Hoe krijg je meer gedaan en werk je minder?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

In 4, 5 uur kun je veel meer doen dan in een hele dag op kantoor. Vandaag publiceren we zes interessante tips van Elena Prokopets, een reizende schrijver en auteur, over culturele vondsten.

Gisteren heb ik twee grenzen overschreden, drie lopende projecten met klanten afgerond, een deal met mooie vooruitzichten gesloten en 's avonds heb ik thuis gegeten met mijn soulmate.

Ik werk 25 uur per week, slaap acht uur per dag, heb geen schema en slaag er nog steeds in om veel meer dingen te doen dan toen ik meer dan 60+ uur per week aan mijn bureau gekluisterd zat.

Ik ben verre van bovenmenselijk. Alles hierboven beschreven is slechts een illustratief voorbeeld.

Zie je, omdat ik onafhankelijk was van de plek en meer dan een jaar voor mezelf werkte, heb ik een aantal waardevolle lessen geleerd in efficiëntie en het beheren van mijn eigen tijd.

Hieronder vindt u een lijst met levenshacks die misschien heel eenvoudig lijken. Als je ze echter echt uitprobeert, zul je merken dat je taken steeds minder tijd in beslag nemen.

1. Profiteer van het Zeigarnik-effect

De hersenen hebben een opdringerige ingebouwde functie om je constant te herinneren aan dingen die je niet af hebt gelaten, waardoor je wordt aangezet om de taak te voltooien. Dit is het Zeigarnik-effect en het zal je helpen de taken te voltooien die je al bent begonnen.

Het maakt niet uit of je wilt dat het probleem wordt opgelost of niet, neem in ieder geval een kleine stap in de richting ervan.

Zit je met een creatieve crisis en kun je niet schrijven? Open een leeg bestand en begin te typen wat je maar wilt. Moet je beginnen met het plannen van je bruiloft? Begin met het zoeken naar een bruidsboeket. Moet u morgen een marketingstrategie voor uw bedrijf ontwikkelen? Neem een paar ideeën op video op om u op weg te helpen.

In 99% van de gevallen werk je tot het bittere einde aan een taak.

2. Gebruik tools voor projectmanagement (niet alleen voor werkcases)

Onze hersenen houden niet van uitdagende taken. Wanneer hij wordt geconfronteerd met een abstracte taak, bijvoorbeeld 'een maandelijkse marketingcampagne bedenken', raakt hij onmiddellijk ontmoedigd en doet hij liever de gemakkelijke dingen die hij doet.

Daarom is het noodzakelijk om elk groot bedrijf op te delen in een paar eenvoudige, kleine, haalbare stappen.

Dit is waar projectmanagementtools in het spel komen. Je wilt toch geen belangrijke stappen missen?

Er zijn talloze gratis en betaalde apps voor persoonlijk projectbeheer. Ik hou het meest van de visuele benadering van management.

Wat vooral geweldig is aan deze app, is dat je informatie kunt structureren zoals het in je opkomt - in de vorm van relaties in plaats van lineair. Dit betekent dat u in plaats van een lineair stappenplan te tekenen, een gedetailleerd beeld van het project kunt creëren met meerdere actiesstromen die gelijktijdig of na elkaar plaatsvinden. (Lees hier meer over mindmapping en tools daarvoor).

Met andere woorden, je tekent een visuele kaart waarmee je een glimp van het hele project kunt opvangen, plus het helpt je om kleine stappen te zetten die naar je doel leiden.

Hier is een voorbeeld van zo'n project:

Waarom deze visuele benadering voor mij geweldig werkt (en misschien ook voor jou):

1. Je weet altijd wat de volgende stap moet zijn, zodat je jezelf niet eens de kans laat om uitstelgedrag te vertonen.
2. U heeft in één oogopslag een groot, duidelijk beeld van uw doelen.
3. Het plannen van een heel project is net zo eenvoudig als het op papier tekenen (wat ik eerder heb gedaan), en het gebruik van het plan is veel handiger.
4. Als je in teamverband werkt, is het altijd duidelijk wat er al is gedaan en wat er nu wordt gedaan. Dit betekent dat er minder fouten en gemiste deadlines zullen zijn.

Andere populaire tools die ik graag gebruik, zijn,, Trello en.

3. Verander je gewoontes

Tegenwoordig is het gemakkelijk om informatie te vinden over hoe u uw bedrijf kunt bijhouden, maar hoeveel van u brengen deze tips in de praktijk? Ik zat ook in deze boot.

We hebben allemaal gewoonten en veranderen ze enorm. Een slimme oplossing voor dit probleem is echter te vinden in Charles Duhiggs The Power of Habit. De auteur noemt het de cyclus van gewoonte. Kortom, een gewoonte bestaat uit drie componenten: een stimulus (de trigger die voorafgaat aan de gewoonte), gewoontegedrag (eigenlijk het herhalen van een handeling) en een beloning (de externe en interne beloning die je ontvangt voor het uitvoeren van de gebruikelijke handeling).

