Waarom je geen negatieve e-mails moet sturen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Hoe vaak heb je spijt gehad van het schrijven van iets zonder na te denken? Emoties beletten ons vaak om rationeel te denken en we doen domme dingen: we verpesten relaties met collega's, vrienden, familie en vrienden.

David Spinks is een geweldig persoon. Het Feast-project, waarvan hij mede-oprichter is, zet zich in om drukbezette mensen te helpen de gewoonte en het vermogen te ontwikkelen om gezond, zelfgemaakt voedsel voor zichzelf en hun dierbaren te koken. Vandaag hebben we het echter niet over de cursussen van een beginnende kok.

E-mail is nog steeds de meest populaire vorm van communicatie, en vandaag brengen we u Davids gedachten over waarom elke negatieve e-mail die u verzendt zinloze stompzinnigheid is.

Ik heb veel dingen geleerd die bijdragen aan een goede communicatie in het bedrijfsleven. Ik weet ook dingen die woede opwekken, drama veroorzaken en tot mislukking leiden.

Voor al dergelijke situaties is één enkele filosofie van toepassing, en deze filosofie heeft zijn waarde voor mij persoonlijk volledig bewezen - in verschillende banen, gedurende meerdere jaren, bij het communiceren met totaal verschillende mensen.

Negatieve emoties in e-mails zijn dingen die altijd slecht voor je aflopen. Probeer nooit negativiteit in je tekst te verwerken. Voor dergelijke situaties is er spraakcommunicatie en face-to-face communicatie. Ik heb deze fout vele malen gemaakt (en maak nog steeds), en heb andere mensen hetzelfde zien doen.

Elke keer dat ik een negatieve e-mail stuurde, had ik spijt van wat ik deed. Elke negatieve e-mail die ik ontving was stressvol voor mij.

De reden is niet dat deze brieven emotioneel zijn. Het lijkt mij volkomen normaal om emoties, zowel negatieve als positieve, te delen wanneer je nauw samenwerkt met andere mensen. Maar e-mail is in dit geval niet geschikt.

In dit geval moet u een duidelijk onderscheid maken tussen opbouwende kritiek en persoonlijke negativiteit. Als je negatieve feedback stuurt, zonder emotie, gewoon met een oproep om beter te worden, om te verbeteren, dan is alles in orde. Maar zodra emoties in zo'n tekst beginnen te sijpelen, verwijder ze dan uit de brief.

Dit artikel is uitsluitend gebaseerd op mijn persoonlijke ervaring, en misschien zullen deze gedachten voor iemand verkeerd lijken, maar als je naar het probleem kijkt zoals ik, dan zijn deze gedachten zeker de moeite van het publiceren waard.

Dus waarom zijn e-mails met een negatieve emotionele connotatie een slecht idee?

1. Toon, lichaamstaal, oogcontact

Zijn deze woorden met sarcasme, woede of verdriet geschreven? Ik heb geen idee. Maar ik ben degene die het ergste moet aannemen. Zo'n tekst lijkt me vol woede, woede en walging.

Het maakt niet uit hoe compleet je tekst eruitziet, hoeveel emoticons er zijn en wat ze zijn - de ontvanger heeft geen controle over je emoties. Je hebt absoluut geen idee hoe de emoties die je in de tekst stopt zullen worden geïnterpreteerd, en je kunt gemakkelijk verkeerd begrepen worden.

2. Oorlog zonder winnaars

Boksen per correspondentie is altijd wreed:) Je kunt elk woord van je tegenstander vangen. Haal zinnen en uitdrukkingen uit hun verband, denk er lang over na en herlees uw antwoord 17 keer voordat u het verzendt.

Dit is geen gesprek, dit is een strijd. Je probeert gewoon met elkaar ruzie te maken en je zaak te bewijzen in plaats van wederzijds begrip te krijgen en verder te gaan.

