag beheren? Dit betekent dat je er 100 kunt doen, gebruik gewoon de juiste methodiek bij het werken met mail. Welke? Laten we het je nu vertellen.

De enige indicator dat een persoon post aankan, is nul inkomende post aan het einde van de werkdag. Het belangrijkste principe van competente verwerking van inkomende berichten is begrijpen wat voor soort brief er voor u ligt. Eerst moet je leren hoe je letters duidelijk classificeert en weet wat je met elk type moet doen.

Alle inkomende e-mails kunnen worden onderverdeeld in zeven categorieën:

1. Je hoeft niet te antwoorden, je hoeft niet te lezen. Er zijn twee manieren voor dergelijke brieven: archiveren of verwijderen. Als je weer een nieuwsbrief ontvangt die je nooit leest, doe jezelf dan een plezier - meld je af. Eén actie in ruil voor het wegwerken van tientallen van dergelijke e-mails in de toekomst. We willen leren omgaan met de stroom van brieven op een dag? Minder stroom is gemakkelijker te hanteren. Wees niet bang om iets belangrijks te missen. Echt noodzakelijke informatie komt op een andere manier bij je terecht en verschijnt nog minstens één keer voor je neus.
2. Met bijgevoegde bestanden. Dit kunnen meldingen zijn over de noodzaak om ergens voor te betalen of informatie voor huidig of toekomstig werk. Het is handig om voor zulke brieven aparte mappen aan te maken, maar zonder fanatisme. Te veel mappen? Makkelijker maken. Om iets te vinden dat je later nodig hebt, heb je niet duizend mappen nodig, maar de mogelijkheid om de zoekfuncties van de mailer te gebruiken.
3. Antwoord naar believen. Het antwoord lijkt optioneel, maar soms is beleefdheid nuttig. Handel hier uitsluitend volgens de situatie.
4. Met een marge van tijd voor gewenning. Interessant om te lezen, maar niet noodzakelijk. Probeer zoveel mogelijk e-mails in deze en de vorige categorie te categoriseren. Dit is de sleutel tot een effectieve postverwerking.
5. Ik moet vandaag antwoorden. Alles is hier eenvoudig: opnemen en beantwoorden nu, als er iets heel dringend is, of aan het einde van de werkdag.
6. Ik moet antwoorden, maar niet vandaag. Het mooie van e-mail is dat het geen chat of telefoon is. Niemand verwacht en mag geen snelle reactie per e-mail verwachten, als dit niet in de kop van de brief staat. Als een bepaalde dag als uiterste termijn voor een reactie wordt genoemd, of u weet en begrijpt hoe lang u een antwoord moet geven, plaats dergelijke brieven dan in de daarvoor bestemde map. Bijvoorbeeld 'Beantwoord op maandag', 'Beantwoord op dinsdag', enzovoort. Maak nu voor jezelf een checklist met daarin het item 'In de ochtend, post uitgesteld voor vandaag verwerken'. Er zijn ook gespecialiseerde automatiseringstools voor dergelijke doeleinden: voor Gmail en.
7. Onbegrijpelijke brief. Er zijn letters die moeilijk te categoriseren zijn. Kwel jezelf niet met reflecties en spreek met jezelf af om dergelijke brieven in een van de hierboven genoemde categorieën te classificeren.

Op basis van deze classificatie hebben we mappen nodig voor de categorieën 2, 3, 4 en 6.

