Hoe geen e-mailslaaf te zijn: 7 tips van het hoofd van LinkedIn

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Een groot aantal mensen wordt elke dag met hetzelfde probleem geconfronteerd: e-mail, ontworpen om werk- en communicatieprocessen te stroomlijnen en te organiseren, verandert vaak in een wrede opzichter die u dwingt om binnenkomende mensen in de gaten te houden, alsof u op een lopende band werkt. Zodra je afgeleid raakt, verandert de steeds opstapelende informatie een nette en schone brievenbus al snel in een vuilnisbelt, die moeilijker op te ruimen wordt naarmate je langer niet naar de post terugkeert.

Vandaag brengen we u enkele eenvoudige tips voor het beheren van uw e-mailinteracties van Jeff Weiner, CEO van LinkedIn. Deze dienstdoende man moet dagelijks contact houden met honderden mensen en heeft verschillende trucjes om niet te verdrinken in deze lawine aan informatie.

Mijn inbox is in wezen de centrale hub van mijn workflow geworden - ik communiceer regelmatig via e-mail met meer dan 4.300 werknemers in 26 steden over de hele wereld. Dit wil niet zeggen dat ik altijd een fan van e-mail ben geweest, of dat ik geen situaties heb gehad waarin mijn werk met e-mail op Sisyphean-werk leek.

Hoe dan ook, ik heb in de loop der jaren verschillende praktische richtlijnen ontwikkeld die me in staat hebben gesteld om van het concept "de post controleert mij" naar het concept "ik beheer de post" te gaan.

1. Wil je minder e-mail ontvangen - stuur minder e-mail

Dit advies lijkt belachelijk eenvoudig, vooral in de context van zo'n veelvoorkomend probleem, maar voor mezelf beschouw ik het als de gouden regel voor succesvol e-mailbeheer.

Deze conclusie kwam tot mij tijdens mijn werk bij een vorig bedrijf, waar twee van de meest met mij verbonden mensen het bedrijf verlieten. Ze communiceerden heel effectief met mensen, werkten hard en, zo bleek, stuurden veel post. Terwijl ze voor het bedrijf werkten, leek de hoeveelheid correspondentie die via e-mail binnenkwam volkomen normaal, maar nadat ze vertrokken, ontdekte ik dat het verkeer in mijn post met ongeveer 20-30% afnam.

Al deze activiteit in de post waren niet alleen hun brieven: er waren mijn antwoorden erop, maar er waren ook brieven en antwoorden van alle geadresseerden bij de correspondentie. Vaak vereisten deze berichten mijn verplichte deelname aan de discussie niet.

Vanaf dat moment heb ik mezelf een duidelijke voorwaarde gesteld: niet onnodig schrijven. Het resultaat: minder post en meer inbox-orders zonder afbreuk te doen aan de werkzaamheden. Sindsdien heb ik geprobeerd niet van deze regel af te wijken.

2. Markeer e-mails die in behandeling zijn als ongelezen

Het markeren van een e-mail als ongelezen heeft de manier waarop ik met e-mail werk fundamenteel veranderd. Het volstaat voor mij om snel de inkomende brieven door te nemen, de meest dringende onmiddellijk te beantwoorden en onnodige te verwijderen. Dezelfde brieven waar ik later op terug moet komen, als er tijd is, markeer ik als ongelezen. Dit elimineert de angst dat een belangrijke brief, gelezen en onbeantwoord achtergelaten, wordt vergeten en begraven in de ingewanden van de brievenbus. Dezelfde aanpak stelt ons in staat om een soort ToDo-lijst te implementeren, waar ik later op terug zal moeten komen.

Ik probeer elke werkdag af te sluiten met een minimum aan van dergelijke hangende brieven, en idealiter zouden ze dat helemaal niet moeten zijn. Als ik op deze dag geen tijd heb om naar hen terug te keren, dan zal ik de volgende werkdag met hen beginnen.

