Hoe je dingen plant met de ALPEN-methode en alles bijhoudt

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Timemanagement met Duitse precisie.

Wat is de ALPEN-methode?

Dit is een andere manier om dingen te plannen zodat je gegarandeerd overal tijd voor hebt en tegelijkertijd niet gek wordt van de lading. Het is uitgevonden door de Duitse economieprofessor en tijdmanagementexpert Lothar Seivert.

De auteur van de methode heeft deze opgedeeld in vijf componenten. De eerste letters in de namen van de trappen vormden uiteindelijk het Duitse woord ALPEN (in het Russisch "Alpen"):

EEN - takenlijst maken (EENufgaben);

L - een schatting van de benodigde tijd (L änge schätzen);

P - plannen van de buffertijd (Pufferzeiten einplanen);

E - taakprioritering (Entscheidungen treffen);

N - samenvatten (Nachkontrolle).

De essentie van de methode is om te begrijpen welke taken echt de moeite waard zijn om tijd in te nemen, en welke voor later kunnen worden overgelaten. Wees bovendien realistisch over de tijd die u eraan zult besteden, en onthoud dat werken zonder onderbrekingen de weg naar een burn-out is.

In wezen is de ALPEN-methode een combinatie van blokplanning met de Eisenhower-matrix uit het klassieke tijdmanagement.

Hoe zaken te plannen met behulp van de ALPEN-methode

Maak een lijst

Schrijf alles op - alle dingen die je vandaag zou willen doen. Schrijf het gewoon op: in een papieren notitieboekje, notitieboekje of planner op je telefoon.

De verleiding om een mentale lijst te maken is natuurlijk groot, maar de bronnen van het menselijk 'werkgeheugen' zijn niet onbeperkt. Volgens sommige rapporten kan het tot vier taken of objecten tegelijkertijd opslaan.

Verspil geen tijd door dingen eerst te prioriteren - schrijf gewoon op wat in je opkomt. De lijst zal ongetwijfeld angstaanjagend indrukwekkend worden. Het is oké, het zou zo moeten zijn.

Schat hoe lang het duurt

Iedereen die minstens één keer heeft geprobeerd dingen te plannen, stapte vrijwel zeker op de favoriete hark van nieuwkomers in timemanagement: hij maakte een lijst van 15 taken, maar uiteindelijk deed hij niet eens de helft, omdat ze, zo blijkt, fysiek passen niet in een werkdag. Als gevolg daarvan raakte ik van streek en verliet ik al deze nieuwerwetse tijdmanagementtechnieken.

Om dit te voorkomen, moet u inzicht hebben in de tijdskosten. Bedenk hoeveel minuten of uren elke taak op uw lijst zal duren. Wees zo realistisch mogelijk. Bouw voort op ervaringen uit het verleden en vergeet uw persoonlijkheidskenmerken niet als u bijvoorbeeld snel moe wordt of uitstelgedrag vertoont. Onthoud dat al deze zaken voor jou zijn, niet voor een denkbeeldige superman.

Als je klaar bent met rekenen, noteer je de geschatte tijd naast elk item.

Plan je buffertijden

Een andere veelgemaakte fout is om dingen één voor één te plannen. Een dergelijke strategie houdt ten eerste geen rekening met het feit dat een persoon pauzes moet nemen en ten tweede leidt het ertoe dat alle plannen het risico lopen in te storten door een kleine vertraging of overmacht.

De vergadering duurde iets langer dan de geplande tijd, de aannemer gaf de opdracht iets later, sommige collega's waren te laat, je kwam vast te zitten in een verkeersopstopping, het kind kleedde zich lange tijd aan op de kleuterschool - en dat is alles, de volgende dingen moeten worden uitgesteld, of zelfs de hele dag worden geannuleerd en opnieuw worden getekend. Dit is meestal erg boos en frustrerend.

Daarom is het na elke taak belangrijk om in het plan de zogenaamde buffertijd op te nemen, dat wil zeggen een tijd die u nergens mee bezighoudt.

Als er iets misgaat, helpen deze lege slots je om de rest van het bedrijf aan te kunnen. En als er geen sprake is van overmacht, gebruik je de buffertijd om even te pauzeren: koffie drinken, wandelen, een boek lezen of gewoon even stil zitten. Ten slotte kunt u deze tijd besteden aan extra taken of persoonlijke projecten.

De grootte van de bufferblokken moet u zelf bepalen. Idealiter zouden ze volgens de ALPEN-methode tot 40% van de werktijd moeten uitmaken.

Prioriteer taken

In dit stadium wordt het meestal duidelijk dat, gezien de benodigde tijd en bufferblokken, de takenlijst die de persoon eerst heeft samengesteld fysiek onmogelijk in een dag te overwinnen is. Daarom moet u prioriteiten stellen en kiezen welke taken u wilt behouden en welke u wilt annuleren of opnieuw plannen.

Hiervoor is een klassiek hulpmiddel geschikt - de Eisenhower-matrix. Volgens het zijn alle taken uit de lijst voorwaardelijk onderverdeeld in vier categorieën:

1. Belangrijk en dringend. Die moeten eerst worden aangepakt.
2. Belangrijk maar niet urgent. U kunt hier enige tijd voor nemen nadat u met de eerste groep bent omgegaan.
3. Dringend maar onbelangrijk … Het is beter om ze te delegeren of ze op de derde plaats te zetten na de belangrijke, om ze niet de hele dag te wijden en niet in de val van urgentie te trappen.
4. Niet urgent en onbelangrijk … Deze moeten worden verwijderd, aan iemand worden doorgegeven of op een laag pitje worden gezet.

Zo wordt uw lijst aanzienlijk kleiner en komt deze veel dichter bij de realiteit.

Samenvatten

Open aan het einde van de dag je dagplanner en stel jezelf een paar vragen:

• Wat is je gelukt en wat niet?
• Had je genoeg tijd voor alle geplande taken?
• Heb ik de benodigde tijd goed ingeschat of moet ik de volgende keer meer doen?
• Was er voldoende buffertijd in mijn plan om de overmacht te compenseren en tijd te hebben om te rusten?
• Heb ik tijd om zowel belangrijke als urgente zaken af te handelen om deadlines niet te verstoren, maar tegelijkertijd niet vast te lopen in een routine?
• Wat kunt u doen om het plan de volgende keer comfortabeler voor mij te maken?

Wanneer je ze beantwoordt, verplaats dan de taken die je nog niet hebt gedaan naar de volgende dag. En maak een nieuw plan met de "fouten corrigeren" in gedachten.