Regels voor effectieve e-mailverwerking

• Trek aan het einde van je werkdag 30 minuten uit om je inbox op nul te zetten. Dit is effectiever dan proberen om direct op elke e-mail te reageren. Mensen multitasken niet. Minder afleiding en schakelen, meer efficiëntie.
• Wat te doen met dringende e-mails? Stel voor jezelf een interval in waarop je de hele dag door je inbox checkt. Bijvoorbeeld een keer per uur. Controleer uw inbox op dringende belangrijke e-mails en ga, als die er niet zijn, weer aan het werk. Denk aan het voordeel van e-mail: het is geen middel voor directe communicatie. Het is mogelijk dat het probleem genoemd in een van de niet-dringende e-mails aan het einde van de dag wordt opgelost zonder uw deelname, of dat u aan het einde van de dag meer informatie ontvangt, waardoor u het probleem sneller kunt oplossen en efficiënter.
• Houd de mailer altijd gesloten wanneer u uw e-mail niet controleert. Zet de meldingen uit. Bespaar uzelf de afleidende contemplatie van het aantal inkomende brieven. Nu heb je een andere baan, en de tijd voor post is nog niet gekomen. Bedenk op momenten van twijfel over de juistheid van deze aanpak: je bent niet bij een kerncentrale, maar zelfs als je er wel was, zou je sowieso niet per e-mail op de hoogte zijn gesteld van de oververhitting van de reactor.
• Gebruik uw drang om uw werkdag op tijd af te ronden om de postverwerking te versnellen. Daarom wordt aangeraden om aan het einde van de dag de inbox op nul te zetten. Je hebt 30 minuten en je wilt het snel af hebben. Kortom, het blijkt een soort spel te zijn, maar je kunt de verwerking van e-mail ook doelbewust gamificeren.
• Wees kort en to the point.
• Wees positief en vriendelijk. E-mails kunnen relaties opbouwen en vernietigen. In plaats van echt belangrijke problemen op te lossen, glippen mensen soms weg in pogingen om de tegenstander zo subtiel en heimelijk mogelijk een idioot te noemen, en de hele tekst is hierop gebaseerd. Het is niet vreemd om uw positieve houding ten opzichte van de geadresseerde uit te drukken met een kleine aangename zin in de hoofdtekst van de brief. Uw vriendelijkheid zal naar u terugkeren en uw correspondentie zal veel zinvoller en effectiever worden.
• Je moet letters in omgekeerde volgorde harken. En alleen zo. Het lijkt logischer om met oudere brieven te beginnen, maar ons doel is nul inbox, wat betekent dat we aan het einde van de werkdag zelfs bij de allereerste ontvangen brief aankomen. Als je jezelf verwent en de laatste brieven die je vandaag hebt ontvangen voor morgen laat liggen, dan stopt de hele techniek met werken. Waarom zou je überhaupt goed mailen willen leren als je je niet aan een fundamentele regel houdt? Blijf werken zoals voorheen en lijd.
• Open alleen de brieven die u nodig hebt, en stuur de rest naar het archief of voor verwijdering. We maken te veel gebruik van abonnementen op onnodige dingen (een abonnement op Lifehacker is juist heel noodzakelijk) en als gevolg daarvan krijgen we meer informatie dan we kunnen lezen. Hoe onderscheid je de letters die je wilt? Er is één simpele, maar zeer effectieve regel: open alleen die brieven die aan een bepaalde persoon persoonlijk aan u zijn gericht. De rest - in een van de categorieën die aan het begin van het artikel zijn beschreven, afhankelijk van de situatie.
• Sjablonen maken. Vaak zijn de reacties op e-mails vrij standaard, dat wil zeggen dat je hetzelfde schrijft. Is het je opgevallen dat je deze zin vaak schrijft? Maak een sjabloon om snel te kopiëren en plakken of maak het in de e-mailservice zelf.
• Als de e-mail is verwerkt en er is nog tijd, dan moet je deze rationeel gebruiken. We gaan naar de categorie letters nummer 3, 4 en 6 en zetten daar de zaken op een rij.

Deze tutorial, die is gebaseerd op correct sorteren, zoals je kunt zien, is een geweldige aanvulling op de meer algemene e-mailtips van Jeff Weiner, CEO van LinkedIn. Mis ook de 10 e-mailtips van Leo Babauta niet. Er zijn zelfs veel extra manieren om het meeste uit uw e-mail te halen. Probeer de technieken die op u van toepassing zijn, analyseer de resultaten en vergeet niet in de opmerkingen uw eigen tips achter te laten om de efficiëntie van het werken met e-mail te verbeteren.