Ik kan niet voor anderen spreken, maar toen ik emotionele e-mails ontving, stond ik stil bij hen en bij mijn reactie op dergelijke e-mails, in een poging elk woord dat de afzender schreef te dekken.

Resultaat: iedereen bleek losers, het probleem was niet opgelost, de relatie was kapot.

3. Klaar, aandacht, wachten

Het bijzondere van e-mails is dat de tijd tussen antwoorden erg lang kan zijn. In tegenstelling tot een gesprek, wanneer u persoonlijk voor elkaar staat en een probleem bespreekt, kan een bericht in de post gewoon in uw e-mailbox liggen en daar stilletjes wegrotten.

Als ik een emotionele e-mail ontvang, wacht ik. Het gebeurt zo dat het wachten enkele dagen wordt uitgesteld voordat ik persoonlijk met een persoon kan spreken. Al die tijd zit de tekst die ik heb ontvangen in mijn hoofd, ik denk er regelmatig over na, probeer de gedachten en motieven te begrijpen van de persoon die dit heeft geschreven, en wat moet ik überhaupt met zijn negatief doen. Dit is echt deprimerend.

Deze passieve vorm van communicatie is geweldig voor het coördineren en delen van informatie, maar niet voor emoties - houd ze vast voor een persoonlijk gesprek.

4. geschrokken

De meest emotionele brieven worden geschreven met emoties. In deze staat zijn we in staat om te zeggen en te doen wat we ten zeerste zullen betreuren.

Kalmeer en geef jezelf de tijd om na te denken voordat je een overhaaste reactie geeft in de nasleep van overweldigende emoties.

Hoe emotionele e-mails te vervangen

Dus je barst letterlijk van het verlangen om met emotie op emotie te reageren, en je moet het waarschijnlijke tekstuele drama vervangen door iets. Wat te doen?

1. Bied aan om te praten

Als ik een emotionele e-mail wil versturen, schrijf ik die op en sla ik die op in concepten. Maar ik stuur niet. In plaats daarvan schrijf ik een brief in de stijl: "Ik heb een idee, kunnen we bellen?" Dan spreek ik een datum en tijd af voor het gesprek.

Als iemand me een emotionele e-mail stuurt, schrijf ik gewoon terug: "Laten we erover praten op Skype."

Deze eenvoudige stappen houden me gezond. Ik onderhoud met succes goede relaties met andere mensen.

2. Alles op zijn tijd

We hebben een goede gewoonte om speciale sessies te organiseren om emoties te uiten. Elke week maken we tijd vrij om met elkaar te praten. We wisselen gedachten, gevoelens, angsten, zorgen, ontevredenheid uit. We gaan de natuur in, in een park, weg van computers, drinken thee en praten gewoon. Zo ontdoen we onszelf van de redenen waarom deze negatieve e-mails kunnen worden verzonden.

Tijdens zulke emotionele ontmoetingen krijg je bovendien een goed beeld van jezelf van buitenaf, je ziet de vooruitzichten van het bedrijf. De meeste beslissende beslissingen over het Feest werden tijdens deze gesprekken genomen.

3. Schrijf, maar verzend niet

Een vriend van mij doet dit altijd als hij boos wordt. Hij schrijft een brief, maar verstuurt die niet. In het proces van het overbrengen van negatieve emoties naar de tekst, wordt het gemakkelijker voor hem. Gaandeweg begint hij na te denken over de situatie, en een bewust begrip van waarom deze brief moet worden verwijderd, komt altijd bij hem op.

Ik deed precies hetzelfde. Soms schreef ik brieven aan mensen in mijn persoonlijke dagboek, en ik voelde me veel beter.

Als je echter geen andere keuze hebt dan een e-mail te sturen, stuur dan. Het is nog steeds beter dan gevoelens voor jezelf te houden. Maar als er ook maar een mogelijkheid is om het probleem persoonlijk te bespreken, wacht dan op het juiste moment en los het probleem constructief op.