6 manieren om een vergadering zo snel mogelijk te beëindigen en resultaten te krijgen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Je moet weten hoe je vergaderingen goed en efficiënt organiseert. Dit is niet zo eenvoudig als het op het eerste gezicht lijkt. Maar als je leert de juiste tijd in te stellen, de omgeving te gebruiken en duidelijke doelen te stellen, dan kun je snel en efficiënt vergaderen.

Zorg dat het doel duidelijk is

In plaats van te zeggen: "Laten we om 11 uur het hele kantoor bij elkaar hebben", stel jezelf de vraag: "Wat willen we bereiken?"

U moet absoluut weten waarom u deze vergadering organiseert:

• een idee genereren;
• om een besluit te nemen;
• een deal sluiten;
• om vragen over de komende veranderingen te beantwoorden.

Misschien past het bij jou:

• luisteren naar klachten van medewerkers (moet dit in groepsverband?);
• om opnieuw te bespreken wat al is besloten;
• iets te doen dat telefonisch of per e-mail kan worden besproken of opgelost.

Houd geen grote bijeenkomsten

Gebruik de geweldige "twee pizza-regel" en nodig niet te veel mensen uit voor de vergadering. Je moet een team creëren, waarbij elke persoon op zijn plaats is. Daarom moet de vergadering door zoveel mensen worden bijgewoond als je twee pizza's kunt voeren.

Het gaat er niet alleen om om iedereen die naar de vergadering is gekomen te voeden. Grote groepen mensen kunnen niet effectief beslissingen nemen. Er is zelfs een concept. Het komt voor bij grote groepen mensen, wanneer individuen hun eigen mening niet kunnen uiten uit angst voor veroordeling door collega's en leiders. Kleine groepen zijn handiger vanuit dit oogpunt. Daarom zijn ze effectiever.

Eerst tijd, dan timer

Laatkomers zijn erg vervelend en afleidend. Leer ze op tijd te komen.

Als ze hun tijd niet waarderen, zullen ze ook niet de tijd van iedereen waarderen.

Doe dit als volgt.

Stel een vergadertijd in voor, laten we zeggen, 08:48. Verrassend genoeg zal deze stap werken en zullen mensen op tijd aankomen. Wat betreft degenen die te laat zijn, je moet ze leren ervoor te betalen. En geen geld. Laten we bijvoorbeeld zingen. Dergelijke straffen werken veel beter dan geldboetes. Binnen een maand ben je vergeten hoe het gezang van je ondergeschikten klinkt.

En natuurlijk train jezelf om een timer in te stellen. Voor elke spreker, indien aanwezig, en voor de hele vergadering in het algemeen. Zo sleept de vergadering zich niet voort en weet je elke minuut wat je hebt uitgegeven.

Stoelen moeten goed zijn

Ook de manier waarop mensen in de zaal zitten is van groot belang:

• in een kring zitten is nuttig voor samenwerking, discussie, algemene besluitvorming;
• in rijen zitten is handig als je concurrentie wilt aanwakkeren en de wil om te concurreren met collega's.

Als u een snelle en zeer productieve vergadering wilt hebben, verplaatst u alle stoelen uit de kamer. Talloze onderzoeken tonen aan dat hoe langer we staan, hoe zenuwachtiger we worden. Ik wil het meteen nemen en zo snel mogelijk een beslissing nemen. Bovendien kan een tijdje staan goed zijn voor je gezondheid.

Laptops en telefoons verwijderen

Anders word je constant afgeleid. Zowel u als uw collega's moeten doen wat u van plan bent en de vergadering zo snel mogelijk beëindigen. Dus stop met staren naar je smartphonescherm. Pak in plaats daarvan een pen en een stuk papier. Informatie is veel gemakkelijker te onthouden.

De agenda is niet gemaakt "voor de show"

Je moet er echt aan werken. De meeste vergaderingen zijn onproductief omdat er eindeloos over de agenda wordt gediscussieerd. Probeer de agenda te formuleren in de vorm van een vraag in plaats van het probleem te formuleren.

Niet "bespreek video-inhoud", maar "wanneer is de video-inhoud klaar?"

Als er een vraag wordt gesteld, gaan ze automatisch op zoek naar een antwoord. Dit is hoe het werkt.