7 manieren om uw productiviteit te verhogen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

We missen allemaal heel vaak de motivatie om een belangrijke taak te volbrengen. Vaak stellen we zelf opzettelijk de voltooiing van deze of gene taak uit, simpelweg omdat we het niet willen doen. Als gevolg hiervan nemen onze efficiëntie en productiviteit af. Hoe je hiermee omgaat, vertellen we je in dit artikel.

In 1915 presenteerde Albert Einstein zijn briljante en revolutionaire relativiteitstheorie. Gedurende de drie jaar die hieraan vooraf gingen, wijdde hij zich volledig aan de totstandkoming van deze theorie, zonder zich door iets anders te laten afleiden.

Ik moedig je niet aan om drie jaar aan één project te besteden, maar deze manier van focussen is echt effectief.

Het was een kleine excursie naar het verleden, en laten we ons nu wenden tot de moderne realiteit: tegenwoordig is de neiging om "minder te doen" behoorlijk populair geworden. Zoals de naam al doet vermoeden, omvat dit gebied technieken die kunnen worden gebruikt om met minder inspanning grotere resultaten te bereiken.

Vandaag wil ik een aantal van deze technieken met jullie delen. Ik hoop dat ze je helpen om de beste resultaten te behalen in de kortst mogelijke tijd.

1. De wet van Pareto, of het 20/80-principe

In algemene termen is dit principe als volgt geformuleerd: 20% van de inspanningen levert 80% van het resultaat op en de overige 80% van de inspanningen - slechts 20% van het resultaat. Wet 20/80 is van toepassing op bijna alle levensgebieden. Volgens deze wet begaat bijvoorbeeld 20% van de criminelen 80% van de misdaden.

Weten hoe u Pareto Law op de juiste manier gebruikt, zal u niet alleen helpen in uw professionele leven, maar ook in uw dagelijks leven. Dit is een handig trucje waarmee je de uitkomst kunt voorspellen. Als je bijvoorbeeld een extravert persoon bent, heb je waarschijnlijk veel vrienden. Bedenk wie van deze mensen u in een moeilijke situatie te hulp zal komen. Waarschijnlijk zullen er maar een paar zijn, alleen iets rond de beruchte 20%. Het is de moeite waard hier kennis van te nemen en te proberen contact te houden met deze 20%, in plaats van tijd te verspillen met virtuele vrienden.

Hoe het werkt

Volgens de wet van Pareto moet je alle onbelangrijke taken doen als je productiviteit laag is. Zo kunnen veel mensen, zodra ze 's ochtends op het werk komen, niet meteen in het werkproces worden betrokken. Ze moeten kletsen met collega's, een kop koffie drinken of iets anders doen waardoor ze in de stemming komen voor hun werk.

Alleen dan kunnen ze productief werken. Het is belangrijk om werktaken te prioriteren. Probeer belangrijke taken uit te voeren op een moment van de dag waarop uw prestaties op een hoog niveau zijn.

2. Drie belangrijke taken

Veel mensen maken een takenlijst om hun workflow georganiseerd te houden. Natuurlijk zijn we in de 21e eeuw al afgestapt van het schrijven van de komende zaken op papier, hiervoor hebben we smartphones en computers.

Ik stel voor dat je één simpele regel volgt: besteed elke ochtend vijf minuten aan het opschrijven van je drie belangrijkste taken van de dag. Richt vervolgens al uw inspanningen op het invullen van deze korte lijst.

Het is een geweldig alternatief voor die eindeloos lange takenlijsten die we normaal gesproken graag schrijven. Wie houden we voor de gek, want zelfs een week zal niet genoeg zijn voor hen, laat staan een dag. Concentreer je op deze drie hoofdtaken, en als je ze van tevoren hebt gedaan, kun je iets anders gaan doen.

Deze eenvoudige maar krachtige gewoonte kan je productiviteit zelfs verhogen.

3. Doe minder filosofie

De Do Less-filosofie is erg populair in het moderne leven. Verschillende auteurs suggereren verschillende benaderingen. Mark Lesser schreef bijvoorbeeld Achieve More With Less, gebaseerd op het zenboeddhisme.

Zijn "doe minder"-manifest begint met het weerleggen van de bewering dat het verminderen van de werkdruk werknemers lui maakt en een negatieve invloed heeft op hun productiviteit. Als we minder taken doen, kunnen we genieten van onze prestaties.

Mark Lesser raadt aan om tijdens je werkdag een paar minuten de tijd te nemen om te mediteren. Dit versoepelt je ademhaling, je komt tot bezinning, verlicht stress en kunt je beter concentreren op de taak die voor je ligt.

Vergeet niet te prioriteren. Voer eerst belangrijke taken uit en ga dan verder met taken met een lage prioriteit. Overlaad jezelf niet met veel taken: het is beter om minder, maar met hoge kwaliteit en met plezier te doen, dan meer, maar zonder enthousiasme.

