6 lijsten die je productiever maken

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Je brein is geen magazijn, maar een hulpmiddel om na te denken. "Als je met veel taken werkt, kunnen lijsten je helpen je doel te bereiken", zegt Paula Rizzo, auteur van List Thinking. Hoe lijsten te gebruiken om productiever, succesvoller en minder gestrest te zijn." Hier zijn zes lijsten waarvan ze denkt dat ze je productiever zullen maken.

1. Een specifieke lijst met taken voor vandaag

We denken niet echt na over de to-do-lijst voor die dag, maar volgens Rizzo moet die specifiek zijn. Daarin vult u alleen zaken in waarvoor u tijd en middelen heeft. Grote projecten moeten worden opgesplitst in specifieke taken.

De eerste stap bij het maken van deze lijsten is plannen. Schrijf voordat je van je werk vertrekt een to-do-lijst voor morgen. Definieer de belangrijkste taken, maak een plan voor correspondentie en telefoongesprekken. Als je 's ochtends op je werk aankomt, heb je een kant-en-klaar stappenplan.

Paula adviseert om taken op te splitsen in verschillende productiviteitsniveaus. De belangrijkste taken kunnen bijvoorbeeld het beste worden gedaan wanneer de productiviteit op zijn best is, zoals 's ochtends. En eenvoudigere taken, zoals werken met e-mail of klanten bellen, laat je het beste voor de middag.

Als aan het eind van de dag sommige taken onvervuld blijven, vraag jezelf dan af of je genoeg tijd en middelen had om ze te voltooien. Of is het beter om ze aan iemand anders te delegeren? "Veroordeel jezelf niet omdat je hebt gefaald", adviseert Rizzo. Als je de resterende taken aankunt, verplaats ze dan gewoon naar morgen. Als je er geen tijd of middelen voor hebt, delegeer ze dan.

2. Lijst met gedelegeerde taken

Succesvolle mensen zijn dat altijd. "Alleen omdat je het kunt, wil nog niet zeggen dat je het moet doen", merkt Rizzo op. Tijd besteden aan het vuile werk is niet altijd effectief.

Paula Rizzo raadt je aan om naar je takenlijst te kijken en jezelf af te vragen: "Ben ik de enige persoon die dit kan doen?" Alle taken die u hebt gedelegeerd, moeten in een speciale lijst worden bewaard.

3. Lijst met langetermijndoelen

Een lijst met langetermijndoelen zal u helpen meer te bereiken. "Zelfs als je zeker weet dat deze droom niet voorbestemd is om uit te komen, schrijf hem dan toch op", zegt Paula Rizzo. Uit onderzoek blijkt dat de kans op het voltooien van vaste taken 33% hoger is. Maak zo'n lijst voor jezelf en het bedrijf waarvoor je werkt.

4. Lijst met voor- en nadelen

Als je een belangrijke beslissing moet nemen, maak dan een lijst van alle voor- en nadelen. Deze lijst moet zorgvuldig worden doordacht. Echter, in de minderheid zijn voor over tegen, betekent niet dat u een positieve beslissing moet nemen. Laat bij twijfel de lijst achter en kom er morgen op terug: een frisse blik helpt je bij het maken van de juiste keuze.

Een groot pluspunt van zo'n lijst is de mogelijkheid om deze te delen en de mening van anderen te horen. Je kunt het naar je vrienden of collega's sturen. Zoals het gezegde luidt, één hoofd is goed en twee is beter, dus wees niet bang om de mening te vragen van mensen die je vertrouwt.

5. Projectlijst

Als je met iemand in een team werkt, is het de moeite waard om een aparte projectenlijst te maken met de rollen en verantwoordelijkheden van elk teamlid. Volgens Rizzo helpt dit om kleine geschillen over verantwoordelijkheidsgebieden te voorkomen en elimineert het de noodzaak om elk van zijn verantwoordelijkheden uit te leggen.

6. Lijst met gespreksonderwerpen

Als u binnenkort een vergadering of telefoongesprek heeft, moet u van tevoren een lijst maken met de onderwerpen van het aanstaande gesprek. “Deze lijsten maken de onderhandelingen effectiever omdat de gespreksonderwerpen altijd binnen handbereik zijn”, zegt Paula.

Goed voor het maken van lijstjes. Lijsten erin kunnen worden gecombineerd tot mappen, wat erg handig is.