6 redenen waarom je niets doet

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Ontdek wat u precies belemmert in productiviteit en leer hoe u uit de constante tijdsdruk kunt komen.

1. Je hebt geen duidelijke prioriteiten

Tijd is een beperkte hulpbron, en als je alles tegelijk probeert te doen, zal het natuurlijk onmogelijk zijn om aan het schema te voldoen. Wilskracht en discipline zullen je niet redden. Gebruik het advies van de beroemde auteur Stephen Covey om te voorkomen dat u zich steeds opnieuw in een dergelijke situatie bevindt:

Geef geen prioriteit aan wat er in het plan voor de dag staat, maar plan op basis van uw prioriteiten.

Kijk in je agenda of to-do lijst. Alle punten daarin hebben hun eigen waarde, maar verdienen niet allemaal dezelfde aandacht. Vind prioriteit onder hen. Allereerst zijn dit taken die u dichter bij belangrijke doelen brengen. Dit zijn ook dringende acties en gevallen, waarvan de weigering ernstige gevolgen zal hebben.

Als je eenmaal prioriteit hebt gegeven aan je taken, kun je je dag zo opbouwen dat je hem voor elkaar krijgt. Houd er rekening mee dat het ook onmogelijk is om alle belangrijke zaken tegelijk af te handelen, plan er dus niet meer dan drie per dag en houd tijd over voor andere activiteiten.

2. Je bemoeit je met jezelf

Tel bijvoorbeeld uw hoogste productiviteitstijd niet. Stel dat u zich 's morgens vroeg een belangrijke taak stelt, hoewel u weet dat u op dit uur moeite heeft met nadenken. Of je neemt geen pauzes, hoewel je merkt dat je je na anderhalf of twee uur werken niet meer kunt concentreren (onze hersenen zijn zo ingericht dat we na een periode van concentratie rust nodig hebben). Of misschien ben je van plan om de diepte in te werken in de periode dat de kinderen thuis zijn, of zet je onnodige notificaties niet uit.

De oplossing voor het probleem is om uw tijd en energie bij te houden. Noteer observaties in een notitieboekje of gebruik een speciale tijdregistratie zoals RescueTime. Na een paar dagen zul je merken in welke delen van de dag je bijzonder productief bent, en waarin je geen energie hebt, wanneer je het vaakst afgeleid bent en wanneer je je gemakkelijker kunt concentreren. Houd hier rekening mee bij het plannen van uw dag.

3. Je gebruikt je agenda ineffectief

Meestal vallen mensen in twee categorieën:

• Opnieuw planners. Hun taken zijn over elkaar heen gelegd en herinneringen aan afspraken, taken en pauzes staan elke 10 minuten.
• Minimalisten. Ze hebben maar een paar terugkerende evenementen in hun agenda en veel vrije ruimte. Het wekt de bedrieglijke indruk dat er veel tijd is.

Beide planningsbenaderingen zijn beladen met problemen. Re-planners hebben zo'n drukke agenda dat het onmogelijk is om een plaats te vinden voor het onvermijdelijke ontstaan dat onverklaard is. Bovendien houden zulke mensen vaak geen rekening met de planningsfout, dat wil zeggen dat ze vergeten dat het meer tijd kost om de taak te voltooien dan aanvankelijk werd gedacht. Minimalisten, die een gratis kalender zien, wijzen hun tijd ook inefficiënt toe, in de overtuiging dat alles op tijd zal zijn.

Probeer een middenweg te vinden: maak een sjabloon voor de dag, waarin prioriteitstaken zijn opgenomen, maar er is ruimte voor onvoorziene taken.

Als uw piekproductiviteit bijvoorbeeld van 8.30 uur tot 10.30 uur is, plan dan belangrijk werk voor die tijd en laat het volgende uur blanco. Gedurende deze tijd kun je even pauzeren, je mail checken, klanten terugbellen of iemands verzoek in behandeling nemen.

4. Je gebruikt de verkeerde planningstools

De kalender moet bijvoorbeeld niet vol staan met kleinigheden, anders wordt het te rommelig. Het is beter om kleine taken of specifieke stappen van één grote taak in de takenlijst en herinneringen vast te leggen - op een sticker die op een opvallende plaats is geplakt.

Als je in een groot team werkt, zijn op kanban gebaseerde tools zoals Trello handig voor het volgen van taken. Ze stellen alle deelnemers in staat om de voortgang te volgen en meldingen te ontvangen.

5. Je laat anderen je tijd bepalen

Dat wil zeggen, u stemt keer op keer af wanneer u wordt opgeroepen voor een vergadering, wordt gevraagd voor extra werk of deelneemt aan een brainstormsessie. Dit alles vermindert de tijd voor dingen die voor u belangrijk zijn.

Leer je tijd te sparen door vaker nee te zeggen.

Natuurlijk moet je niet elk verzoek of suggestie afwijzen, maar selectiever zijn. Dan zal uw efficiëntie niet meer lijden onder uw beleefdheid.

Weigeren betekent niet dat je de ander wilt beledigen. Zeg eerlijk dat je nu geen tijd hebt, en als het aanbod interessant is, zoek er dan een plaats voor in de kalender.

6. Je hebt moeite met motiveren

Hoe zorgvuldig u ook plant, dit alleen garandeert niet dat de taak op tijd wordt voltooid. Soms komt het voor dat de werkomstandigheden ideaal zijn, maar je je gewoon niet kunt concentreren. Hierdoor werk je met opeengeklemde tanden, beweeg je langzaam en word je nerveus omdat het hele schema is verschoven.

Dit is een veel voorkomende situatie en het heeft geen zin om jezelf uit te schelden als je je erin bevindt. Je hebt op dit moment gewoon een verminderde motivatie. Het kan door veel factoren worden veroorzaakt: problemen op een ander gebied van het leven, vermoeidheid, een overvloed aan routinewerk.

Probeer je motivatie terug te krijgen. Onthoud waarom je je werk doet, wat het je geeft, wat je er leuk aan vindt. Neem een pauze om op te laden en voor jezelf te zorgen. Zeg positieve affirmaties. Hoe vreemd het ook mag lijken, zelfhypnose helpt echt. Bijvoorbeeld: "Ik ga van vandaag een succesvolle dag maken" of "Ik ben niet perfect, en dat is oké."