Het slechte nieuws is dat je de prikkels op geen enkele manier kunt beïnvloeden. Het goede nieuws is dat je het gedrag dat je hebt kunt veranderen.

Er zijn veel onproductieve dingen die ik heb gedaan en gedaan, maar ik heb me altijd schuldig gevoeld over het feit dat ik 's ochtends als eerste iets op sociale netwerken en media plaats. De ergernis van het delen van nieuwe berichten op je blog is oké. Maar ik weet dat ik snel verstrikt kan raken in hersenloos surfen op het web voor een paar uur en het zal mijn dag een puinhoop maken.

De oplossing is om de avond ervoor in te plannen wat er op netwerken en media moet gebeuren. Stel jezelf de exacte tijd in waarop je het moet doen, en doe het elke dag.

Deze benadering is van toepassing op elke stimulus die tot negatief gedrag leidt.

Elke keer dat je een nieuwe gebruikelijke handeling uitvoert, moet je jezelf ervoor belonen. Creëer een ritueel voor jezelf dat je helpt te anticiperen op je negatieve gedrag, zoals roekeloos surfen op het web, geld uitgeven of snoep eten, en beloon jezelf met iets aardigs elke keer dat je het kunt vermijden.

Herhaal dit gedurende 21 dagen totdat de nieuwe gewoonte blijft hangen.

4. Gebruik de regel van 90 minuten

Ongeveer 50 jaar geleden ontdekte neurowetenschapper Nathaniel Kleitman dat ons lichaam gedurende de dag elke 90 minuten van piek naar piek gaat. Dit fenomeen wordt ook wel ultradiaans ritme genoemd. Simpel gezegd, we kunnen maar 90 minuten productief zijn.

Wat gebeurt er na 90 minuten? We gaan op zoek naar extra brandstof in de vorm van cafeïne, candybars of onze eigen stresshormonen: adrenaline, noradrenaline en cortisol. Op dit moment verliezen we onze focus, we denken niet meer helder en zien het hele plaatje.

Mijn gisteren ging als volgt: ik kwam op het vliegveld en werkte 90 minuten voor het instappen in een coffeeshop (er was geen wifi), keek een film tijdens de vlucht en ging weer aan het werk in de trein van Zwitserland naar Frankrijk. Toen ik thuiskwam, checkte ik snel mijn inbox, dineerde en werkte nog 90 minuten.

Het resultaat was dat ik in slechts 4,5 uur het meeste werk deed waar ik voorheen een 8-urige dag aan had besteed.

5. Geef prioriteit aan de laatste

Een directeur van het Pentagon vatte de essentie van dit advies briljant samen:

Eerst maak ik een lijst met prioriteiten: eerste, tweede, derde, enzovoort. En dan streep ik alles door onder de derde.

Dit is de gouden regel voor elke dagelijkse takenlijst. Verplaats alle taken na de derde naar de volgende dag.

Kunt u niet bepalen welke taken belangrijker zijn?

1. Overweeg of er een afhankelijkheid is tussen taken. Is het mogelijk om stap A te nemen zonder stap B te nemen? Zo niet, dan is taak B belangrijker. Kies die taken die van invloed zijn op uw toekomstige succes.
2. Gebruik een beslissingsmatrix.

Alles in de rechterbovenhoek moet worden gemarkeerd met het label "Doe het nu". Problemen met een hoge impact, die moeilijk te bereiken zijn, moeten met andere worden gemengd, minder moeilijk. Taken met weinig impact die gemakkelijk uit te voeren zijn, zijn het waard om te delegeren.

6. Regel een "luchthavendag"

Voor mij zijn luchthavens en vliegtuigen een superproductieve werkplek. Sterker nog, ik geef de voorkeur aan vaker aansluitende vluchten dan directe vluchten (ze zijn onder andere minimaal $ 100 goedkoper), en ik probeer zoveel mogelijk taken uit te voeren op de dagen dat ik onderweg ben, en niet als ik vanuit huis werk.

Laat het me nu uitleggen.

Je hebt een strikt beperkte tijd (voor vertrek of voor het instappen) en beperkte gratis wifi. Dit betekent dat je 90 minuten kunt sprinten om productief te blijven.

Je hebt niets om je af te leiden als je in het vliegtuig zit: je telefoon staat uit en er is alleen puur, efficiënt werk dat in een beperkte tijd moet worden gedaan. Ik probeer thuis vaak een soortgelijke sfeer na te bootsen: ik zet het internet uit en doe mijn werk 90 minuten zonder door iets anders te worden afgeleid.

Laten we samenvatten. Hier is een plan om meer gedaan te krijgen en minder te werken:

1. Zet de eerste stap in uw bedrijf en laat het Zeigarnik-effect u helpen deze te voltooien.
2. Gebruik projectmanagementtools om duidelijk te zijn over wat er moet gebeuren en gefocust te blijven.
3. Volg uw irriterende stoffen en zet ze om in positieve gewoonten.
4. Gebruik de 90 minuten regel.
5. Prioriteer en werk aan de belangrijkste taken.
6. Elimineer alles wat je afleidt. Geef jezelf bijvoorbeeld een "luchthavendag".