Het GTD-systeem, bewezen door jarenlange praktijk

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Onze lezer Oleg Bondarenko deelt zijn bewezen GTD-systeem voor het organiseren van zaken en al het leven. Het is geen geheim dat we bijna alles weten over GTD en soortgelijke mechanica, maar ze zelden lang kunnen gebruiken. We zijn er zeker van dat het succesverhaal op dit gebied u zal interesseren.

Hieronder volgt een samenvatting van een persoonlijke GTD-implementatie in een vorm die de tand des tijds heeft doorstaan. Misschien helpt het iemand.

Ik verdeel inkomende taken, ideeën, gedachten als volgt:

Wat meteen op een andere artiest kan worden geschoven, schuif ik meteen op. Ik voeg een herinneringstaak "Controleer uitvoering" toe.
Wat kan er nu gedaan worden in 5-15 minuten. Ik ga zitten en doe het.
Wat meer tijd kost of nu niet kan. Dit omvat ook herinneringstaken van het type "Controleer de status van project XXX". Ik stuur het meteen naar de lijst met taken op mijn telefoon of Google Taken - alles is gesynchroniseerd.
Wat is interessant en kan veelbelovend zijn. Ik laat het in een heleboel Evernote vallen. Ik bekijk het ongeveer een keer per week, sorteer het op notitieboekjes. Iets groeit uit tot taken.

Meer details over het 3e punt.

Om een takenlijst met succes bij te houden, is strikte formalisering vereist, waardoor de kosten voor het beheren en verkrijgen van gegevens worden geminimaliseerd. Dit wordt op de volgende manier bereikt.

Elke taak heeft een gestructureerde naam zoals: Project | Voorwerp | Actie

Project - dit is een grote groep taken, een verkorte code zoals HUIS, KANTOOR, KLANT1, … Voor elk Project zouden er gemiddeld 1-10 taken moeten zijn. Als er steeds meer taken voor het Project zijn, wijs ik een deel toe aan een extra Project. De groepering van taken is dus altijd op één niveau. Zoals de praktijk heeft aangetoond, is een meer visuele groepering van taken in de vorm van een boom met meerdere niveaus eigenlijk onnodig tijdrovend en vermindert het de motivatie voor effectief gebruik van het systeem.

Zoeken naar taken binnen een Project doe je met basisfuncties: zoeken of sorteren is mijn favoriete manier.

Een voorwerp - dit is een object of persoon waarop u een handeling moet uitvoeren. Alles is hier eenvoudig.

Actie - een elementaire actie die moet worden uitgevoerd over het Object.

Een ander belangrijk punt: elke taak bevat opleveringsdatum … Als u niet zeker bent over de vervaldatum van de taak, stelt u de huidige in. Als u de huidige datum instelt en niets anders doet, staat de taak morgen op de lijst met achterstallige taken en moet u er een beslissing over nemen. Verwijder bijvoorbeeld uit levensnotities.

Soms verschijnt er voor een bepaald Project een lijst met taken waarvan de timing en volgorde van uitvoering op dit moment niet duidelijk is. In dit geval ben ik op zoek naar een algemene taak van de vorm: Projecttaken. In de comments zet ik de takenlijst op een rijtje. Na verloop van tijd wordt de situatie duidelijker, wordt er iets geschrapt, wordt iets vervuld, groeit iets uit tot een aparte taak. In elk geval bepaal ik zelfs uit een dergelijke groepsinvoer de datum - wanneer het nodig is om ernaar te verwijzen en een audit uit te voeren.

En het laatste. In mijn praktijk ongeveer 50% van de taken wordt niet uitgevoerd (of kan niet worden uitgevoerd) op de geselecteerde datum. Veel hangt niet van mij af. Taken van het type "Projectstatuscontrole" zijn over het algemeen langdurig en vereisen periodieke aandacht. Er wordt iets gespecificeerd en aangevuld. Dergelijke taken worden voortdurend uitgesteld tot latere data. Dit is normaal (dit is trouwens een enorm pluspunt van elektronische organizers). Het handwerk van het uitstellen van deadlines is ook nuttig in die zin dat het soms tot belangrijke gedachten leidt.