Hoe weg te komen van de "routine" en eindelijk strategische taken aan te pakken?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

"Wie als ik niet?" - een typische gedachte die je in een routine trekt. De juiste voorbereiding helpt je tijd te vinden voor de echt belangrijke dingen.

Organisatie actualiteitsmanagement, of operationeel management, is een noodzakelijk onderdeel van projectwerk. Dit omvat bijvoorbeeld dagelijkse interactie met ondergeschikten of onmiddellijke reactie op alle binnenkomende taken. Maar dit levert alleen echte voordelen op als het werk wordt gebouwd op basis van een goed doordachte en goedgekeurde strategie, die de eigenaar van de onderneming zou moeten volgen. Anders is het een eindeloos, chaotisch proces dat alle hulpbronnen opslokt.

In elk leerboek over managementactiviteiten staat hoe je het werk goed kunt organiseren: ontwerp, implementeer en delegeer het systeem van operationeel management van het bedrijf aan het topmanagement. Maar in de praktijk blijkt alles veel ingewikkelder. Alvorens een nieuw managementsysteem in te voeren, is het belangrijk om de nodige voorwaarden te scheppen.

Trein personeel

Om uit de "routine" te komen, moeten taken worden gedelegeerd. En om dat te doen om niet constant afgeleid te worden door controle.

Om het bedrijf te laten floreren en de eigenaar in staat te stellen strategische taken uit te voeren, moet het team proactieve leiders en gewetensvolle artiesten hebben.

Er zijn veel typologiesystemen voor werknemers, maar ze komen er allemaal op de een of andere manier op neer dat gemotiveerde en geïnteresseerde mensen in het bedrijf moeten werken. Daarom is het in dit stadium erg belangrijk om een hoogwaardige beoordeling van het personeel uit te voeren. De beste manieren om dit probleem op te lossen zijn manieren waarop het belangrijkste criterium prestatie is, niet competentie. U kunt bijvoorbeeld de "360 graden"-methode gebruiken - dit is een beoordeling van een werknemer door zijn collega's, ondergeschikten, management, klanten en zichzelf.

Wat te doen met degenen die hebben bewezen ineffectieve werknemers te zijn? Om te beginnen zullen we proberen ze te "repareren", dat wil zeggen om ze te motiveren. Hier moet je diegenen identificeren die geïnspireerd zijn door prestaties: ze zullen leuker werken als hen een prijs wordt beloofd. Maar degenen die gemotiveerd zijn door straf, en degenen die helemaal niet reageren op stimulatie (dit is nog erger), moeten zich ontdoen van. Het is belangrijk om dit proces stap voor stap te laten verlopen en niet vanzelfsprekend voor het team. Anders heb je alle kans om het bedrijf te ruïneren.

Aan de rest moet je duidelijk het idee overbrengen van wat je van hen verwacht, of beter gezegd, waar je je salaris voor uitgeeft. Een werknemer moet begrijpen dat zijn acties zo'n winst voor het bedrijf opleveren, daarom ontvangt hij zo'n salaris en zo'n bonus. Met andere woorden, implementeer een transparant systeem van materiële motivatie op basis van prestatie-indicatoren - KPI (Key Performance Indicator).

Omgaan met financiën

Zo, het team was uit elkaar. Laten we verder gaan met het meest brandende onderwerp voor elke zakenman: bedrijfsfinanciën.

Soms, vooral tijdens snelle groei, vergeten de eigenaar en het topmanagement het belangrijkste: de economie van het project. Om goed te begrijpen hoe geld komt en gaat, moet u een aantal procedures uitvoeren.

• Bereken de eenheidseconomie van het project - de winstgevendheid of het verlies van één eenheid goederen of diensten per klant. Zo begrijpt u welke producten moeten worden versterkt en welke helemaal moeten worden afgeschaft, zodat het bedrijf als geheel winstgevend blijft.
• Identificeer en promoot het meest marginale product. Laat u leiden door het principe: de sterken versterken om de zwakken te ontwikkelen. Als er geen winst is, heb je eenvoudigweg geen middelen voor nieuwe richtingen.
• Controleer de loonlijst (salaris) op juistheid. U zult verrast zijn, maar met de juiste berekening van de projecteconomie kan het zijn dat "twee en een halve graafmachine" voldoende voor u is. Soms is het beter om, in plaats van drie medewerkers te behouden, (tegen bijbetaling) een extra deel van de taken over twee medewerkers te verdelen - dit scheelt aanzienlijk in de loonsom.

