5 veelgemaakte fouten in communicatie en hoe u ze kunt vermijden

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Communicatie is een complex en onvoorspelbaar iets dat rechtstreeks van invloed is op uw reputatie, carrière en persoonlijk leven. We zullen u vertellen welke communicatiefouten het meest voorkomen in de moderne wereld en wat u moet doen om ze uiteindelijk niet meer te maken.

Moderne technologieën stellen ons in staat om sneller en vaker met elkaar te communiceren, maar dit betekent niet dat de communicatie beter en efficiënter wordt.

Sommige misverstanden kunnen ons gewoon irriteren, en sommige kunnen tot het einde van de relatie een reden worden voor ruzies en conflicten. Daarom is het belangrijk om vijf voorbeelden van de meest voorkomende communicatiefouten te bekijken en te leren hoe u ze op de juiste manier kunt voorkomen.

Fout nummer 1. "Ze weten wat ik denk"

Er zwermen constant veel gedachten door ons hoofd. Je kunt eindeloos lang en vervelend tieren over het feit dat familieleden, collega's en vrienden ons perfect begrijpen, maar in de praktijk is de situatie veel interessanter: waar we aan denken is voor iedereen onbegrijpelijk behalve voor onszelf.

Stel je nu eens voor in welke positie je de mensen om je heen plaatst als je zegt: "Je weet waar ik aan denk." Niets zoals dit. Ze vermoeden niet eens. Hoe zouden ze dat weten? Het komt immers ook voor dat we zelf soms de loop van onze eigen gedachten niet helemaal begrijpen.

Stel dat u een taak aan iemand delegeert en verwacht dat deze precies wordt uitgevoerd zoals u voor ogen had. Maar wonderen gebeuren niet, niemand weet hoe je gedachten moet lezen, en hoogstwaarschijnlijk krijg je een resultaat waar je teleurgesteld over zult zijn.

Wat te doen. Als je wilt dat anderen je zo goed en beter mogelijk begrijpen, vertel ze dan op een toegankelijke manier wat je van hen verwacht. Leg je idee uit, verzin een mini-instructie, deel je ideeën en wensen. Zorg ervoor dat iedereen precies begrijpt wat je bedoelt om misverstanden en misverstanden te voorkomen.

Fout #2: dingen proberen te compliceren

Je praat te veel en je maakt het constant ingewikkeld. Je praat over dingen waar je zonder zou kunnen en niets kwijtraakt. U bent er zeker van dat hoe meer informatie (zelfs niet bijzonder noodzakelijk), hoe beter. Als je iets vertelt, vergeet je soms waar je begon en waar je heen wilde.

Wat te doen. Om al het overbodige weg te werken en meteen tot de kern van de zaak te komen, schrijf je eerst op wat je zou willen zeggen. Verwijder uit de tekst alle metaforen, emotionele uitroepen, verwijzingen naar je eigen kindertijd en andere onnodige dingen. Verminder tot je eenvoudige, pakkende tekst hebt die duidelijk je standpunt illustreert.

Fout nummer 3. Overmatige emotionaliteit in zakelijke correspondentie

Wanneer je een bericht naar iemand stuurt, weet je nooit zeker wat er op dat moment precies gebeurt met de persoon aan wie het is gericht. Dit heb je niet onder controle. Als de ontvanger van het bericht plotseling in een slecht humeur is, kan hij je woorden heel anders interpreteren dan hij zou willen. Je kunt de mogelijke reactie nooit voorspellen.

Wat te doen. Om verlegenheid in zakelijke correspondentie te voorkomen, probeert u collega's en klanten zo neutraal mogelijk berichten te sturen zonder enige emotionele stress. Houd een zakelijke toon aan en blijf in elke situatie professioneel. Laat je emoties niet de overhand krijgen.

Fout # 4. Emoji gebruiken in plaats van gewone woorden

En nog een paar woorden over de correspondentie. Onze messengers slaan een ongekend aantal emoji's en stickers op voor letterlijk alle gelegenheden. Soms zijn ze zo goed dat je alleen met hun hulp wilt communiceren. Maar we worden opnieuw geconfronteerd met het probleem, dat hierboven al werd genoemd: zelfs emoji kan dubbelzinnig worden geïnterpreteerd.

Ja, je kunt een lachende emoticon naar een vriend sturen als reactie op iets grappigs of als je in een goed humeur bent. Maar hoe reageer je op een bericht van een zakenpartner die plotseling besloot een afspraak voor je te maken, met een set dubieuze emoticons in plaats van tekst? Wat is de geest van deze persoon? Niet erg duidelijk.

Wat te doen. Zelfs als je goed thuis bent in emoji-etiquette, verwacht dan niet hetzelfde van iedereen met wie je omgaat. Niet alle mensen begrijpen wat ze bedoelen, en slechts weinigen zijn bereid hun tijd te besteden aan het raden van wat je bedoelt. Laat emoji achter voor je goede vrienden (maar wees hier ook voorzichtig), en beperk je tot gewone woorden in zakelijke correspondentie.

Fout # 5. De gewoonte om te veel aannames te doen

Soms luisteren mensen niet naar de gesprekspartner omdat ze denken dat ze van tevoren al weten wat hij precies wil vertellen. Of ze luisteren niet omdat ze afgeleid zijn, hun eigen antwoord voorbereiden en dromen om zo snel mogelijk te beginnen met praten.

Hetzelfde gebeurt met correspondentie. Je gaat ervan uit dat je al weet wat de persoon in zijn e-mail of bericht bedoelt, nog voordat je het tot het einde hebt gelezen. Het kan gebeuren dat je moe bent, afgeleid door iets, of boos op iemand, en het bericht dat kwam heeft een heel andere betekenis gekregen, die je zelf bedacht hebt.

Wat te doen. Om een goede gesprekspartner te zijn, moet je de persoon met wie je communiceert respecteren en goed luisteren naar waar ze het over hebben zonder afgeleid te worden of conclusies te trekken. Als het op correspondentie aankomt, lees dan langzaam en bedachtzaam het bericht dat kwam, zonder vooraf aannames te maken. Concentreer je op de tekst, herlees deze indien nodig en stel verhelderende vragen als iets echt niet duidelijk is.

Deze vijf communicatiefouten komen het meest voor in ons dagelijks leven. Probeer aandacht aan hen te schenken en vermijd ze indien mogelijk, om jezelf geen reputatie als een onaangename gesprekspartner te verdienen.