Hoe u klanten en partners niet afschrikt: slechte gewoontes bij het schrijven van e-mails

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Sommige fouten die we maken bij het schrijven van e-mails blijven niet onopgemerkt door de geadresseerde. Om jezelf niet als een leek te laten zien, bekijk je de ruigste ervan.

Op het werk worden veel mensen letterlijk aangevallen door een groot aantal e-mails die beantwoord moeten worden. Natuurlijk is het erg moeilijk om met zo'n hoeveelheid taken om te gaan en het vakkundig uit te voeren. Er zijn echter blunders die echt vermeden moeten worden.

Het beheersen van de basisregels van de e-mailetiquette is niet nodig om van uw brieven meesterwerken van fictie te maken. Dit is absoluut nutteloos. Maar als u zich kunt ontdoen van de gewoonten die wijzen op onprofessionaliteit, zal uw bedrijf veel beter gaan.

Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het schrijven van e-mailberichten?

1. Misbruik van het "Dringend" teken

Als je je gedraagt als de jongen in de gelijkenis die 'Wolves! Wolven! ", En zet het teken "Dringend" op alle brieven op een rij, dan zullen de geadresseerden je al snel niet meer serieus nemen. Als u echt een dringend antwoord nodig heeft, zal niemand aandacht besteden aan deze notitie.

2. Overmatige informaliteit

De keuze van de communicatiestijl hangt af van de kwaliteit van de relatie tussen jou en de gesprekspartner. Overmatige informaliteit duidt op een gebrek aan professionaliteit.

Wees voorzichtig met uitroeptekens, emoticons, gekleurde tekst, mooie lettertypen, internetjargon en acroniemen. Ze zullen je zeker niet helpen het imago van een ervaren werknemer vorm te geven.

Let er ook op dat sommige mensen acroniemen niet goed begrijpen. Kies de toon van communicatie met buitenlanders en andere generaties bijzonder zorgvuldig.

Vergeet niet dat een zakelijke brief gemakkelijk te lezen moet zijn. Gebruik hiervoor de lettertypen Arial, Calibri of Times New Roman en stel de grootte in op 10 of 12 eenheden. Als het om kleur gaat, is zwart de beste keuze.

3. Te koude toon van communicatie

Tegelijkertijd moet de geadresseerde niet het gevoel hebben dat hij met de robot communiceert. Sommige e-mails van echte mensen zien eruit alsof ze eigenlijk berichten op een antwoordapparaat zijn.

Als u uw persoonlijkheid en uw enthousiasme uit uw brief kunt zien, helpt het om een positief beeld van u als zakelijke gesprekspartner te vormen bij de geadresseerde. Het belangrijkste is om het niet te overdrijven.

4. Misbruik van "Allen beantwoorden"

E-mailberichten zijn niet bedoeld als een gezellige babbel. Als u een bericht beantwoordt dat u naar een groep mensen hebt doorgestuurd, moet u ervoor zorgen dat uw antwoord echt interessant is en dat iedereen in deze groep nodig heeft voordat u op de knop "Verzenden naar iedereen" klikt.

5. Een bericht doorsturen zonder toestemming van de afzender

Het is op zijn zachtst gezegd vervelend. Of het kan uw geloofwaardigheid aanzienlijk ondermijnen.

Het maakt niet uit wat je plaatst. Misschien wilt u een bericht van uw baas naar een klant sturen waarin die klant wordt genoemd. Of je kunt de verleiding niet weerstaan om je collega op te nemen in de keten van ontvangers van een e-mail met persoonlijke informatie. Doe dit in ieder geval niet zonder toestemming van de afzender.

6. Blinde doorslagen van brieven verzenden

Wanneer je iemand een blinde kopie van een brief stuurt, krijgt de gesprekspartner de gedachte: "En naar wie heb je nog meer zo'n kopie gestuurd?" Hierdoor ontstaat wantrouwen en ontstaat het gevoel dat je iets verbergt.