Dit alles moet gebeuren om de omgeving voor te bereiden op de overdracht van de opgebouwde processen aan het topmanagement van het bedrijf.

Processen standaardiseren

Laten we verder gaan met tactische acties. Heb je je ooit afgevraagd waarom medewerkers in fastfoodrestaurants zo snel zijn? Omdat ze duidelijk gedefinieerde processen hebben: ze weten in welke volgorde ze hamburgers moeten zetten, hoe ze zich door de keuken moeten bewegen om een collega niet te kwetsen, hoeveel gram saus ze aan een bepaald gerecht moeten toevoegen. Hetzelfde moet worden gedaan met elk proces in uw bedrijf.

Je kunt met hetzelfde personeel beginnen: schrijf functiebeschrijvingen. Gewoon niet downloaden van internet, maar precies opschrijven wat een specifieke medewerker in uw bedrijf moet doen. Bereken ook het KPI-systeem - we hebben het al gehad over de noodzaak om deze techniek te gebruiken. Het is beter als het voor alle medewerkers wordt goedgekeurd.

Zorg er in de verkoop voor dat u een CRM-systeem (Customer Relationship Management) implementeert om geen enkele klant te missen en om niet voorbij te gaan aan normen en checklists.

Het is noodzakelijk om alle processen te reguleren: van de eenvoudigste taken tot complexe managementbeslissingen. Natuurlijk kunnen regels soms worden overtreden, maar dankzij een duidelijk coördinatensysteem kun je je geen zorgen maken over wat er op dit of dat niveau van het bedrijf gebeurt.

Automatisering implementeren

Tijdens het standaardisatieproces identificeert u de zones die kunnen en moeten worden geautomatiseerd, dat wil zeggen dat het niet nodig is om hetzelfde type acties te herhalen. Na ontvangst van een binnenkomend verzoek voert een manager bijvoorbeeld klantgegevens in een CRM-systeem in, kopieert vervolgens de informatie voor een klantenservicespecialist naar Excel en voor marketing zet de informatie de informatie over naar Google Spreadsheets. Al deze manipulaties kunnen worden vermeden en daarmee de efficiëntie van de medewerkers en het productieproces als geheel aanzienlijk verhogen.

Het zal u verbazen hoeveel tijd en moeite u kunt besparen als u niet de arbeid van een manager gebruikt voor standaard berekeningen, maar eenmalig besteedt aan een slimme operationele oplossing. Dergelijke systemen bestaan nu voor CRM in de verkoop, en voor boekhoudkundige taken, en zelfs voor werving.

Automatiseer wat je kunt. Zo vermijdt u eindeloze fouten door de menselijke factor, optimaliseert u processen en bespaart u mogelijk op de lonen.

Opzetten bedrijfsvoering

Je wordt dus omringd door gemotiveerde medewerkers die weten wat ze moeten doen voor een fatsoenlijk resultaat. Je hebt een duidelijk financieel model, en je hebt een idee waar je heen moet om de winst constant te verhogen. De processen binnen het bedrijf zijn gestandaardiseerd en geautomatiseerd.

Nu moet u de operationele controle delegeren. Belangrijk: bind processen niet aan één persoon, zodat u niet in een positie komt waarin uw bedrijf volledig afhankelijk is van een ingehuurde manager. Nadat je de bedrijfsvoering uit jezelf hebt gehaald, creëer je geen nieuwe pool, maar probeer je taken in verschillende gebieden te verdelen: vertrouw bijvoorbeeld alle geldzaken toe aan de financiële afdeling en werk met klanten - aan de serviceafdeling.

Nu kunt u met een gerust hart aan strategisch management beginnen. Maar kijk zeker eens per kwartaal of het tactische deel van projectmanagement past bij de strategie die je uitvoert. Redelijke controle is immers de sleutel tot stabiel en langdurig werk van het bedrijf.