4. Tomatentechniek

De tomatentechniek werd voorgesteld door Francesco Cirillo. De techniek wordt tomaat genoemd omdat de auteur oorspronkelijk een tomaatvormige kookwekker gebruikte om de tijd te meten.

De techniek is gebaseerd op het principe van 25 minuten werken aan een specifieke taak zonder onderbreking, maar daarna is het absoluut noodzakelijk om een pauze te nemen.

Hoe het werkt

1. Bekijk uw takenlijst en selecteer de taken met de hoogste prioriteit daaruit.
2. Stel vervolgens de timer in op 25 minuten en ga zonder afleiding aan de slag totdat je de timer piep hoort. Elke periode van 25 minuten wordt een "tomaat" genoemd.
3. Neem dan een pauze van vijf minuten en zet de timer weer aan.
4. Neem na vier "tomaten" (dat wil zeggen om de twee uur) een langere pauze van 15-20 minuten.
5. Als uw taak meer dan vijf "tomaten" kost, kan deze in verschillende delen worden verdeeld.

Deze techniek helpt je om aan taken met een hogere prioriteit te werken, verbetert de focus en helpt je je beter te concentreren.

5. De mythe van multitasking

Multitasking maakt ons helemaal niet productiever, het is een mythe. Als we ons op veel taken tegelijk concentreren, heeft dat zelfs een negatieve invloed op onze productiviteit en concentratie.

Hoe goed u ook gewend raakt aan multitasking, uw productiviteit zal veel lager zijn dan wanneer u ervoor kiest om u van begin tot eind op één taak te concentreren.

David Meyer, professor aan de Universiteit van Michigan

Alleen in bijzondere gevallen is het mogelijk om meerdere taken tegelijk efficiënt uit te voeren. Laten we zeggen dat als je iets automatisch doet, je bijvoorbeeld loopt en praat tegelijk. Wandelen is een automatische activiteit en je hoeft je er niet op te concentreren. Een bekende gelijkenis illustreert dit goed:

Eens ontmoette een mier een duizendpoot op een bospad, die vrolijk en sereen naar hem toe rende. De mier vroeg aan de duizendpoot: 'Hoe beweeg je al je 40 poten zo behendig? Hoe krijg je het voor elkaar om je zo gemakkelijk en snel te verplaatsen? De duizendpoot dacht even na en… kon niet meer wijken!

Als u taken productiever wilt uitvoeren, is het beter om u op één taak te concentreren, deze van begin tot eind af te ronden en pas daarna door te gaan met andere.

6. Informatief dieet

Tegenwoordig is het overladen van je hersenen met informatie net zo eenvoudig als het krijgen van een zonnesteek in de Sahara. En zelfs de symptomen zijn vergelijkbaar: slaapstoornissen, afgeleide aandacht en vertraagde reactie. Ons brein wordt overladen met informatieruis. In de moderne wereld zijn mensen constant op zoek naar nieuws, hoewel ze ons al overal omringen.

In dit geval adviseert Timothy Ferris, auteur van het boek Hoe vier uur per week te werken en tegelijkertijd niet rond te hangen op kantoor "van oproep tot oproep", om overal te wonen en rijk te worden "mensen om" op een informatiedieet." Denk je dat alle e-mails, blogs, kranten en tijdschriften die je leest echt belangrijk voor je zijn? Moet je echt zoveel tijd doorbrengen op sociale media en tv?

Probeer minimaal een week lang zo min mogelijk informatie te krijgen die voor u volledig onnodig is en kijk hoe dit uw productiviteit beïnvloedt.

7. Leef op schema

Vraag een succesvolle persoon wanneer hij of zij wakker wordt, en je zult waarschijnlijk horen dat die persoon vroeg opstaat. Het is vrij eenvoudig: er zijn niet veel afleidingen in de ochtend, dus we kunnen ons concentreren op onze prioriteiten.

Onthoud dat er tijd is om te rusten en dat er tijd is om te werken. Trek duidelijke grenzen tussen het een en het ander. Stop met zakendoen zodra u het gevoel heeft dat u moet rusten.

Het is beter om met een plan te leven dan zonder

De wet van Parkinson stelt dat "werk de toegewezen tijd vult". Dit betekent dat als je bijvoorbeeld besluit dat je in een week een verslag gaat schrijven, je er de hele week mee bezig bent. De wet van Parkinson is vooral van toepassing op dingen die we niet leuk vinden en niet willen doen. Velen van ons hebben de neiging om zaken zoveel mogelijk uit te rekken. Maar als je elke taak in een strakke doos stopt, kun je zaken veel efficiënter afhandelen. Als je deadlines hebt, probeer je alles op tijd af te krijgen, dus dit is een geweldige motivatie.