Waarom falen GTD-systemen vaak?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

© foto

Als u gebruikt wat volgens u het beste GTD-systeem is, maar de resultaten niet ziet, is het onwaarschijnlijk dat het probleem bij het systeem ligt, maar eerder in de overtuiging dat u met een perfect gestructureerde takenlijst 10 keer meer werk dan je collega's. Geen enkele methode om de productiviteit te verhogen is effectief voor u totdat u realistisch begint te denken. We zullen hier in het artikel over praten.

Het is onmogelijk om "alles" op één dag te doen

Elke dag heb je een heleboel dingen die je vandaag absoluut moet doen. Je lijkt te begrijpen dat het onmogelijk is om alles tegelijk te doen, maar toch probeer je met benijdenswaardige volharding het tegendeel te bewijzen, wat uiteindelijk leidt tot het gevoel dat je de hele dag als een eekhoorn in een wiel ronddraait, maar je geen tijd gehad om iets te doen. Dit gevoel vermijden is gemakkelijk - je moet prioriteiten stellen. Bepaal wat er vandaag echt moet gebeuren en wat misschien wel tot morgen moet wachten. Nadat je op een dag een klein takenlijstje hebt voltooid, voel je vooruitgang, wat betekent dat je de volgende dag met veel enthousiasme aan de slag gaat.

Je hebt waarschijnlijk al gedacht dat het eigenlijk moeilijk is om prioriteiten te stellen. Het is niet altijd mogelijk om te begrijpen welk bedrijf tegenwoordig belangrijker is. In zijn videoblog geeft de beroemde blogger Ze Frank dit advies: maak een lijst van alle dingen die moeten worden voltooid, begin dan de lijst vanaf het einde te lezen en luister naar je innerlijke gevoelens. Als je begrijpt dat dit punt echt belangrijk is, laat het dan; als er ook maar de minste twijfel is, streep het dan genadeloos door. Start de resterende taken vanaf de eerste op de lijst.

Onthoud dat een dag 24 uur heeft, je bent beperkt door deze tijd. Als je te veel hebt gepland, zul je tegen de avond teleurgesteld zijn dat je weer geen tijd had. Integendeel, het is beter om jezelf een te eenvoudig doel te stellen, waarmee je zeker kunt omgaan. En dan nog wat extra werk doen. Aan het eind van de dag voel je je een winnaar, want naast de noodzakelijke dingen heb je nog iets anders kunnen doen.

Vergeet multitasken en focus op één ding

Het is erg moeilijk voor een persoon om te multitasken, maar toch doen veel mensen het graag, omdat ze zich op deze manier actiever en productiever voelen. Elke vijf minuten kunnen we een activiteit onderbreken om telefonisch of per e-mail te antwoorden. Multitasken leidt onze aandacht enorm af en dit is waarom: elke keer dat je je aandacht van de ene taak naar de andere verschuift, keer je pijnlijk terug naar de eerste en herinner je je waar je was gebleven.

In een ideale wereld zouden we multitasking volledig kunnen opgeven, maar in de echte wereld doen zich nog steeds situaties voor waarin het onmogelijk is om het te vermijden. In dit geval is het de moeite waard een compromis te sluiten, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de techniek van "tomatenplanning", wanneer u zich gedurende 25 minuten uitsluitend op één taak concentreert en u zich niet laat afleiden.

Werk aan één taak en herzie na 25 minuten de lijst en selecteer de volgende die momenteel uw onmiddellijke aandacht vereist. Hierdoor kun je multitasken, maar blijf je gefocust op de taak die voorhanden is.

Kies en pas productiviteitstips verstandig toe

Er zijn veel artikelen geschreven over productiviteit en efficiëntie, nieuwe technieken en hacks duiken eindeloos op, maar geen van deze zal je helpen tenzij je de hierboven beschreven problemen oplost. En zelfs als je ze hebt opgelost, moet je leren hoe je het GTD-systeem correct en op zijn plaats toepast.

Zoals al vermeld in een van onze berichten, als wat je doet belangrijk voor je is, heb je geen systemen, lijsten en herinneringen nodig. Het zal voor u niet moeilijk zijn om in gedachten te houden wat u moet doen. Als het probleem dat je oplost globaal is, dan zal je het waarschijnlijk in delen opsplitsen door een takenlijst te schrijven, maar doe het zonder na te denken: "Oh, ik gebruik GTD!" Dus waar zijn GTD-systemen en andere productiviteitstips voor? Om routinematige en saaie dingen op tijd te doen: rekeningen betalen, bellen, rapporteren. Dit is waar je met heel je ziel van droomt om uit te stellen tot "morgen", die nooit zal komen.

Elk productiviteitssysteem moet echter niet blindelings worden toegepast, je moet eerst nadenken over hoe je het voor jezelf kunt "aanscherpen" om er het maximale uit te halen. GTD-systemen zijn geen toverstaf die moet worden toegepast door strikte naleving van instructies, ze zijn een hulpmiddel dat moet worden verfijnd door meer te weten te komen over uzelf en de manier waarop u werkt, zodat u zich aan het eind van de dag tevreden voelt.