Hoe we ons door e-mail laten beheersen en wat we eraan kunnen doen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Dit is een fragment uit een boek van de Amerikaanse journalist en spreker Phil Simon. Het gaat over hoe mensen elkaars leven binnendringen via e-mail en hoe dit tegen te gaan.

Als je bij het werken met e-mail het idee hebt dat je een spel speelt waarbij je met een hamer een mol moet 'inhalen' die plotseling in het ene of het andere hol kruipt, ben je niet de enige. E-mail is standaard het belangrijkste kanaal voor zakelijke communicatie. Volgens de Radicati Group ontvangt de gemiddelde kantoorbediende ongeveer 100 e-mails per dag. Dit aantal stijgt jaarlijks met 15%. In juli 2012 publiceerde adviesbureau McKinsey Global Institute een rapport met de titel The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Het zegt dat eerstelijnsmedewerkers 28% van hun tijd besteden aan het beheren van e-mail.

Denk er over na. Als je een werkweek van 50 uur hebt, dan wordt 14 uur van die week besteed aan het lezen en schrijven van e-mails. Je brengt nauwelijks zoveel tijd door in Word, Excel of andere werkprogramma's.

Deze aantallen zouden geen probleem kunnen zijn als e-mail echt een effectief communicatiekanaal zou zijn. Integendeel, het is zo voor sommige bedrijven. Maar in de meeste gevallen is dit niet het geval. E-mail heeft natuurlijk bestaansrecht, maar laat je niet meeslepen. Onderzoek heeft aangetoond dat het constant controleren van je inbox je IQ-niveau verlaagt.

In de afgelopen jaren is e-mail een echte plaag van zakelijke communicatie geworden. Je moet haar echter niet de schuld geven van alle problemen. Technologie de schuld geven is handig: het is een goed excuus om niet in de spiegel te kijken. Immers, als we naar binnen kijken, zullen we begrijpen dat het probleem niet in e-mail als zodanig zit, maar in hoe we het gebruiken.

Het punt is niet om je af te melden voor e-mail (hoewel sommigen dat wel doen). Het punt is om het rationeel te gebruiken.

Waar te beginnen?

Begrijp e-mail ≠ conversatie

Een dialoog voeren via e-mail kun je niet op dezelfde manier voeren als in het echte leven. Er zijn altijd tijdsverschillen tussen brieven en sms-berichten impliceren geen nauwe vriendelijke manifestaties voor de gesprekspartner. Justin Kruger van de Universiteit van New York en Nicholas Epley van de Universiteit van Chicago dat mensen e-mails verkeerd interpreteren door een gebrek aan non-verbale signalen.

Psychologen hebben geconstateerd dat het slechts in de helft van de gevallen mogelijk is om de stemming in een sms correct te interpreteren. Smilies helpen helaas niet om bijvoorbeeld humor van sarcasme te onderscheiden. Dit leidt vaak tot misverstanden. Ben je klaar om elke keer een muntje op te gooien om te raden of je gesprekspartner je boodschap begrijpt?

Volg de drieletterregel

Als je eenmaal hebt geaccepteerd dat e-mail niet de beste plek is voor gesprekken van hart tot hart, ga je over tot actie.

Gebruik de regel van drie letters: als het probleem niet in drie e-mails wordt opgelost, is een persoonlijk gesprek nodig.

Het is van toepassing op zowel administratieve taken (zoals het plannen van een vergadering) als persoonlijk. Het zal je een hoop tijd en een hoop frustratie schelen. Niet iedereen vindt het echter leuk, wees voorbereid op het ongenoegen van sommige kameraden. Met een redelijke hoeveelheid aannames, maar het is tijd om af te stappen van de "mail voor alle vragen" houding.

Los dringende zaken niet per e-mail op

Als het probleem echt belangrijk is en onmiddellijke actie vereist, behandel het dan niet in e-mails. Hier is een telefoon voor. Maak dit de regel in uw bedrijf.

Gebruik geen e-mail om taken te beheren

E-mail is geen taakbeheer. Maar veel mensen gebruiken e-mail als zodanig. Het is niet verwonderlijk dat ze constant worden afgeleid. Ik opende mijn inbox om mijn taken te controleren, en een stroom van werk en persoonlijke berichten viel op je. Het is gemakkelijk om naar ze over te schakelen, waarbij u vergeet waarom u de e-mailclient hebt geopend.

Er zijn zelfstandige toepassingen voor taakbeheer: DropTask en andere. Ze zijn geen vervanging voor e-mail, ze zijn gericht op de doelen die u probeert te bereiken.

Zo is het ook met projectmanagement., of Basecamp - handige en betaalbare tools die u kilometerslange berichtenketens besparen.

Behandel communicatie niet zoals het delven van kolen in een mijn

Weinigen zijn vrij in hun werkrelaties. Velen, ook omdat ze hun collega's, klanten en partners niet kunnen kiezen. Sommigen van hen hebben het te "druk" om aan de telefoon te praten - ze schrijven liever een dozijn berichten in plaats van alles mondeling in twee minuten te bespreken.

In dit geval moet u letten op de manier van communiceren (woorden, zinsdelen, enzovoort). Vraag jezelf af of je echt wilt communiceren met mensen die de telefoon uit de weg gaan en praten. Kijk eens goed naar werkzoekenden voor een vacante functie in uw bedrijf, potentiële klanten of potentiële toekomstige leveranciers. Als ze aanvankelijk communiceren alsof ze erts in een mijn delven, wat is dan de kans dat ze zullen veranderen?

Onthoud het leven buiten e-mail

Zij is! Wees niet bang om je mailbox te sluiten. De wereld zal niet instorten. Dit is duidelijk, maar voor velen kan het een openbaring zijn. Bij Klick Health gebruiken medewerkers bijvoorbeeld e-mail. Volgens de CEO is e-mail een tool die controle over zichzelf aan andere mensen geeft.

Wat denk je: heerst e-mail echt over mensen?door hen taken en de volgorde van uitvoering op te leggen?