3. Stel een duidelijk mailingschema op

De afgelopen jaren verloopt mijn leven op werkdagen volgens een vrij duidelijk schema. Wakker worden om 5: 00-5: 30 in de ochtend, een uur naar het postkantoor, het nieuws lezen, ontbijten, spelen met de kinderen, training, kantoor, thuiskomen, de kinderen naar bed brengen, diner met zijn vrouw, rust (meestal is dit tv-kijken met de bijbehorende opruiming van de inbox-map tijdens advertenties en saaie momenten).

Het bleek dat ik met zo'n schema de post gemakkelijk kan beheren, maar zodra het schema een beetje wordt gewijzigd, begint de chaos in de mailbox.

In dit geval zult u de toenemende druk niet voelen van het besef dat uw box plotseling onbeheerd zal worden achtergelaten. Door een planning op schema te houden, houdt u de zaken onder controle. Het heeft Benjamin Franklin geholpen, het helpt jou ook.

4. Druk jezelf duidelijker uit

Herinner je je het kapotte telefoonspel nog? Het was toen best grappig, maar nu wordt alles beschouwd in het concept van werk en bedrijf, en is er geen tijd voor games.

Woorden zijn erg belangrijk en moeten zeer zorgvuldig worden gekozen om dubbelzinnigheid en misverstanden te voorkomen. Hoe eenduidiger en duidelijker uw tekst te begrijpen is, hoe kleiner de kans dat u een tweede brief zult ontvangen waarin om verduidelijking van de eerste wordt gevraagd.

5. Denk aan de ontvangers

Het lijkt er vaak op dat de velden To en Cc door velen als hetzelfde worden beschouwd. Sterker nog, met hun hulp kun je ondubbelzinnig duidelijk maken van welke van de ontvangers je een reactie verwacht, en aan wie een kopie van de brief is gestuurd om hem op de hoogte te houden.

In feite is het de snelste manier om paniek en verwarring in de correspondentie te creëren, niet de ontvangers benadrukken van wie een reactie vereist is. 6 ontvangers in plaats van 1 ontvanger en 5 exemplaren zijn 5 extra mogelijke reacties, die elk kunnen uitgroeien tot een hele aparte reeks brieven.

6. Bevestig de ontvangst

Als u als ontvanger wordt aangegeven en de brief is echt aan u geadresseerd, wees dan niet lui om de afzender te laten weten dat u de brief heeft ontvangen. Je hebt niet veel woorden nodig, een simpele "ontvangen" of "ontvangen" is voldoende. Dit wordt een teken dat u de informatie volledig en tijdig heeft ontvangen en dat de afzender niet langer verplicht is u iets anders over hetzelfde onderwerp te sturen.

Als je de ontvangst niet hebt bevestigd, is de afzender helemaal niet op de hoogte van de brief. Misschien is het verdwaald in de diepten van je doos? Als dit belangrijke informatie is, zal twijfel en angst de afzender dwingen u nog een brief te schrijven met het verzoek de ontvangst van de eerste brief te bevestigen, of iemand anders te vragen naar uw aanwezigheid op de werkplek. Er zijn extra mensen bij betrokken, er worden extra brieven verstuurd en ontvangen.

7. Houd emoties uit de post

E-mail kan een handig hulpmiddel zijn als het correct wordt gebruikt. Het kan ook een vernietigende kracht worden als het verkeerd wordt gebruikt. Het meest voorkomende voorbeeld is het gebruik van e-mail om controversiële, tegenstrijdige en gevoelige kwesties te bespreken.

Het blijft me verbazen hoe mensen woorden en uitdrukkingen gebruiken in correspondentie die ze nooit zouden zeggen voor hetzelfde publiek.

Als u zich plotseling in zo'n correspondentie bevindt, doe dan één simpel ding - stop. U kunt een geschil of conflict oplossen door de telefoon te pakken en de geadresseerde te bellen, of door hem persoonlijk te ontmoeten. Dergelijke delicate zaken mogen niet worden behandeld in tekstuele correspondentie. De tekst geeft niet de emotionele component, intonatie en andere belangrijke zaken weer die bepalend kunnen zijn voor een constructieve oplossing van het vraagstuk.

(via Jeff Weiner)