Als u een e-mail wilt doorsturen naar iemand die niet in de doorstuurserver hoort, kopieer en plak dan de gewenste tekst in een apart nieuw bericht.

7. Onjuiste formulering van het onderwerp

Als je bijvoorbeeld "Dit ben ik", "Hallo" of "Ter informatie" in het veld "Onderwerp" typt, geeft dit de ontvanger geen idee van de inhoud van de brief. Hierdoor is de kans groot dat je bericht niet eens gelezen wordt.

Als u zakelijke correspondentie voert, moet het onderwerp van uw brief kort, bondig en nauwkeurig zijn. Als de ontvanger onmiddellijk begrijpt wat u hem schrijft, zal hij uw brief hoogstwaarschijnlijk lezen en sneller beantwoorden.

8. Misbruik van privéberichten

Grappen, ontroerende verhalen en motiverende quotes zijn soms heel toepasselijk. Maar in grote aantallen vermoeien ze de ontvanger snel. Bestook de inbox van uw collega's niet met nietszeggende berichten, ook niet als u dit met de beste bedoelingen doet. Vroeg of laat zullen ontvangers dergelijke brieven eenvoudigweg verwijderen zonder ze te lezen.

9. Ruwe antwoorden

Weersta de verleiding om in je brief terechte woede jegens de geadresseerde te uiten, ook al verdienen ze zo'n reactie. Ook als je al een paar maanden op je pakketje wacht. Doe het gewoon niet. Mensen herinneren zich altijd dat ze onbeleefd waren, en dit zal een slechte invloed hebben op uw bedrijfsimago.

Schrijf in plaats daarvan het bericht dat je wilde sturen naar de ontvanger die je boos maakte en laat het een paar dagen in je map Concepten staan. Bewerk het dan en verwijder eventuele onbeschofte uitdrukkingen. Zo toon je je professionaliteit.

10. Bekendheid

Als je de ontvanger van het bericht heel goed kent, kun je je soms een paar leuke complimenten veroorloven. Maar als dit uw zakenpartner of klant is, houd dan een beleefde, discrete toon in uw communicatie. Het invullen van een brief als "Tot ziens!" in dit geval zou het ongepast zijn.

11. Een belachelijk e-mailadres gebruiken

Pretentieuze, vulgaire of ronduit belachelijke adressen zullen negatieve aandacht trekken van de ontvangers van uw berichten. Als u geen afstand kunt doen van uw [email protected], maak dan een apart account aan voor zakelijke correspondentie.

12. Een groot aantal typefouten

Het verzenden van berichten vanaf uw telefoon ontslaat u niet van uw verplichting om uw e-mails op fouten te controleren. Als je meer dan één typefout per letter maakt, laat je jezelf niet op je beste kant zien. Als u onderweg een bericht moet verzenden, is het erg belangrijk om dit zorgvuldig door te nemen voordat u het verzendt.

13. Vroeg in de ochtend berichten verzenden

Soms, als je vroeg opstaat en je productief genoeg voelt, kom je in de verleiding om je zakelijke correspondentie zo snel mogelijk kwijt te raken. De meeste ontvangers letten echter op het tijdstip van verzending van de brief. Als je om drie uur 's nachts een bericht stuurt, wordt je in het beste geval als een workaholic beschouwd, en in het slechtste geval als een niet helemaal gezond persoon.

Als je midden in de nacht inspiratie opdoet, sla de brief dan in concept op en verstuur hem tijdens kantooruren.

14. Te lange brieven opstellen

De meeste mensen scannen gewoon berichten zonder de tekst te lezen. Houd hier rekening mee bij het schrijven van uw brief. Grote blokken tekst maken het moeilijk om te lezen, dus verdeel uw bericht in kleine alinea's.

Gebruik lijsten. Ze maken je brief nog leesbaarder. Daarnaast kunt u de belangrijkste delen van uw bericht cursief of vet markeren.

Vermijd deze fouten, en dan kun je een goede indruk van jezelf vormen, wat ongetwijfeld zal bijdragen aan je carrière.