Werktaken op de juiste manier delegeren?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Categorische ordening, onoplettendheid voor de belangen van medewerkers en gebrek aan dankbaarheid zijn niet de meest effectieve benadering van de taakverdeling in het team.

Een goede leider is niet iemand die alles op zijn eigen schouders draagt, maar iemand die in staat is een sterk en effectief team samen te stellen en verantwoordelijkheden, ook ongeplande, vakkundig te verdelen.

Delegeren, dat wil zeggen het delegeren van taken van de ene medewerker naar de andere, helpt om de betrokkenheid in het team te vergroten, en managers die hierin slagen, brengen hun bedrijf gemiddeld 33% meer inkomsten op dan anderen.

Maar alleen maar zeggen "doe dit" is verkeerd. Een besteltoon, een slecht geplande taak, een gebrek aan uitleg - dit alles kan leiden tot afwijzing en als gevolg daarvan niet het beste resultaat opleveren.

Harvard Business School-expert Lauren Landry sprak over de regels die helpen om effectief te delegeren en de prestaties te verbeteren.

1. Beoordeel de capaciteiten van medewerkers

Er zijn taken die niet kunnen worden gedelegeerd. Ze zijn bijvoorbeeld een integraal onderdeel van je verantwoordelijkheden. Of een andere medewerker heeft niet de kennis en kwalificaties om dergelijke taken uit te voeren. Of, omgekeerd, ze zijn veel eenvoudiger dan die hij gewoonlijk doet. Bijvoorbeeld, een verkoopmanager of auditor vragen om een meester te vinden om een koffiemachine op kantoor te repareren, zou op zijn zachtst gezegd ongepast zijn.

Over het algemeen moet u zich, voordat u iets aan iemand toevertrouwt, uzelf afvragen:

• Zal een persoon deze taak aan? Heeft hij genoeg tijd of zal het zijn andere verantwoordelijkheden belemmeren?
• Heeft de medewerker voldoende kennis en vaardigheden? Of moet je hem zo lang up-to-date houden dat het makkelijker is om het zelf te doen of een andere specialist te zoeken? Stel, je moet een rapport maken over het werk van het team aan een project, maar de collega aan wie je dit wilt toevertrouwen heeft dit nog nooit gedaan, waardoor de business langzaam, met een kraakje, zal bewegen en je misschien alles opnieuw moeten doen.
• Zal deze taak de werknemer helpen bepaalde vaardigheden te verbeteren, ervaring op te doen? Dit is optioneel, maar het zou leuk zijn.
• Is er een medewerker die er beter mee om kan gaan?

2. Probeer tegemoet te komen aan ieders interesses en behoeften

Je moet bijvoorbeeld teambuilding organiseren voor het hele team, maar hier is geen speciale medewerker voor. Maar er is iemand die communicatief sterk is en graag ervaring wil opdoen in het organiseren van evenementen, trainingen en personeelsmanagement. Deze taak kun je hem aanbieden.

Of het bedrijf zit tijdelijk zonder SMM-specialist, maar er is iemand die goed thuis is in de algoritmen van sociale netwerken en het niet erg zou vinden om zijn hand op marketing uit te proberen.

Dit is natuurlijk niet altijd mogelijk. Er zijn saaie taken die niemand leuk vindt. Maar toch zal het niet overbodig zijn om het team kritisch te evalueren en na te denken over wie de nieuwe opdracht ten goede kan komen.

3. Stel de taak correct in

Leg bij het aanspreken van een medewerker uit waarom u de taak aan hem wilt toevertrouwen, hoe dit nuttig kan zijn voor het bedrijf en voor hem persoonlijk. Zorg ervoor dat u zijn sterke punten prijst en vermeldt die uw keuze hebben beïnvloed. Wees beleefd.

Vertel ons uitgebreid over de opdracht. Zorg voor een duidelijk doel en tijdlijn. Zorg voor alle vereiste documenten en andere informatie. Het is heel fijn als alle benodigde materialen duidelijk en gestructureerd zijn, zodat de medewerker niet veel uren hoeft te besteden om uit te zoeken wat wat is.

4. Zorg voor normale communicatie en een comfortabele sfeer

Laat de persoon weten dat je er altijd bent om te helpen, suggesties te doen en vragen te beantwoorden. Waarschuw dat als hij om wat voor reden dan ook de deadline niet aankan of hij de deadline mist, hij met je zal kunnen praten en dat je samen iets zult bedenken.

Vraag wat hij nodig heeft om de taak te voltooien. Het kan zijn dat u hem aanvullende informatie moet geven of hem bijvoorbeeld moet ontslaan van lopende zaken.

Het is belangrijk om vriendelijk te blijven, zodat de medewerker niet echt aarzelt om contact met je op te nemen als er iets misgaat.

5. Wees aan de veilige kant

Wanneer je zelf een taak voltooit, heb je de situatie volledig onder controle. Als iemand anders de taak op zich neemt, kunnen er een miljoen problemen zijn die kunnen leiden tot slechte resultaten of gemiste deadlines.

Bedenk van tevoren wat je gaat doen bij een ongunstige ontwikkeling van evenementen. Wees bereid om de taak zelf op zich te nemen of snel uit te besteden aan iemand anders.

Probeer deze situaties niet als een mislukking te behandelen, maar als een ervaring die u zal helpen uw team, zijn capaciteiten en het organisatieniveau beter te begrijpen.

6. Wees geduldig

Ja, er zijn dingen die u sneller zelf kunt doen dan iemand toe te vertrouwen en vervolgens tijd te besteden aan het beantwoorden van vragen en het bewaken van het resultaat.

Het is belangrijk om te onthouden dat u geen menselijk orkest bent en dat u voor effectief werk uw team moet ontwikkelen, werknemers de kans moet geven om iets nieuws te doen, competenter te worden, te leren, ook van uw fouten.

Dit betekent dat je geduld moet hebben als iemand te veel vragen stelt of een opdracht langzamer afhandelt dan je had verwacht.

7. Feedback geven en vragen

Vertel de medewerker wanneer de taak is voltooid, hoe u zijn werk evalueert: wat u leuk vond en waarvoor u hem wilt prijzen, welke punten kunnen worden verbeterd, wat hiervoor moet worden gedaan en waar u op moet letten in de toekomst.

Wees correct. Zweer niet, verhef je stem niet, devalueer of bekritiseer niet zonder reden. Zorg ervoor dat je begint met complimenten en praat dan zachtjes over waar aan gewerkt moet worden.

Als de taak voor de persoon nieuw en moeilijk was, vraag hem dan hoe hij eraan heeft gewerkt. Wat was makkelijk en wat niet, wat was interessant en wat vond hij helemaal niet leuk, hoe beoordeelt hij het resultaat zelf, wat wil hij verbeteren en hoe gaat hij dat doen.

8. Vergeet niet te bedanken

En niet alleen één-op-één, maar ook publiekelijk, zeker als de taak niet gemakkelijk was. Prijs de persoon voor het hele team, geef hem een extra vrije dag, markeer als de beste werknemer, als het bedrijf dit toepast.

Je moet je ook niet de vruchten van andermans arbeid toe-eigenen. In plaats van te zeggen "Ik heb de teambuilding georganiseerd" of "Ik heb het rapport opgesteld", kun je beter benadrukken dat je alles samen hebt voorbereid en dat je collega veel heeft geholpen. Mensen waarderen het om erkend te worden voor hun verdiensten, waardoor ze meer betrokken en loyaler zijn aan het bedrijf.